Aby potwierdzić, że towary mogą zostać wwiezione do danego kraju i potencjalnie kwalifikować się do zwolnienia z opłat celnych lub ich obniżenia, możesz potrzebować dowodów na to, gdzie zostały one wytworzone lub wyprodukowane. Zazwyczaj wystarczy, że nadawca zaznaczy to na fakturze handlowej. Niektóre kraje wymagają jednak specjalnego świadectwa, które potwierdza pochodzenie towaru lub jest podpisane przez odpowiedni organ państwowy, izbę handlową lub ambasadę kraju eksportującego.

Większość produktów nie wymaga licencji. Jednakże, aby móc eksportować za granicę towary objęte ograniczeniami lub sprzedawać określone usługi, może być konieczne uzyskanie zezwolenia lub przestrzeganie specjalnych zasad. Do produktów, które najprawdopodobniej będą wymagały licencji, należą:

• zwierzęta, rośliny, produkty rolne i spożywcze
• towary pochodzące z gatunków zagrożonych wyginięciem
• chemikalia i odpady
• leki
• towary podlegające kontroli (głównie produkty wojskowe, broń palna i produkty, które mogą mieć podwójne zastosowanie — wojskowe oraz cywilne)
• towary o wartości kulturalnej lub historycznej
• diamenty
• towary podlegające sankcjom lub środkom ochrony handlu

Aby dowiedzieć się, czy potrzebujesz licencji eksportowej, sprawdź listę kontroli eksportu na stronie internetowej rządu swojego kraju. Numer licencji należy umieścić na fakturze handlowej i uprzedzić zespół ds. odpraw celnych FedEx, kontaktując się z Biurem Obsługi Klienta FedEx.

Pełnomocnictwo to pisemne upoważnienie do reprezentowania danej osoby lub działania w jej imieniu. Możemy poprosić Cię o dostarczenie pełnomocnictwa, abyśmy mogli przeprowadzić dla Ciebie autoryzację celną, co zazwyczaj jest konieczne tylko przy rozpoczęciu korzystania z usług wysyłkowych FedEx. Jest to wymóg prawny w większości krajów i władze celne mogą poprosić nas o okazanie dowodu, że otrzymaliśmy pełnomocnictwo.

W wielu krajach wymaga się świadectwa oceny produktu, które gwarantuje, że towary spełniają określone normy zdrowotne, bezpieczeństwa i środowiskowe. Na przykład, aby eksportować towary do Unii Europejskiej, możesz potrzebować certyfikatu CE. Oznaczenie CE nie oznacza, że produkt został wyprodukowany w UE, ale że jest zgodny z normami UE.

W innych krajach obowiązuje inna terminologia i standardy, dlatego należy je sprawdzić przed wysyłką do danego kraju. Na przykład w Wielkiej Brytanii obowiązuje certyfikat UK Conformity Assessed (UKCA), a w Chinach — China Compulsory Certification (CCC).

W Wielkiej Brytanii i wielu innych krajach działa Port Health, czyli organ, którego zadaniem jest ochrona zdrowia publicznego, środowiska i zdrowia zwierząt. Organ ten przeprowadza różne kontrole sanitarne na granicach. Możesz potrzebować dodatkowych dokumentów, jeśli Twoje towary są jadalne lub wykorzystywane w żywności lub napojach. Dzięki temu Twoje towary będą mogły zostać odprawione przez Port Health lub jego odpowiednik w kraju, do którego wysyłasz towary. Wszystkie towary, które mogą stanowić zagrożenie dla zdrowia, będą prawdopodobnie wymagały odpowiedniego świadectwa. Przykłady świadectw, które mogą być wymagane to:

• świadectwo organiczne
• świadectwo fitosanitarne
• świadectwo sanitarne

Niektóre produkty (np. niektóre urządzenia elektryczne) mogą zostać zatrzymane przez władze w celu sprawdzenia ich bezpieczeństwa. Aby usprawnić ich odprawę w urzędzie celnym, musisz być w stanie udowodnić, że towary zostały oficjalnie przetestowane i przedstawić wymagane świadectwo, np.:

• świadectwo zgodności
• sprawozdania z badań elektrycznych/chemicznych
• sprawozdanie dotyczące bezpiecznego transportu towarów

Karty charakterystyki substancji niebezpiecznych muszą być dołączone do przesyłek niebezpiecznych, ponieważ identyfikują i klasyfikują potencjalne zagrożenie dla ludzi lub środowiska. Zawierają też informacje na temat obchodzenia się z produktem i jego przechowywania, a także instrukcje dotyczące sposobu postępowania w nagłych wypadkach, np. jak udzielić pierwszej pomocy lub jak ugasić pożar.

Jeśli importujesz towary, które zawierają elementy własności intelektualnej, takie jak marki, obrazy lub znaki, możesz potrzebować dowodu, że Twój producent wyprodukował te towary z odpowiednim pozwoleniem. Świadectwa autoryzacji mają często formę listów od właścicieli praw własności intelektualnej. Nieprzedstawienie dowodu może spowodować konfiskatę towaru przez służby celne oraz nałożenie na Ciebie kary pieniężnej.

W niektórych krajach wymagane jest dostarczenie listy pakowej oprócz faktury handlowej. Lista pakowa to dokument dostarczany przez nadawcę zawierający szczegóły dotyczące towarów znajdujących się w przesyłce oraz sposobu ich pakowania. Zawiera ona numery kartonów, liczbę sztuk w kartonach oraz wagę i wymiary kartonów. Dzięki temu każda osoba zaangażowana w proces na różnych etapach może sprawdzić, co jest wysyłane. Lista pakowa jest wykorzystywana przez służby celne podczas odprawy celnej i wjazdu do niektórych krajów, aby udowodnić, że zapakowane towary są zgodne z fakturą handlową.

Niektórzy klienci stosują list przewozowy jako gwarancję zapłaty za towar. Kiedy używana jest ta metoda płatności, list przewozowy jest oficjalnym dokumentem wysyłkowym służącym do otrzymania płatności, przeniesienia własności i zwolnienia środków przez bank na rzecz nadawcy po otrzymaniu towarów przez odbiorcę.