Hvilken eksportdokumentasjon trenger jeg?

Eksport betyr å sende varer fra ett land til et annet – og de sendes gjennom tollen på veien dit. For at tollvesenet skal klarere varene dine, er det viktig å ha de riktige forsendelsesdokumentene for eksport og fylle dem ut på riktig måte.

Hva slags viktige forsendelsesdokumenter trenger jeg for eksport?

Her har du en sjekkliste over de vanligste eksportdokumentene du må ha med i forsendelsen, når du sender varer til et annet land:

• Eksportdeklarasjon
• Handelsfaktura
• Fraktbrev
• Pakkseddel
• Eksportlisens
• Opprinnelsessertifikat

Den nøyaktige listen over dokumenter du må legge ved, avhenger av varene du sender, landet det sendes til og eksportkontroll. Noen ganger må du også legge ved flere dokumenter i tillegg.

Sjekkliste for eksportdokumenter

Se nedenfor for en mer detaljert forklaring av hvert dokument:

Eksportdeklarasjon

Dette dokumentet må sendes inn til og godkjennes av tollmyndighetene før varene forlater avsenderlandet. Transportøren din bør kunne ta seg av dette ved å bruke informasjonen fra dokumentene du la ved.

Handelsfaktura

Sørg for at du har en handelsfaktura og at du fyller den ut på riktig måte. Dette innebærer en tydelig varebeskrivelse og verdien av varene dine.

Fraktbrev

Du trenger også et fraktbrev eller en fraktseddel. Fraktbrevet gir viktig informasjon om forsendelsen din, som antall varer, varebeskrivelse og vekt.

Pakkseddel

Det er verdt å legge ved en pakkseddel med forsendelsen din, siden noen land krever det. For å være på den sikre siden kan du også legge en seddel inni pakken.

Husk at en pakkseddel og en handelsfaktura er to ulike dokumenter. En handelsfaktura inkluderer prisen, mens en pakkseddel viser informasjon om varene, som vekt og mengde/antall.

Eksportlisens

En eksportlisens er et dokument som er utstedt av myndighetsinstanser, og som gir registrerte selskaper eller enkeltpersoner lov til å sende varer som ellers er begrenset. Det er viktig å sjekke om du trenger en eksportlisens i god tid før du sender.

Opprinnelsessertifikat

Opprinnelsessertifikatet er et offisielt dokument som angir hvor et produkt ble produsert eller bearbeidet. Husk å sjekke på forhånd om du trenger et slikt sertifikat.

Hvem gir jeg dokumentene til?

Alle forsendelsesdokumentene dine må overleveres til sjåføren sendt av transportøren når vedkommende kommer for å hente pakken eller forsendelsen din. Når sjåføren drar tilbake til transportørens stasjon, blir dokumentene sjekket for å se om alt er i orden. Hvis dokumentene er ufullstendige, blir forsendelsen din holdt igjen av transportøren, og du blir kontaktet, noe som sannsynligvis kan føre til en forsinkelse av forsendelsen.

Hva må jeg huske på når jeg forbereder eksportdokumentasjonen?

Sørg for at informasjonen på hvert dokument er konsekvent. Informasjonen på fraktbrevet, handelsfakturaen og alle andre dokumenter må stemme overens. Hvis opplysningene ikke er konsekvente, kommer tollvesenet til å be om mer informasjon, og kunden din kan få problemer med å motta forsendelsen.