Uma empresa de e-commerce está sempre em atividade. E no período de pico, isso é ainda mais verdadeiro. Os proprietários de pequenas empresas se veem trabalhando por longas horas para compensar a imensa demanda e a falta de equipe. Como você pode administrar melhor seu tempo durante a temporada mais movimentada do ano?

Veja o exemplo de Kat Samardzija, uma das ganhadoras do Programa FedEx para Pequenas Empresas Kat é uma mulher produtiva e ocupada. Ela estuda em tempo integral na faculdade e administra a Locker Lifestyle, uma pequena empresa de e-commerce que vende a pulseira “Wrist Locker”, com patente pendente, que serve para guardar dinheiro, cartões, chaves, entre outras coisas, para clientes com estilo de vida ativo. Ela mesma fabrica o produto, gerencia seu próprio site, supervisiona uma equipe de estagiários e ainda encontra tempo para curtir a vida.

Como ela faz isso? Kat compartilhou conosco um conselho.

Organize uma agenda

As prioridades de um empreendedor estão sempre mudando, mas Kat conta que é importante estruturar seu tempo. Ela fecha sua agenda com três dias de antecedência, às vezes com incrementos de 30 minutos, da hora em que ela levanta até a hora em que vai dormir. Em seguida, ela prepara uma agenda estruturada para o restante da semana, com flexibilidade em caso de necessidades inesperadas.

Faça listas

Viver na era digital tem suas vantagens, mas às vezes Kat precisa entrar no analógico para manter o foco. Ela usa papel e caneta para escrever uma lista de tarefas diárias e risca os itens depois de realizá-los. “É muito fácil me desconcentrar usando o celular”, conta Kat. “Eu posso seguir minha lista no papel e concluir as tarefas importantes sem me distrair com outras coisas.”

A lista de tarefas detalhadas de Kat é feita com papel e caneta para ajudá-la a evitar distrações digitais.

Priorize as tarefas complexas

Quando Kat faz uma lista de tarefas, ela as classifica por ordem de importância de 1 a 20. Ela começa de cima e não passa para a segunda tarefa antes de concluir a primeira. “É crucial se perguntar: Qual é o foco aqui?", diz Kat. “É muito fácil se distrair com e-mails e algumas outras coisas. Ao numerar essas tarefas essenciais, eu tenho a garantia de que vou realizá-las, mesmo que não esteja com tanta vontade.”

Aproveite os softwares organizacionais

No caso de trabalhos de longo prazo, como desenvolvimento da Web ou planos de marketing, Kat recorre a ferramentas tecnológicas para se organizar. Ela usa um software de gestão de projeto chamado Asana, que permite criar projetos para determinadas tarefas, definir prazos e distribuir funções para seus estagiários. “Ele me ajuda a economizar tempo de verdade”, revela Kat.

Tela das tarefas designadas à equipe de estagiários da Locker Lifestyle na ferramenta de gestão de projeto Asana

Estabeleça metas

Para controlar as tarefas tanto de curto quanto de longo prazo, Kat cria metas diárias, semanais e mensais.

Ela estabelece suas metas mensais no início de cada mês usando uma planilha com uma coluna intitulada “projeções”. No fim de cada mês, ela faz o acompanhamento acessando a planilha e inserindo o que ela realmente concluiu ao lado das metas projetadas, assim ela pode identificar as áreas que precisam de mais progresso.

Segundo Kat, a chave para progredir é desmembrar metas grandes em ações graduais. “Eu poderia ter uma meta geral para responder e-mails”, diz Kat. “Eu a desmembrei em tarefas. Por exemplo, eu tenho uma extensão no meu computador que me permite mover e-mails não respondidos para a parte superior da minha caixa de entrada de mensagens. O planejamento das tarefas específicas que eu preciso fazer para atingir metas maiores faz com que essas metas sejam viáveis.”

Receba ajuda

Como sua pequena empresa está progredindo, Kat cuida de uma enorme variedade de tarefas e ainda frequenta a faculdade em período integral. Ela sabe que não conseguirá fazer tudo sozinha se sua empresa continuar crescendo. Portanto, Kat buscou ajuda.

Após um incêndio na pequena empresa da sua mãe (uma loja de noivas), Kat a trouxe para a equipe para ajudar nas operações. Kat chama o trabalho dela de “gerenciamãe”. “É fundamental. Eu não estaria onde estou hoje sem ela”, confessa Kat. “Fazemos reuniões semanais. Envolvê-la mais no trabalho foi definitivamente um divisor de águas.” Kat também contratou uma equipe de estagiários para frequentar eventos e promover a Locker Lifestyle, o que economiza o tempo dela.

Separe um tempo para você

“Só trabalho sem diversão…” Você sabe o resto. Tenista competitiva, Kat dedica duas horas do dia à prática do esporte.

“Como pratiquei diversos esportes ao longo da vida, é muito importante para mim sair, fazer meu sangue circular e recarregar as baterias para me sentir saudável e renovar minha criatividade.

Assim eu posso sentar em meu escritório e soltar a minha imaginação", diz Kat. "Eu acho realmente importante para qualquer pessoa de negócios separar um tempo fora do trabalho."