Ürünlerin bir ülkeye girebileceğini ve potansiyel olarak muafiyet veya vergi oranlarında indirime hak kazanabileceğini onaylamak için, nerede üretildiğinin kanıtlarına ihtiyacınız olabilir. Normalde gönderenin bunu ticari faturada belirtmesi yeterlidir. Ancak, bazı ülkeler, verilen ürünlerin menşeini doğrulayan veya ilgili devlet birimleri, ihracatçı ülkenin ticaret odası veya büyükelçiliği tarafından imzalanmış özel bir sertifika gerektirir.

Çoğu üründe lisans gerekli değildir. Ancak, kısıtlanmış ürünleri ihraç etmek veya belirli hizmetleri yurt dışına satmak için bir tane edinmeniz ya da özel kurallara uymanız gerekebilir. Lisansa ihtiyaç duyma olasılığı en yüksek olan ürünler arasında:

• hayvanlar, bitkiler, tarım ve gıda ürünleri
• nesli tükenmekte olan türlerden elde edilen ürünler
• kimyasallar ve atık
• tıbbi malzemeler
• kontrollü ürünler (genellikle, askeri ürünler, ateşli silahlar ve askeri ve siviller için çift amaçlı kullanıma sahip olabilecek ürünler)
• kültürel veya tarihi değeri olan ürünler
• elmaslar
• yaptırımlara veya ticari savunma önlemlerine tabi tutulan ürünler vardır.

Bir ihracat lisansına ihtiyacınız olup olmadığını öğrenmek için ülkenizin devlet web sitesindeki ihracat kontrol listelerini kontrol etmeniz gerekir. Ayrıca ticari faturanıza lisans numarasını eklemeniz ve FedEx müşteri hizmetleri ile irtibat kurarak FedEx gümrük ekibini önceden uyarmanız gerekecektir.

Vekaletname (PoA), bir başkasını temsil etmek veya onun adına hareket etmek için hazırlanan yazılı bir yetkidir. Sizin için gümrük yetkilendirmelerini gerçekleştirebilmemiz için genellikle sadece FedEx ile gönderi yapmaya ilk başladığınızda ihtiyaç duyulan PoA'nızı bize sağlamanızı isteyebiliriz. Bu, ülkelerin çoğunda yasal bir gereksinimdir ve gümrük makamları, PoA verildiğine dair kanıt göstermemizi isteyebilir.

Pek çok ülke, ürünlerin belirli sağlık, güvenlik ve çevre standartlarını karşıladığından emin olmak için bir ürün değerlendirme sertifikası gerektirir. Örneğin, Avrupa Birliği'ne ürün ihraç etmek için bir CE sertifikasına ihtiyacınız olabilir. CE işareti, ürünün AB'de üretildiği anlamına gelmesine de AB standartlarına uygun olduğu anlamına gelir.

Diğer ülkelerin farklı terminolojisi ve standartları vardır, bu yüzden bir ülkeye gönderilmeden önce bunun kontrol edilmesi gerekir. Örneğin, Birleşik Krallık, Birleşik Krallık Uygunluk Değerlendirildi (UKCA) sertifikasına sahipken, Çin, Çin Zorunlu Sertifikasına (CCC) sahiptir.

Birleşik Krallık'ta ve diğer pek çok ülkede Port Health, halk, çevre ve hayvan sağlığını korumakla görevli makamın adıdır. Bu makam, sınırlarda çeşitli sağlık kontrolleri yapmaktadır. Ürünlerinizin yenilebilir olması veya yiyecek ve içecekte kullanılıyor olması halinde ekstra belge ibraz etmeniz gerekebilir. Bu, ürünlerinizin, gönderdiğiniz ülkedeki Port Health veya eşdeğeri tarafından gümrükten alınabilmesini sağlamak içindir. Sağlık tehdidi oluşturabilecek ürünlerin sertifikaya ihtiyacı olabilir. İhtiyaç duyabileceğiniz sertifika örnekleri:

• organik sertifika
• bitki sağlık sertifikası
• hijyen sertifikası

Bazı ürünler (bazı elektrikli cihazlar gibi) güvenliklerini kontrol etmek için yetkililer tarafından durdurulabilir. Gümrükten işlemlerinin tamamlanmasını kolaylaştırmaya yardımcı olmak için, ürünlerin resmi olarak test edildiğini kanıtlayabilmeniz ve aşağıdakiler de dahil olmak üzere gerekli sertifikayı sağlayabilmeniz gerekir:

• uygunluk sertifikaları
• elektrikli/kimyasal test raporları
• ürünlerin güvenli taşınması için rapor

Malzeme Güvenlik Bilgi Formlarının, insanlara veya çevreye yönelik potansiyel tehlike/riskleri tanımlayıp sınıflandırmalarından dolayı tehlikeli gönderilerde bulunması gerekir. Ayrıca, hangi ilk yardımın uygulanması gerektiği veya bir yangının nasıl söndürülmesi gerektiği gibi, acil bir duruma nasıl müdahale edileceğine ilişkin talimatlarla birlikte, taşıma ve depolama hakkında bilgiler de sağlarlar.

Markalar, resimler veya karakterler gibi fikri mülkiyet içeren ürünleri ithal ediyor olmanız halinde üreticinizin bu ürünleri uygun izinle ürettiğine dair kanıta ihtiyacınız olabilir. Yetki belgeleri genellikle fikri mülkiyet hakları sahiplerinden gelen mektuplar şeklindedir. Kanıt sunulmaması, ürünlere gümrük tarafından el konulmasına ve para cezasına çarptırılmanıza neden olabilir.

Bazı ülkelerde bir paketleme listesinin yanı sıra ticari fatura ibraz edilmesi bir gereksinimdir. Bir paketleme listesi, gönderide bulunan ürünlerin ayrıntılarını ve nasıl paketlendiklerini gönderen tarafından sağlanan bir belgedir. Koli numaralarını, kolilerdeki ürün sayısını ve kolilerin ağırlığını ve boyutlarını içerir. Bu, sürece dahil olan herkesin farklı aşamalarda ne gönderdiklerini kontrol etmesini sağlar. Çeki listesi gümrük tarafından gümrük ve bazı ülkelere giriş için paketlenen ürünlerin ticari faturayla eşleştiğine dair kanıt sağlamak için kullanılır.

Bazı müşteriler, ürünlerin ödeme garantisi olarak konşimentoyu seçerler. Bu ödeme yöntemi kullanıldığında konşimento, ürünler alıcı tarafından alındıktan sonra banka tarafından gönderene ödeme, mülkiyetin nakli ve fonların teslimi için resmi gönderi belgesidir.