Slik fyller du ut en handelsfaktura

Når det gjelder internasjonal frakt, er en handelsfaktura et av de viktigste dokumentene. Den gir nøkkelinformasjon for tollen til å klarere varene dine. Derfor er det så viktig at den fylles ut på riktig måte og med riktig informasjon.

Hva er en handelsfaktura?

En handelsfaktura er et viktig dokument som kreves for internasjonale forsendelser. Den gir informasjon til tollmyndighetene, som hjelper dem å vurdere om varene kan flyttes inn eller ut av et land og hvilke kontroller som eventuelt er nødvendige. Handelsfakturaen hjelper dem også med å fastslå toll og avgifter.

Enhver forsendelse må ha sin egen handelsfaktura.

Hva slags informasjon må jeg oppgi?

Fakturaen bør helst være trykt på papir, med et firmabrevhode. Informasjonen må være på engelsk og inkludere informasjon om bedriften din, som adresse, kontaktinformasjon og skattenummer. Du må også ha med den samme informasjonen om mottakeren.

Årsak til eksport

Oppgi hvorfor du sender varene. Er det for handel eller er det en gave?

Sendingsdato og -nummer

Sendingsnummeret er nummeret til transportøren og noen ganger kjent som fraktbrevnummeret. Du kan legge ved fakturanummer og ordrenummer for administrasjonsformål, men det er ikke det viktigste for myndighetene.

Incoterms®

Fastslår hvem som er ansvarlig for pakken under frakt. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du gå til vår Incoterms®  side. 

Varebeskrivelse

Gi en nøyaktig beskrivelse av varene dine. Du kan for eksempel skrive «t-skjorter, herre, 80 % bomull, 20 % polyester» i stedet for å bare skrive «klær». Bruk heller ikke selskapets produktkoder for å beskrive varene. Hvis pakken inneholder merkevarer, kan du legge ved navnet på merket og modellnummeret. Finn ut mer om hvordan du gir en tydelig varebeskrivelse ved å se videoen og veiledningen vår. 

Antall/mengde varer

Hvis du sender ulike produkter, må du oppgi mengden/antallet av hver vare med en gjeldende måleenhet. For eksempel blir deler og gjenstander ofte talt i stykker, sko i par, væsker etter volum og tørrvarer etter vekt.

HS-kode

Denne koden gir tollmyndighetene beskjed om hva slags type varer du sender. Det hjelper dem også med å beregne toll og avgifter. Hvis du vil finne ut mer, kan du gå til siden vår for HS-koder. 

Deklarert verdi

Oppgi den sanne verdien av forsendelsen. Dette bør være markedsprisen på varene, i tillegg til valutaen. Hvis verdien ikke virker rimelig, kan tollvesenet be deg eller mottakeren om bevis på verdien du har oppgitt på fakturaen. Finn ut mer om deklarering av verdien på varene dine med videoen og veiledningen vår om dette emnet.  

Kostnader for utvidet ansvarsbegrensning/forsikring

På handelsfakturaen må du muligens vise fraktkostnadene og kostnader for utvidet ansvarsbegrensning eller forsikring som separate poster. Hvis disse postene ikke vises hver for seg, beregner tollvesenet disse verdiene for deg, og du kan ende opp med å betale mer enn nødvendig.

Opprinnelsesland

Det er her produktene opprinnelig ble produsert – og kan være ulikt landet forsendelsen sendes fra.

Vekt

Du trenger også netto- og bruttovekt. Bruttovekten er nettovekten og vekten av emballasjen sammenlagt.

Til slutt må du ikke glemme å signere.

Denne nettsiden er laget for å gi generell informasjon relatert til forsendelser. Hvis du er usikker på forsendelseskravene som gjelder for deg, sjekk med transportøren din. Sørg for å sjekke reglene og forskriftene i landet du sender fra og til før du sender. Du finner denne informasjonen på myndighetenes nettsteder.