A fatura comercial fornece toda a informação exigida para permitir o desalfandegamento — portanto, é essencial que seja preenchida corretamente. Lembre-se de que as descrições das mercadorias têm de ser exatas e estar em inglês, os valores têm de ser realistas, as quantidades têm de ser fornecidas e as especificidades de cada item têm de ser incluídas. Fornecer o código do Sistema Harmonizado (HS) ajuda a assegurar que a descrição das mercadorias é compreendida em todos os países.

Idealmente, temos todos os dados de que necessitamos à partida, mas se tivermos de pedir mais informação, quanto mais depressa a recebermos maior é a probabilidade de se evitarem atrasos na alfândega. Vale a pena falar sobre isto com os seus clientes — por vezes, necessitamos de os contactar para obter informações e recebermos aquilo de que necessitamos com rapidez pode ser necessário para uma entrega bem-sucedida.

Mesmo que as mercadorias sejam amostras, protótipos, presentes ou não estejam à venda, as autoridades aduaneiras necessitam de conhecer o respetivo valor. Se esta informação não for incluída ou se a documentação não mencionar qualquer valor, podem haver atrasos. O valor que indica deve ser:

• O valor da transação (pago pelo comprador final).
• O valor comercial das mercadorias, se o valor da transação for desconhecido.
• O montante do custo de produção da mercadoria, se o valor comercial for desconhecido.

Assegure-se antecipadamente de que as mercadorias estão em conformidade. Os pontos a verificar incluem apurar se os produtos cumprem as normas exigidas no país de destino e se a importação dos itens que envia não é proibida no destino.

Os clientes podem ter de pagar taxas de importação quando o volume chega ou de fornecer mais documentação ou informação. Assegurar-se de que os clientes estão cientes disto antecipadamente — incluindo quais as taxas que podem ser cobradas — é essencial. Os Incoterms são utilizados para resumir aquilo que foi acordado entre o expedidor e o destinatário e devem ser incluídos na fatura comercial.

Isto pode ajudar a reduzir os riscos de retenções e atrasos na alfândega, mas não é tudo. Algumas mercadorias podem ser elegíveis para procedimentos aduaneiros especiais ou até para taxas alfandegárias mais baixas. Isto inclui as expedições que são enviadas como presentes, devoluções, reparações, amostras ou mercadorias para testes. Se o motivo da expedição não estiver incluído, o destinatário pode pagar taxas alfandegárias mais altas do que o necessário.

Algumas expedições exigem documentação especial para permitir a exportação do respetivo país de origem ou a importação no país de destino (por exemplo, um Certificado de origem, uma licença CITES para mercadorias que possam derivar de espécies ameaçadas de extinção ou um certificado Kimberley para diamantes não trabalhados). Em determinados casos, as mercadorias expedidas podem estar sujeitas a restrições ou proibições, pelo que é importante fazer a sua pesquisa antes de as enviar.

É importante que os dados que fornece na fatura comercial, carta de porte aérea e em qualquer outra documentação de expedição sejam consistentes. As discrepâncias — mesmo que pareçam mínimas — podem provocar atrasos na alfândega. Por exemplo, assegure-se de que os itens e os valores totais correspondem na fatura comercial e na carta de porte aérea.

A expedição das mercadorias em embalagens inadequadas pode provocar atrasos. Por exemplo, se a embalagem rasgar, partes da expedição podem ficar perdidas ou danificadas, provocando problemas na alfândega. Além disso, a documentação tem de estar corretamente anexada à expedição para evitar o desaparecimento de documentos cruciais que, mais uma vez, pode provocar atrasos na alfândega. Assegure-se sempre de que utiliza a embalagem correta para as mercadorias expedidas.

A transmissão eletrónica da documentação alfandegária permite um processo de desalfandegamento mais simples. Esta solução simples, eficiente e fiável contribui para evitar atrasos na alfândega, garante a entrega atempada dos volumes internacionais e reduz a quantidade de papéis que tem de imprimir.

Caso necessite de mais ajuda para concluir algum destes passos ou mais informações sobre a preparação da sua expedição para um desalfandegamento bem-sucedido, visite o nosso Canal de Expedição.