Gerir uma pequena empresa pode ser desafiador o ano todo, mas o estresse torna-se ainda maior durante a temporada de pico. Na verdade, as vendas durante a temporada de pico podem salvar ou acabar com o ano de uma pequena empresa.

Não existe uma solução única no que diz respeito a se preparar para uma temporada de pico. Conversamos com alguns dos ganhadores das edições anteriores do Programa FedEx para Pequenas Empresas sobre o que eles aprenderam com os períodos de pico no passado e como estão se preparando para prosperar este ano.

1. Planeje, planeje e planeje mais

A principal recomendação que ouvimos dos ganhadores do nosso Programa é começar seu planejamento o mais cedo possível. A temporada de pico representa desafios únicos para uma pequena empresa, portanto é importante controlar os problemas que você consegue antecipar.

Os ganhadores do Programa aproveitam os números do desempenho de vendas dos anos anteriores para prever sua temporada de pico. Dana Donofree, fundadora da AnaOno, uma empresa de lingerie para a comunidade de apoio a mulheres com câncer de mama, destaca: “Se você vende um produto manufaturado, precisa planejar seu inventário com meses de antecedência."

"Analise as temporadas de vendas anteriores, o inventário atual e qualquer aumento nos negócios que você possa esperar para conseguir se planejar com a maior precisão possível. Mas lembre-se de que isso é uma arte.” O período de pico pode representar uma explosão nos negócios para muitas empresas, mas os ganhadores do Programa afirmam que é importante estar preparado para todos os cenários de produção.

“Você deve se planejar para resultados tanto positivos quanto negativos”, diz Judith Irving, fundadora e parceira da Fat Toad Farm, fabricante do tradicional doce de leite de cabra. “Suas vendas podem ficar abaixo do esperado, portanto não assuma muitos compromissos nem exponha sua empresa a riscos desnecessários. Esteja preparado para uma redução na produção. Por outro lado, as vendas podem ser maiores. Sendo assim, descubra como é possível maximizar a produção para atender à demanda, se necessário.”

2. Identifique já os pontos fracos do seu site

Se você faz vendas on-line, verifique se seu site é seguro antes do início da temporada de pico. Examine minuciosamente como os clientes usam seu site e como otimizar a experiência deles para incentivá-los a voltar.

Fornecedores de técnicas de análise podem ajudar nesse processo com o uso de ferramentas de análise visual que oferecem inteligência, incluindo os locais onde os clientes estão interagindo com o conteúdo e até onde eles percorrem pelas páginas do site. É possível usar essas informações para ajudar você a posicionar elementos importantes no site e receber mais cliques.

Faça também um plano para otimizar seu site com os mecanismos de busca para atrair novos clientes. Os ganhadores do nosso Programa aconselham você a prestar muita atenção aos seus processos de e-commerce, como faturamento, atendimento e devoluções, para detectar qualquer falha antes de começar a pressão da temporada de pico.

“Faça o melhor possível para corrigir as vulnerabilidades agora”, afirma Judith. “Não faça nenhum plano de atualização de TI nem de alterações de plataforma depois de setembro. Todos esses bugs precisam ser resolvidos agora, e se seus sistemas não estão perfeitos, pelo menos você sabe que está atento para manter o funcionamento contínuo das operações.

3. Prepare-se para contratar equipe

Seja realista em relação às suas necessidades de pessoal. Como os proprietários de pequenas empresas costumam ser bons no que fazem, fica fácil ignorar a necessidade de ajuda.

Conforme Dana destacou: “Se você, como fundador, estiver com uma alta demanda, deverá ter as pessoas disponíveis para ajudar com o aumento nas vendas e o trabalho que envolve o atendimento dessa demanda. Contar com uma ajuda temporária é uma opção que permite que você, como proprietário, concentre-se nos negócios e conquiste novos clientes durante esse momento crítico.”

Paul Pallas, gerente de operações da SWISCO, uma fornecedora de produtos de substituição difíceis de encontrar, enfrenta o mesmo estresse. Ele conta que a SWISCO contrata estudantes como equipe temporária para trabalhar no depósito durante o período de pico. Ele alerta: "Não contrate funcionários permanentes a menos que você precise deles também para os períodos do ano de menor movimento.” Segundo Paul, é essencial contratar e treinar novas pessoas antes do início da temporada de pico para manter o funcionamento contínuo da sua empresa durante o período de alto volume. Veja mais dicas de contratação de equipe durante o período de pico. 

4. Planeje-se para administrar a pressão do atendimento ao cliente

O período de pico oferece uma oportunidade de criar relações com os clientes. Ele também pode provocar algumas dores de cabeça para o atendimento ao cliente, mas um pouco de planejamento pode ajudar você a superar qualquer desafio com habilidade e promover a fidelidade do cliente como resultado.

“As necessidades do atendimento ao cliente, como ajudar os clientes a solucionar problemas com remessas, atender questões relacionadas aos produtos e responder às dúvidas sobre promoções periódicas, aumentam durante o período de pico”, conta Andrea Sreshta, cofundadora da LuminAID, que inventou a lanterna solar inflável. “Administrar esses contatos pode dar muito trabalho, portanto nos planejamos para a necessidade de estender horários.”

5. Estabeleça as expectativas com os clientes

Estabelecer as expectativas em relação ao processo de atendimento é um elemento importante do departamento de atendimento ao cliente durante o período de pico para empresas de e-commerce, como a LuminAID. “Com a chegada do período de pico, aprendemos que é importante saber os prazos das remessas e informar esses prazos e limites para os clientes em vários locais do seu site e por e-mail”, afirma Andrea.

6. Aprenda com a experiência dos períodos de pico

Os períodos de pico podem servir como teste de pressão para a sua empresa.