Pode ser necessário apresentar provas sobre o local de fabrico ou produção das mercadorias para confirmar se estas podem entrar num país e a possibilidade de serem elegíveis para isenções ou reduções nas taxas alfandegárias. Normalmente, basta o expedidor declarar isto na fatura comercial. Todavia, alguns países exigem um certificado específico a confirmar a origem das mercadorias emitido ou assinado pelo departamento governamental, câmara de comércio ou embaixada competente do país de exportação.

A maioria dos produtos não necessita de licença. Todavia, pode ser necessário obter uma ou respeitar normas especiais para exportar produtos sujeitos a restrições ou vender determinados serviços a nível internacional. Os produtos com maior possibilidade de necessitarem de uma licença incluem:

• produtos animais, plantas, agrícolas e alimentares
• produtos derivados de espécies ameaçadas de extinção
• químicos e resíduos
• medicamentos
• mercadorias controladas (regra geral, itens militares, armas de fogo e artigos que possam ter duplo objetivo para utilização militar e civil)
• mercadorias com valor cultural ou histórico
• diamantes
• mercadorias sujeitas a sanções ou medidas de defesa comercial

Para saber se necessita de uma licença de exportação, consulte as listas de controlo à exportação no site do governo do seu país. Também necessitará de incluir o número da licença na fatura comercial e alertar previamente a equipa de desalfandegamento da FedEx ao contactar o serviço de apoio ao cliente da FedEx.

A Procuração (PoA) é uma autorização escrita para representar ou atuar em nome de outro. Podemos pedir-lhe que nos conceda uma Procuração para que possamos realizar as autorizações alfandegárias em seu nome. Regra geral, esta só é necessária quando começa a efetuar as suas expedições com a FedEx. Trata-se de uma exigência jurídica na maioria dos países e as autoridades alfandegárias podem pedir-nos para apresentarmos prova de termos uma Procuração.

Muitos países exigem um certificado de avaliação do produto para garantir que as mercadorias cumprem determinadas normas de saúde, segurança e ambiente. Por exemplo, pode necessitar de um certificado CE para exportar mercadoria para a União Europeia. A marca CE não indica que o produto foi fabricado na UE, mas sim que está em conformidade com as normas da UE.

Outros países têm uma terminologia e normas diferentes, pelo que isto deve ser verificado antes de efetuar uma expedição para um país. Por exemplo, o Reino Unido tem o certificado britânico de Avaliação da Conformidade (UKCA — UK Conformity Assessed), enquanto a China tem o Certificado Obrigatório na China (CCC).

No Reino Unido e em muitos outros países, Saúde Portuária é o nome da autoridade responsável por garantir a proteção da saúde pública, animal e ambiental. Esta autoridade realiza diversos controlos sanitários nas fronteiras. Pode ter de fornecer documentos adicionais se as suas mercadorias forem comestíveis ou utilizadas em alimentos ou bebidas. O objetivo é garantir que as suas mercadorias podem ser desalfandegadas pela Saúde Portuária ou pela autoridade equivalente no país de destino. Quaisquer mercadorias que possam representar um perigo para a saúde necessitam, provavelmente, de um certificado. Alguns exemplos dos certificados de que poderá necessitar incluem:

• certificação orgânica
• certificado fitossanitário
• certificado sanitário

Determinados produtos (como alguns elétricos) podem ser travados pelas autoridades para que a sua segurança seja verificada. Para ajudar a simplificar o trânsito na alfândega, deve poder provar que as mercadorias foram testadas oficialmente e apresentar o certificado exigido, incluindo:

• certificados de conformidade
• relatórios de ensaios elétricos/químicos
• relatório para o transporte seguro da mercadoria

As Fichas de Dados de Segurança de Material têm de acompanhar as expedições perigosas, uma vez que identificam e classificam o potencial perigo/risco para as pessoas ou para o ambiente. Também fornecem informação sobre o manuseamento e o armazenamento, juntamente com instruções sobre como responder em caso de emergência, como quais os primeiros socorros a administrar ou como extinguir um incêndio.

Se está a importar mercadoria com propriedade intelectual, como marcas, imagens ou carateres, pode necessitar de prova de que o fabricante produziu estas mercadorias com as autorizações corretas. Os certificados de autorização têm, frequentemente, a forma de cartas dos proprietários dos direitos de propriedade intelectual. A não apresentação de prova pode levar à confiscação das mercadorias pela alfândega ou à aplicação de uma multa.

Determinados países exigem a apresentação de uma lista de embalagens juntamente com uma fatura comercial. Uma lista de embalagens é um documento fornecido por um expedidor com dados sobre as mercadorias incluídas na expedição e como é que as mesmas foram embaladas. Inclui número de caixas, o número de itens nas caixas, o peso e a dimensão das caixas. Isto permite que todos os envolvidos nas diferentes fases do processo verifiquem o que é que estão a expedir. A lista de embalagens é utilizada pela alfândega para desalfandegar e dar entrada em determinados países de modo a provar que as mercadorias embaladas correspondem à fatura comercial.

Alguns clientes optam pelo bill of lading (comprovativo de carga) como garantia de pagamento da mercadoria. Quando este método de pagamento é utilizado, o bill of lading é o documento oficial de expedição para obter o pagamento, transferência de propriedade e disponibilização de fundos pelo banco ao expedidor no momento em que a mercadoria é recebida pelo destinatário.