Planejamento de equipe acaba com o estresse do período de pico

O período de pico é estressante tanto para os proprietários quanto para os funcionários da empresa, mas um planejamento sólido pode contribuir bastante.

O ganhador do Programa FedEx para Pequenas Empresas e cofundador da Ginjan Bros, Ibrahima Diallo, contrata equipe extra durante o período de maior movimento para ajudá-lo a evitar a exaustão e manter a produtividade elevada.

Faça estas perguntas a você mesmo:

1. Minha equipe permanente está preparada?

Antes que a correria do período de pico comece, converse com seus funcionários permanentes e garanta que eles se sintam preparados. Explique como esse período do ano é importante para a empresa e o valor que cada pessoa agrega ao grupo para incutir na sua equipe a mentalidade “um por todos, todos por um” durante a temporada de maior movimento.

Defina a agenda de férias com antecedência. “Agendas divergentes são o maior desafio que enfrentamos durante a temporada de pico”, explica Dana Donofree, proprietária da AnaOno, uma empresa de lingerie e loungewear voltada para pessoas com câncer de mama. “Tentamos ser flexíveis sempre que possível, mas se sua equipe entende desde o início a importância da temporada de pico, ela também pode planejar seu tempo com a família de acordo com essas expectativas.”

Garanta que sua equipe seja devidamente treinada e esteja preparada para a liderança, principalmente se você está contratando ajuda adicional. Os membros permanentes são a base da sua equipe, eles podem ajudar a identificar lacunas e problemas com antecedência, além de prestar suporte ao pessoal recém-contratado.

Por fim, aproveite o momento para motivá-los! O rigor da temporada de pico pode esgotar seus funcionários. Por essa razão, tente motivar sua equipe com energia positiva e incentivos, como um passeio em grupo quando a época de alta acabar.

2. Precisarei contratar outros membros para a equipe?

O planejamento e a adoção de uma abordagem pragmática garantem que você tenha as pessoas certas na hora certa. Donna Durham, proprietária da Weighting Comforts, que vende edredons com peso que ajudam seus clientes a dormir melhor e reduzir a ansiedade, revela o método que ela adota: “Para determinar o número de pessoas que precisaremos durante a temporada de pico, estipulamos nossa meta financeira para o ano e calculamos quantos edredons teremos de vender para cumprir essa meta. Na sequência, conferimos os dados dos anos anteriores para ver quantos membros de equipe são necessários para enviar essa quantidade de edredons.”

A contratação de pessoas adicionais para a equipe também pode ajudar a aliviar a sobrecarga dos funcionários permanentes, que têm a experiência e a dedicação com as quais você conta. “Tenha pessoas suficientes para evitar a exaustão”, sugere Ibrahima Diallo, cofundador da empresa de bebidas Ginjan Bros. “Você acaba perdendo mais dinheiro com produtividade quando seus funcionários estão sobrecarregados do que para contratar pessoal adequado.”

Decidiu fazer uma grande promoção? Andrea Sreshta, proprietária da LuminAID, que vende produtos à base de energia solar, chama sua atenção para considerar o impacto da alocação de equipe. “Se veiculamos uma determinada companha de marketing ou promoção, nossa principal consideração é se temos os recursos, o inventário e as pessoas certas para entregar dentro do prazo. Se não for possível realizar nada disso, podemos considerar uma promoção diferente, por exemplo, reduzir nosso desconto se acharmos que não será possível administrar o volume de pedidos.”

“Tenha pessoas suficientes para evitar a exaustão”, sugere Ibrahima Diallo, cofundador da empresa de bebidas Ginjan Bros. “Você acaba perdendo mais dinheiro com produtividade quando seus funcionários estão sobrecarregados do que para contratar pessoal adequado.”

Os proprietários de pequenas empresas têm abordagens diferentes de contratação de temporários para a equipe, portanto você precisa fazer o que é melhor para a sua empresa em especial. A maioria das pessoas que já ganharam nosso Programa afirma adotar o método boca a boca e recorrer às organizações da comunidade local para encontrar ajuda de confiança.

3. Como distribuir o trabalho entre a nova equipe?

Como gerente, você pode ter de decidir quem assumirá a liderança de quais tarefas. “Colocamos nossa equipe temporária em ação imediatamente para tarefas que exigem menos treinamento e supervisão. Com o tempo, eles aprendem uma variedade de tarefas e podem assumir trabalhos mais complexos”, explica Paul Pallas, gerente de operações da SWISCO, que vende produtos de substituição.

“Por exemplo, o atendimento ao cliente sempre foi reservado aos funcionários permanentes porque nosso treinamento é extenso e as expectativas são altas. No futuro, porém, podemos começar a colocar equipe mais nova no departamento de atendimento ao cliente para consultas telefônicas simples.”

A integração de novos membros também requer uma programação minuciosa para criar uma boa relação com sua equipe atual. Aqila Augusta, proprietária da Edge Entity, fabricante de um estimulante de folículo capilar totalmente natural, revela seu método: “Nossa equipe temporária é contratada de acordo com a necessidade para que nossa equipe permanente tenha mais horas. Antes da temporada de pico, estabelecemos o aumento da carga de trabalho e pedimos para nossa equipe permanente indicar sua disponibilidade com antecedência.”

Heidi Hale da HeidiJHale Designs and Details conta com a equipe permanente para liderança durante o período de pico.

4. Como posso garantir que minha nova equipe seja treinada e esteja preparada para atender às altas demandas?

Definir expectativas claras é fundamental para uma equipe feliz e produtiva, principalmente ao lidar com uma combinação de funcionários novos e existentes. “Crie procedimentos de treinamento e integração. Redija seus processos. Quanto mais estrutura você tiver, mais fácil será para tudo funcionar perfeitamente”, sugere Donna.

Se você antecipar alguma mudança nas expectativas em relação aos seus funcionários durante a pressão do período de pico, fale sobre isso com sua equipe de antemão. Seja a necessidade de horas extras ou a implementação de um novo processo, abrir o jogo com seus funcionários desde o início permitirá que eles se adaptem e tomem as providências adequadas.

Com estruturas e procedimentos sólidos implantados, você se sente confiante para contar com a equipe permanente para treinar os membros recém-contratados. “Todo ano, minha equipe permanente lidera determinadas áreas do trabalho”, explica Heidi Hale, proprietária da HeidiJHale Designs and Details, que produz joias personalizadas. “Com a experiência adquirida dessa equipe, os membros assumem a responsabilidade de supervisionar a equipe temporária.”

Ganhadora do Programa FedEx para Pequenas Empresas e proprietária da ArtLifting, Liz Powers, faz questão de trabalhar para que sua equipe se sinta valorizada e motivada, principalmente no período de pico.

5. Como motivar e manter todos os colaboradores entusiasmados e focados?

Confira alguns conselhos excelentes de proprietários de pequenas empresas:

“Eu escrevo cartões de agradecimento para todos os funcionários no Dia de Ação de Graças. Faço com que todos saibam que são valorizados.” — Liz Powers, fundadora da ArtLifting, uma empresa que capacita artistas em situação de rua ou com deficiência

“Comida! Adoramos manter os membros da nossa equipe abastecidos! Os dias já são corridos e, se precisarmos varar a noite, é melhor estarmos bem alimentados. Quando nos alimentamos, fazemos uma pausa e depois voltamos ao trabalho, podemos sentir o apoio e a dedicação entre as pessoas.” — Dana Donofree, proprietária da AnaOno

“Os funcionários precisam sentir que os proprietários trabalham em parceria com eles. Coloque as mãos na massa, distribua igualmente a carga de trabalho e leve todo mundo para jantar.” — Nik Hawks, cofundador da Paleo Treats, fabricante de sobremesas e chocolates paleo

Brian Munoz, fundador da Penny Luck Shoes, uma empresa de calçados em couro masculinos, compartilha conosco um conselho sábio: “Todo mundo tem um plano até que o inesperado aconteça. Se você é uma startup que costuma passar por uma temporada de pico, planeje-se e simplesmente seja determinado para superar qualquer coisa que surgir em seu caminho.”