Kinnitamaks, et kaubad võivad riiki siseneda ja on potentsiaalselt sobilikud maksuvabastuseks või tollimaksude vähendamiseks, võib teil olla vaja tõendeid selle kohta, kus need töödeldi või toodeti. Tavaliselt piisab, kui saatja märgib selle faktuurarvel. Mõni riik nõuab siiski spetsiaalset sertifikaati, mis kinnitab väljastatud kauba päritolu või millele on alla kirjutanud eksportiva riigi vastav valitsusasutus, kaubanduskoda või saatkond.

Enamus tooteid litsentsi ei vaja. Samas võib olla vajalik see hankida või järgida erireegleid, et eksportida piiratud kaupu või müüa välisriigis teatud teenuseid. Tooted, mis tõenäoliselt litsentsi vajavad, hõlmavad järgmist:

• loomad, taimed, põllumajandus- ja toidutooted;
• ohustatud liikidelt pärinevad kaubad;
• kemikaalid ja jäätmed;
• ravimid;
• kontrollitud kaubad (üldiselt sõjaväekaubad, relvad ja esemed, millel võib olla sõjaväes ja tsiviilkasutuses topelteesmärk);
• kultuurilise või ajaloolise väärtusega kaubad;
• teemandid;
• kaubad, millele kehtivad sanktsioonid või kaubakaitse meetmed.

Selleks, et saada teada, kas teil on ekspordilitsentsi vaja, peaksite kontrollima oma riigi valitsuse veebilehel olevaid ekspordikontrolli loendeid. Samuti peate lisama oma arvele litsentsinumbri ja eelnevalt teavitama FedExi tollivormistuse meeskonda, võttes ühendust FedExi klienditeenindusega.

Volikiri on kirjalik volitus esindada või tegutseda teise nimel. Võime paluda, et esitaksite meile oma volikirja, et saaksime teie jaoks teha tollivormistuse, mida on tavaliselt vaja ainult FedExiga esimest korda saatma hakates. See on enamikus riikides juriidiline nõue ja toll võib paluda meil tõendada, et meile on volitus antud.

Paljud riigid nõuavad toote hindamise sertifikaati, et tagada kaupade vastavus teatavatele tervise-, ohutus- ja keskkonnastandarditele. Näiteks võite vajada CE-sertifikaati kauba eksportimiseks Euroopa Liitu. CE-märgis ei tähenda, et toode on valmistatud EL-is, vaid selle vastavust EL-i standarditele.

Teistes riikides on erinev terminoloogia ja standardid, seega tuleks seda enne riiki saatmist kontrollida. Näiteks on Ühendkuningriigis ÜK vastavushindamise (UK Conformity Assessed, UKCA) sertifikaat, Hiinas aga Hiina kohustusliku sertifitseerimise süsteem (China Compulsory Certification, CCC).

Ühendkuningriidis ja paljudes teistes riikides on Port Healthi nimeline asutus, kelle ülesandeks on kaitsta inimeste, keskkonna ja loomade tervist. See asutus teostab piiridel mitmesuguseid tervisekontrolle. Kui teie kaup on söödav või seda kasutatakse toidus ja joogis, peate võib-olla esitama lisadokumente. Selle eesmärk on tagada, et teie kaubad vormistataks Port Healthi või mõne muu samaväärse asutuse poolt saadetavas riigis. Kõik kaubad, mis võivad ohustada tervist, vajavad tõenäoliselt sertifikaati. Vajalike sertifikaatide näited on järgmised:

• mahepõllumajandusliku tootmise sertifikaat;
• fütosanitaarsertifikaat;
• sanitaarsertifikaat.

Teatud tooted (näiteks mõned elektriseadmed) võidakse ametiasutuste poolt ohutuse kontrollimiseks kinni pidada. Nende läbi tolli liikumise sujuvamaks muutmiseks peaksite suutma tõestada, et kaup on ametlikult testitud, ja esitama nõutava sertifikaadi, sealhulgas:

• vastavustunnistus;
• elektriliste/keemiliste katsete aruanded;
• kaupade ohutu transpordi aruanne.

Ohtlike saadetistega peavad olema kaasas materjali ohutuskaardid, kuna need tuvastavad ja klassifitseerivad inimestele või keskkonnale avaldatava võimaliku ohu/riski. Samuti annavad need teavet käitlemise ja hoiustamise kohta ning juhised selle kohta, kuidas hädaolukorras reageerida, näiteks millist esmaabi anda või kuidas tulekahju kustutada.

Kui impordite intellektuaalomandit sisaldavaid kaupu, nagu kaubamärgid, pildid või tähemärgid, võib vaja minna tõendeid selle kohta, et teie tootja on need kaubad valmistanud vastava loaga. Volitussertifikaadid on sageli saadud intellektuaalomandi õiguste omanikult kirja vormis. Tõendite esitamata jätmise korral võib toll kauba konfiskeerida ja teid võidakse trahvida.

Osades riikides nõutakse nii pakkevalikute loendi kui ka faktuurarve esitamist. Pakkevalikute loend on saatja esitatud dokument, milles on üksikasjad saadetises sisalduvate kaupade ja nende pakkimisviisi kohta. See sisaldab karpide numbreid, karpides olevate esemete arvu ning karpide kaalu ja mõõtmeid. See võimaldab kõigil protsessi erinevates etappides osalejatel kontrollida, mida tarnitakse. Toll kasutab pakkevalikute loendit tollivormistuseks ja mõnedes riikides siseriiklikuks registreerimiseks, et tõestada, et pakendatud kaup vastab faktuurarvele.

Osad kliendid valivad kaupade eest maksmise garantiiks volikirja. Selle makseviisi kasutamisel on veokiri ametlik saatedokument, mille abil pank saab võtta maksesumma, anda üle omandiõiguse ja vabastada saatjale tasud, kui kaup on saaja poolt kätte saadud.