For å bekrefte at varer kan komme inn i et land og potensielt være kvalifisert for reduksjon av tollsatsene, kan du trenge bevis på hvor de ble produsert. Det er normalt tilstrekkelig for avsenderen å oppgi dette på handelsfakturaen. Noen land krever imidlertid et spesifikt sertifikat som bekrefter opprinnelsen til varene som er utstedt eller som er signert av det relevante regjeringsdepartementet, handelskammeret eller ambassaden i eksportlandet.

De fleste produkter trenger ingen lisens. Det kan derimot hende at du må skaffe deg en lisens, eller følge spesielle regler for eksport av begrensede varer eller salg av visse tjenester til utlandet. Produkter som mest sannsynlig krever lisens inkluderer:

• dyr, planter, landbruks- og matvarer
• varer som stammer fra truede arter
• kjemikalier og avfall
• medisiner
• kontrollerte varer (generelt, militære gjenstander, skytevåpen og gjenstander som kan ha dobbelt formål til militær og sivil bruk)
• varer med kulturell eller historisk verdi
• diamanter
• varer som er underlagt sanksjoner eller handelsforsvarstiltak

For å finne ut om du trenger en eksportlisens, bør du sjekke eksportkontrollistene på ditt lands myndigheters nettsted. Du må også inkludere lisensnummeret på handelsfakturaen og forhåndsvarsle FedEx-fortollingsteamet ved å kontakte FedEx kundeservice.

En fullmakt er en skriftlig fullmakt for å representere eller handle på andres vegne. Vi kan be deg om å levere din fullmakt til oss slik at vi kan utføre tollautorisasjoner for deg, vanligvis bare når du først begynner å sende med FedEx. Dette er et lovkrav i de fleste land, og tollmyndighetene kan be oss om å vise bevis på at vi har fått fullmakt.

Mange land krever et produktevalueringssertifikat for å sikre at varene oppfyller visse helse-, sikkerhets- og miljøstandarder. Du vil for eksempel kanskje trenge et CE-sertifikat for å eksportere varer til EU. Et CE-merke betyr ikke at produktet ble produsert i EU, men at det er i samsvar med EU-standarder.

Ulike land benytter ulik terminologi og standarder, så dette bør sjekkes før du sender til landet. For eksempel har Storbritannia sertifikatet UK Conformity Assessed (UKCA), mens Kina har China Compulsory Certification (CCC).

I Storbritannia og mange andre land er Port Health navnet på myndigheten som har til oppgave å beskytte folke-, miljø- og dyrehelse. Denne myndigheten utfører ulike helsekontroller ved grensene. Du må kanskje oppgi ekstra dokumenter hvis varene dine er spiselige eller brukes i mat og drikke. Dette er for å sikre at varene dine kan klareres av Port Health eller tilsvarende i landet du sender til. Alle varer som kan utgjøre en helsetrussel trenger sannsynligvis et sertifikat. Eksempler på sertifikater du kan trenge inkluderer:

• organisk sertifisering (organic certification)
• sunnhetssertifikat (phytosanitary certificate)
• sanitærsertifikat (sanitary certificate)

Enkelte produkter (for eksempel elektronisk utstyr) kan bli stoppet av myndighetene for å kontrollere deres sikkerhet. For å hjelpe til med å effektivisere produktenes reise gjennom tollen, bør du kunne bevise at varene er offisielt testet, samt oppgi det nødvendige sertifikatet, inkludert:

• samsvarssertifikater (certificates of conformity)
• elektriske/kjemiske testrapporter (electrical/chemical test reports)
• rapport for sikker varetransport (report for safe transport of goods)

Sikkerhetsdatablader må vedlegges forsendelser med farlig gods, siden de identifiserer og klassifiserer den potensielle faren/risikoen for mennesker eller miljøet. De gir også informasjon om håndtering og lagring, sammen med instruksjoner om hvordan du skal reagere i en nødsituasjon, for eksempel hvilken førstehjelp du skal administrere eller hvordan du slukker en brann.

Hvis du importerer varer som inneholder immateriell eiendom, for eksempel merker, bilder eller tegn, kan det hende du trenger bevis på at produsenten din har laget disse varene med riktig tillatelse. Autorisasjonssertifikater er ofte i form av brev fra eierne av immaterielle rettigheter. Manglende bevis kan føre til konfiskering av varene i tollen, og du kan bli bøtelagt.

I enkelte land er det påkrevd å oppgi en pakkseddel samt en kommersiell faktura. En pakkseddel er et dokument levert av avsenderen med detaljer om varene i forsendelsen og hvordan de er pakket. Den inkluderer kartongnummer, antall varer i kartongene samt vekten og dimensjonene til kartongene. Dette lar alle involverte i prosessen på forskjellige stadier sjekke hva de frakter. pakkseddelen brukes av tollvesenet for klarering og innføring i enkelte land for å bevise at varene som er pakket samsvarer med handelsfakturaen.

Noen kunder velger konnossementet som betalingsgaranti for varer. Når denne betalingsmåten brukes, er konnossementet det offisielle fraktdokumentet for å motta betaling, overføring av eierskap og frigjøring av midler fra banken til avsenderen når varene er mottatt av mottakeren.