Handelsfakturaen din oppgir all informasjon som kreves for at tollklarering kan finne sted — så det er viktig at den fullføres riktig. Husk at varebeskrivelsene må være nøyaktige og på engelsk, verdiene må være realistiske, mengdene må oppgis og detaljene for hver vare må inkluderes. Oppgi Harmonised System (HS) koden for å bidra til at beskrivelsen av varene blir forstått i alle land.

Ideelt sett så vil vi ha allerede ha fått alle detaljene vi trenger, men hvis vi må be om mer informasjon, jo raskere vi mottar den, jo mer sannsynlig er det at vi kan unngå tollforsinkelser. Det er også verdt å snakke med kundene dine om dette – noen ganger må vi kontakte dem for mer informasjon, og får vi det vi trenger raskt kan en vellykket levering skje raskere.

Selv om varene dine er vareprøver, prototyper, gaver eller ikke er til salgs, trenger tollmyndighetene fortsatt å vite deres verdi. Hvis denne informasjonen savnes, eller det ikke er angitt noen verdi på papirene, kan det føre til forsinkelser. Verdien du oppgir bør være enten:

• Transaksjonsverdien (betalt av kjøperen).
• Varenes kommersielle verdi hvis transaksjonsverdien ikke er kjent.
• Beløpet det koster å produsere varene hvis den kommersielle verdien ikke er kjent.

Sørg for at varene dine samsvarer på forhånd. Ting du bør sjekke inkluderer om produktene dine oppfyller de nødvendige standardene i destinasjonslandet, og at import av varene du sender ikke er forbudt.

De må kanskje betale importavgifter når pakken ankommer eller oppgi ytterligere dokumentasjon eller informasjon. Det er viktig å sørge for at de er klar over dette på forhånd – inkludert hvilke gebyrer som kan tilkomme. Incoterms brukes til å oppsummere det som er avtalt mellom avsender og mottaker og bør inkluderes på handelsfakturaen din.

Dette kan bidra til å redusere risikoen for tollforsinkelser, men det er ikke alt. Noen varer kan være kvalifiserte for spesielle tollprosedyrer eller enda lavere tollgebyrer. Dette inkluderer forsendelser som sendes som gaver, samt returer, reparasjoner, vareprøver eller varer for testing. Hvis årsaken for frakten ikke er inkludert, kan mottakeren måtte betale høyere tollgebyrer enn nødvendig.

Enkelte forsendelser krever spesiell dokumentasjon for å tillate eksport fra opprinnelseslandet eller import til destinasjonslandet (f.eks. et opprinnelsessertifiat, en CITES-lisens for varer som kan stamme fra truede arter eller et Kimberley-sertifikat for ubearbeidede diamanter). I noen tilfeller kan varene som sendes være begrensede eller forbudte, så det er viktig at du gjør undersøkelser før du sender.

Det er viktig at detaljene du oppgir på handelsfakturaen, fraktbrevet og annen fraktdokumentasjon er konsekvente. Uoverensstemmelser – selv om de virker små – kan føre til tollforsinkelser. Forsikre deg for eksempel om at verdi per varelinje og totalverdien samsvarer på handelsfakturaen og fraktbrevet.

Sender du varene dine i uegnet emballasje kan det forårsake forsinkelser. Hvis emballasjen for eksempel går i stykker, kan deler av forsendelsen gå tapt eller bli skadet og forårsake tollproblemer. Dessuten, hvis papirene ikke er riktig festet til forsendelsen, kan viktige dokumenter forsvinne, noe som igjen kan forårsake forsinkelser. Sørg alltid for at du bruker riktig emballasje for varene som sendes.

Overføring av tolldokumentasjonen elektronisk muliggjør en enklere fortollingsprosess. Vår enkle, effektive og pålitelige løsning hjelper deg å unngå tollforsinkelser, sikrer rettidig levering av dine internasjonale pakker og reduserer papirene du må skrive ut.

Hvis du trenger ytterligere hjelp til å fullføre noen av trinnene eller mer informasjon om klargjøring av forsendelsen for vellykket tollklarering, kan du gå til vår Shipping Channel.