S cieľom overiť si, že tovar môže vstúpiť do určitej krajiny a prípadne bude mať aj nárok na úľavu alebo platbu nižšej sadzby cla možno budete musieť doložiť, kde bol tovar vyrobený. Spravidla stačí, ak odosielateľ uvedie tieto informácie na komerčnej faktúre. V niektorých krajinách sa však vyžaduje špeciálne osvedčenie o pôvode tovaru vydané alebo podpísané príslušným orgánom štátnej správy, obchodnou komorou alebo veľvyslanectvom v krajine vývozu.

Väčšina produktov nemusí mať licenciu. Pri vývoze obmedzeného tovaru alebo pri predaji určitých služieb v zahraničí si však možno budete musieť zaobstarať licenciu alebo dodržiavať špeciálne pravidlá. Medzi produkty, ktoré pravdepodobne musia mať licenciu, patria:

• zvieratá, rastliny, poľnohospodárske produkty a potraviny
• tovar pochádzajúci z ohrozených druhov
• chemikálie a odpad
• lieky
• regulovaný tovar (spravidla vojenské produkty, zbrane a produkty, ktoré majú duálne (vojenské aj civilné) využitie)
• tovar s kultúrnou alebo historickou hodnotou
• diamanty
• tovar podliehajúci sankciám alebo opatreniam na ochranu obchodu

Ak chcete zistiť, či potrebujete licenciu na vývoz, mali by ste si prečítať zoznamy kontrol vývozu na webovej lokalite štátnej správy vo vašej krajine. Okrem toho budete musieť uviesť aj licenčné číslo na vašej komerčnej faktúre a vopred upozorniť colný tím spoločnosti FedEx tak, že sa obrátite na oddelenie služieb zákazníkom FedEx.

Splnomocnenie je písomný súhlas na zastupovanie alebo konanie v mene iného subjektu. Splnomocnenie od vás môžeme žiadať preto, aby sme vás mohli zastupovať v colnom konaní, čo sa spravidla vyžaduje iba v prípade, ak využívate služby spoločnosti FedEx po prvýkrát. Ide o zákonnú požiadavku vo väčšine krajín a colné úrady nás môžu požiadať, aby sme predložili dôkazy o tom, že od vás máme splnomocnenie.

Nie. Zásielky s nízkou hodnotou (t. j. hodnota tovaru nepresahuje 150 EUR) deklaruje spoločnosť TNT vo svojom vlastnom mene a na vlastnú zodpovednosť a z tohto dôvodu nie je potrebné, aby príjemca zásielky udelil našej spoločnosti splnomocnenie na zastupovanie v colnom konaní. Príjemca tovaru je však povinný uhradiť všetky poplatky súvisiace s colným konaním zásielky (poplatok za vystavenie colného vyhlásenia (JCD) a sumu dovoznej platby DPH). Faktúra za poskytnuté colné služby, vrátane dovoznej platby DPH, bude príjemcovi vystavená po prepustení zásielky do colného režimu „voľný obeh“ a jej doručení.

Mnohé krajiny požadujú osvedčenie o hodnotení produktu, aby sa uistili, že tovar spĺňa určité zdravotné, bezpečnostné a ekologické normy. Napríklad možno budete potrebovať osvedčenie CE na vývoz tovaru do Európskej únie. Značka CE neznamená, že produkt bol vyrobený v EÚ, ale že spĺňa normy EÚ.

Iné krajiny majú odlišné výrazy a normy, preto si musíte túto skutočnosť overiť pred prepravou tovaru do určitej krajiny. Spojené kráľovstvo má napríklad osvedčenie UK Conformity Assessed (UKCA, Osvedčenie o zhode pre Spojené kráľovstvo), zatiaľ čo Čína má China Compulsory Certification (CCC, Čínske povinné osvedčenie).

V Spojenom kráľovstve a mnohých ďalších krajinách je Port Health názov úradu povereného ochranou verejného zdravia, životného prostredia a zdravia zvierat. Tento úrad vykonáva na hraniciach rozličné zdravotné kontroly. Ak prepravujete jedlý tovar alebo tovar, ktorý sa používa v potravinách a nápojoch, možno budete musieť predložiť dodatočné dokumenty. Cieľom je zaistiť, aby Port Health alebo podobný úrad v príslušnej krajine, do ktorej tovar posielate, vašu zásielku povolil. Všetok tovar, ktorý môže predstavovať zdravotné riziko, bude pravdepodobne potrebovať osvedčenie. Medzi osvedčenia, ktoré môžete potrebovať, patrí:

• osvedčenie pre organické produkty
• fytosanitárne osvedčenie
• sanitárne osvedčenie

Niektoré produkty (napr. určité druhy elektroniky) môžu úrady zastaviť s cieľom skontrolovať ich bezpečnosť. V snahe o zefektívnenie preclievania tovaru by ste mali vedieť dokázať, že tovar bol oficiálne testovaný a predložiť aj požadované osvedčenie vrátane týchto:

• osvedčenia o zhode
• výkazy o elektrických/chemických testoch
• výkaz pre bezpečnú prepravu tovaru

Karty bezpečnostných údajov materiálov musia sprevádzať nebezpečné zásielky, keďže identifikujú a klasifikujú potenciálne nebezpečenstvo/riziko hroziace ľuďom alebo životnému prostrediu. Okrem toho obsahujú informácie o manipulácii a skladovaní, ako aj pokyny na to, ako zareagovať v prípade núdze, napríklad ako poskytnúť prvú pomoc alebo ako uhasiť požiar.

Ak dovážate tovar, ktorý obsahuje duševné vlastníctvo, napríklad značky, obrázky alebo postavy, možno budete potrebovať dôkaz o tom, že výrobca vám tento tovar poskytol na základe príslušného povolenia. Osvedčenia o oprávnení sú často vo forme listov od majiteľov práv duševného vlastníctva. Ak sa nimi nebudete môcť preukázať, na colnici vám môžu tovar zabaviť alebo možno budete musieť zaplatiť pokutu.

V niektorých krajinách je potrebné predložiť aj baliaci list (packing list), aj komerčnú faktúru. Baliaci list je dokument od odosielateľa s údajmi o tovare nachádzajúcom sa v zásielke a o tom, ako je zabalený. Obsahuje čísla škatúľ, počet položiek v škatuliach a hmotnosť a rozmery škatúľ. Vďaka tomu môžu všetky osoby zapojené do celého procesu v rôznych fázach kontrolovať, aký tovar sa prepravuje. Baliaci list sa používa na preclenie tovaru a jeho vstup do niektorých krajín s cieľom poskytnúť dôkaz o tom, že zabalený tovar sa zhoduje s tovarom uvedeným na komerčnej faktúre.

Niektorí zákazníci používajú ako záruku platby za tovar nákladný list. Keď sa použije táto platobná metóda, nákladný list predstavuje oficiálny prepravný dokument na získanie platby, prenos vlastníctva a uvoľnenie finančných prostriedkov z banky pre odosielateľa, keď príjemca prevezme tovar.