Ahhoz, hogy az árui beléphessenek egy adott országba, és esetlegesen vámmentességben vagy -kedvezményben részesülhessenek, lehetséges, hogy be kell mutatni a gyártás vagy az előállítás helyéről szóló igazolást. Általában elegendő, ha a feladó ezt a kereskedelmi számlán tünteti fel. Egyes országok azonban különleges tanúsítványt kérnek, amely igazolja az áruk eredetét, és amelyet az exportáló ország illetékes kormányzati szerve, kereskedelmi kamarája vagy nagykövetsége állított ki vagy írt alá.

A termékek többsége nem engedélyköteles. Lehetséges azonban, hogy a korlátozás alá eső áruk exportjához vagy bizonyos szolgáltatások külföldi értékesítéséhez be kell szereznie egyet, vagy be kell tartania bizonyos szabályokat. Az alábbi termékekhez valószínűleg engedélyre lesz szüksége:

• állatok, növények, mezőgazdasági és élelmiszeripari termékek
• veszélyeztetett fajokból származó áruk
• vegyi anyagok és hulladék
• gyógyászati készítmények
• ellenőrzött áruk (általánosságban katonai célú termékek, lőfegyverek és olyan termékek, melyek katonai és polgári használatra is alkalmasak)
• kulturális vagy történelmi értéket képviselő áruk
• gyémánt
• szankciók vagy kereskedelmi védelmi intézkedések hatálya alá eső áruk

A kiviteli engedéllyel kapcsolatos tudnivalókért tekintse meg az exportellenőrzési jegyzékeket az országa kormányzati weboldalán. Emellett fel kell majd tüntetnie az engedély számát a kereskedelmi számláján, és a FedEx Ügyfélszolgálatán keresztül előre értesítenie kell a FedEx vámkezelési csapatát.

A meghatalmazás egy írásbeli engedély arra, hogy a meghatalmazott képviselje a meghatalmazót vagy eljárjon a nevében. Megkérhetjük Önt, hogy állítson ki részünkre egy meghatalmazást annak érdekében, hogy megszerezhessük a vámengedélyeket Ön helyett (jellemzően erre csak az első FedEx-es fuvarozás során van szükség). Ez egy, az országok többsége által elvárt jogi követelmény, és a vámhatóságok kérhetik tőlünk, hogy mutassuk be a meghatalmazást.

Több ország termékértékelési tanúsítványt is kér annak biztosítására, hogy az áruk megfeleljenek bizonyos egészségügyi, biztonsági és környezetvédelmi szabványoknak. Az Európai Unióba való exportáláskor például CE-tanúsítványra lehet szükség. A CE-jelölés nem azt jelenti, hogy az áru az EU-ban készült, hanem azt, hogy megfelel az EU-s előírásoknak.

Más országok eltérő terminológiát és szabványokat használnak, melyeket az adott országba való fuvarozás előtt ellenőrizni szükséges. Az Egyesült Királyságban például az UKCA-tanúsítványt (Egyesült Királyság megfelelőségértékelési tanúsítványa), Kínában pedig a CCC-tanúsítványt (kínai kötelező tanúsítvány) használják.

Az Egyesült Királyságban és számos egyéb országban Port Health-nek nevezik azt a hatóságot, melynek feladata a köz-, a környezeti és az állategészség védelme. E hatóság számos egészségügyi ellenőrzést végez a határokon. Ha az Ön áruja fogyasztható, vagy ételek és italok elkészítéséhez használják, lehetséges, hogy további dokumentumokat kell bemutatnia. E dokumentumok szükségesek ahhoz, hogy a Port Health vagy a célország egyenértékű hatósága átengedje az árukat a vámon. A potenciálisan fenyegetést jelentő áruk esetében nagy valószínűséggel tanúsítványra lesz szükség. Többek között az alábbi tanúsítványokat kérhetik Öntől:

• ökológia tanúsítvány
• növényegészségügyi bizonyítvány
• egészségügyi tanúsítvány

A hatóságok megállíthatnak bizonyos termékeket (pl. egyes elektrotechnikai cikkeket), hogy ellenőrizzék biztonságukat. A vámkezelési folyamat zökkenőmentessé tételéhez fontos, hogy bizonyítani tudja, e termékeket hivatalosan letesztelték, illetve be kell mutatnia a szükséges tanúsítványt is, beleértve:

• a megfelelőségi tanúsítványokat
• az elektronikai/kémiai vizsgálati jelentéseket
• az áruk biztonságos szállításáról szóló jelentést

A veszélyes küldeményekhez anyagbiztonsági adatlapot kell csatolni, mivel ezzel lehetséges az embereket és a környezetet fenyegető lehetséges veszély/kockázat azonosítása és besorolása. Emellett tájékoztat a kezelésről és tárolásról, valamint a vészhelyzet esetén követendő előírásokról (pl. hogyan kell elsősegélyt nyújtani vagy eloltani a tüzet).

Ha szellemi tulajdont (pl. márkákat, képeket vagy karaktereket) tartalmazó árut importál, lehetséges, hogy bizonyítania kell, hogy az Ön gyártója a megfelelő engedély birtokában készítette azt. Az engedélyezési tanúsítványok gyakran a szellemi tulajdonjogok birtokosa által írt levél formájában kerülnek kiállításra. Amennyiben ilyet nem tud bemutatni, az árut elkobozhatják Öntől a vámon, sőt, meg is bírságolhatják Önt.

Egyes országok megkövetelik, hogy a kereskedelmi számla mellé csomaglistát is bemutasson. A csomaglista a feladó által bemutatott dokumentum, amely tartalmazza a küldeményben található áruk részleteit és azok csomagolásának módját. Tartalmazza a kartonok számát, az elemek számát a kartonokon belül, valamint a kartonok súlyát és méreteit. Így a folyamat minden résztvevője bármely szakaszban ellenőrizheti, mit tartalmaz a küldemény. A csomaglistát vámkezelés, valamint bizonyos országokba való belépés céljából használják, és segítségével bizonyítják, hogy a becsomagolt áru összhangban van a kereskedelmi számlával.

Egyes ügyfelek a fuvarlevelet használják fizetési garanciának. Ha ezt a fizetési módot használják, a fuvarlevél a hivatalos fuvarozási dokumentum a fizetendő összeg beszedéséhez, a tulajdonjog átruházásához és a pénzeszközök bank általi rendelkezésre bocsátásához a feladó részére azt követően, hogy az átvevő kézhez kapta az árut.