Factura comercială este documentul principal, utilizat de majoritatea agențiilor vamale internaționale, pentru controlul importurilor și pentru evaluarea și stabilirea taxelor.

În calitate de exportator al expedierii, aveți responsabilitatea de a furniza factura comercială. Deoarece aceasta reprezintă documentul de bază pentru toate celelalte documente de expediere internațională, va trebui completată prima. La vamă, acest document, precum și orice alt document necesar expedierii se utilizează pentru procesarea expedierii, așadar este important să vă asigurați că toate informațiile pe care le furnizați sunt complete și exacte.

Factura comercială trebuie completată în limba engleză. Informațiile pe care le furnizați în alte documente de expediere internațională, inclusiv cele de pe eticheta de expediere, trebuie să corespundă cu cele din factura comercială. Dacă nu aveți propria factură comercială a companiei, vă rugăm să descărcați șablonul nostru pentru facturi comerciale, în format PDF editabil, de mai jos.

Factura comercială este necesară în cazul tuturor expedierilor internaționale de mărfuri (cu excepția celor din interiorul UE). Cu alte cuvinte, este necesară pentru toate expedierile internaționale care au o valoare comercială. Majoritatea expedierilor care nu conțin documente sunt considerate expedieri comerciale.

Pentru completarea unei facturi comerciale, este nevoie să parcurgeți pașii de mai jos:
 

1. Numărul documentului de expediere

Introduceți numărul documentului de expediere, principala noastră referință pentru expedierea dumneavoastră.

2. Referințele de export (precum numărul comenzii, numărul facturii etc.)

La vamă, este solicitat întotdeauna numărul facturii.

3. Expeditorul/Exportatorul

Numele complet, adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail, numărul EORI (Economic Operator Registration and Identification) și codul fiscal/codul de TVA al exportatorului. Vă rugăm să rețineți că expeditorul este deținătorul bunurilor, însă adresa de preluare poate fi diferită față de adresa acestuia.

4. Destinatarul/Importatorul

Numele complet, adresa, numărul de telefon și numărul EORI sau codul fiscal al importatorului

5. Importatorul, dacă este altul decât destinatarul

Dacă expedierea va fi gestionată de un importator care nu este destinatarul, vă rugăm să furnizați numele complet al acestuia, adresa și numărul de telefon.

6. Descrierea completă a bunurilor

Pentru efectuarea la timp a formalităților vamale, este esențială includerea unei descrieri exacte a conținutului expedierii. Descrierile inexacte sau vagi ale expedierilor reprezintă motivele cel mai des întâlnite ale întârzierilor în vamă. Includeți descrieri consecvente și detaliate în toate documentele pentru a expedia fără probleme.

Descrierea trebuie să răspundă la următoarele întrebări:

• Ce sunt bunurile?
• Care este numărul lor?
• Din ce sunt realizate?
  
• Pentru ce vor fi utilizate?

Vă rugăm să rețineți: trebuie furnizate descrieri separate pentru fiecare tip de marfă. De exemplu, dacă expediați 15 pulovere identice și 30 de perechi identice de pantofi sport, trebuie să includeți descrieri separate pentru grupul de pulovere și pentru grupul de pantofi sport.

De asemenea, nu uitați să includeți și detalii privind compoziția materialelor - de ex., 80% bumbac și 20% poliester și verificați dacă sunt necesare documente suplimentare. De exemplu, pentru orice expediere de încălțăminte către S.U.A., este necesară o declarație referitoare la încălțăminte.

Exemple:

Includerea unui cod din sistemul armonizat (HS) vă va ajuta ca descrierea oferită să fie înțeleasă de autoritățile din toate țările.

FedEx International Shipping Assist vă poate ajuta să identificați rapid și precis codul HS al bunurilor.

7. Țara/Teritoriul de fabricație

Completați țara/teritoriul în care a fost fabricată sau produsă fiecare dintre mărfurile pe care le expediați. Dacă aveți mai multe mărfuri, cu țări/teritorii de fabricație diferite, includeți fiecare țară/teritoriu de fabricație în dreptul fiecărei descrieri a produsului.

8. Valoarea unitară

Este necesară valoarea vamală reală, chiar dacă nu există o valoare comercială pentru mărfurile expediate. Dacă aveți mai multe mărfuri cu valori diferite,vă rugăm să includeți fiecare valoare în dreptul fiecărei descrieri a produsului.

9. Declarați greutatea exactă a expedierii

Este esențial și reprezintă o cerință legală pentru securitate și pentru completarea documentației vamale, aceea de a include greutatea exactă pe documentul de expediere și pe factura comercială. Trebuie să includeți greutatea brută și netă pentru fiecare rând dedicat bunurilor, unitatea de măsură (de ex. KG) și cantitatea (de ex. 4 articole).

Vă rugăm să rețineți: expedierea dumneavoastră va fi scanată de mai multe ori pe parcursul tranzitului, inclusiv pentru controlul greutății și al dimensiunilor. Dacă există diferențe, acestea pot fi ajustate, iar factura de expediere ar putea reflecta modificările. Furnizarea unei greutăți incorecte poate duce la costuri de transport mai mari decât cele așteptate.

10. Declarați motivul expedierii

Acest lucru poate reduce riscul întârzierii și reținerii în vamă a expedierilor, dar asta nu este tot. Unele bunuri pot constitui obiectul unor proceduri vamale speciale sau chiar al unor taxe vamale mai mici. Acestea includ expedierile trimise pentru cadouri, retururi, reparații, eșantioane sau testare. Dacă nu este inclus motivul expedierii, este posibil ca destinatarul să achite taxe vamale mai mari decât este necesar.

Nu uitați să includeți codul de procedură vamală (CPC), dacă îl cunoașteți, deoarece acesta ne indică procesul corect de vămuire, care trebuie utilizat.

11. Includeți termenii Incoterm® corecți

Incoterms® sau termenii comerciali internaționali sunt o serie de termeni comerciali predefiniți, publicați de Camera Internațională de Comerț (ICC), care se referă la dreptul comercial internațional.

Aceștia sunt un set de abrevieri utilizate pentru stabilirea entității care răspunde de riscurile expedierii. Prin riscuri, înțelegem responsabilitatea în cazul pierderilor sau daunelor pentru care asigurările pot face obiectul unor reclamații.

12. Facturarea taxelor vamale

În mod implicit, taxele vamale și comisioanele de plată îi vor fi percepute destinatarului, cu excepția cazului în care expeditorul alege opțiunea „Facturare la expeditor”, din documentul de transport. Dacă destinatarul refuză expedierea sau refuză plata acesteia, expeditorul va avea, în cele din urmă, responsabilitatea de a plăti taxele vamale și comisioanele expedierii.

13. Verificați dacă bunurile sunt eligibile pentru importul scutit de taxe la destinație

În funcție de țara de destinație, bunurile dumneavoastră pot fi eligibile pentru o scutire de taxe la destinație. UE și Regatul Unit al Marii Britanii au numeroase acorduri de liber schimb (FTA), care permit accesul scutit de taxe în terțe țări. Pentru a beneficia de scutirea de taxe, va trebui să completați documente suplimentare sau să adăugați în factura comercială o declarație care să dovedească originea bunurilor.

14. Semnătura

Înainte de a semna declarația, asigurați-vă că toate informațiile sunt în concordanță cu documentul de expediere. Vă rugăm să anexați la colet factura comercială în original și două copii ale acesteia, toate semnate individual, împreună cu documentul de expediere.