Na fakturze handlowej podane są wszystkie informacje niezbędne do przeprowadzenia odprawy celnej — dlatego tak ważne jest, aby była ona prawidłowo wypełniona. Pamiętaj, opisy towarów muszą być dokładne i napisane w języku angielskim, a wartości muszą być realistyczne oraz należy podać ilości i specyfikę każdego przedmiotu. Podanie kodu ujednoliconej taryfy celnej (HS) sprawi, że opis towarów będzie zrozumiały we wszystkich krajach.

Najlepiej gdybyśmy od razu mieli wszystkie potrzebne informacje, ale jeśli będziemy musieli poprosić o ich uzupełnienie, to im szybciej je otrzymamy, tym większe prawdopodobieństwo, że uda nam się uniknąć opóźnień celnych. Warto porozmawiać o tym również z klientami — czasami musimy skontaktować się z nimi w celu uzyskania informacji, a szybkie uzyskanie tego, czego potrzebujemy, może być niezbędne dla pomyślnej dostawy.

Nawet jeśli Twoje towary są próbkami, prototypami, prezentami lub nie są przeznaczone do sprzedaży, władze celne nadal muszą znać ich wartość. Jeśli ta informacja zostanie pominięta lub na dokumentach nie będzie podana żadna wartość, może to spowodować opóźnienia. Należy podać jedną z następujących wartości:

• Wartość transakcji (płacona przez końcowego nabywcę).
• Wartość handlowa towarów, jeżeli wartość transakcji nie jest znana.
• Kwota stanowiąca koszt wyprodukowania towarów, jeżeli ich wartość handlowa nie jest znana.

Sprawdź z wyprzedzeniem, czy Twoje towary spełniają wymagania. Należy między innymi sprawdzić, czy produkty spełniają standardy wymagane w kraju docelowym oraz czy import wysyłanych produktów nie jest tam zabroniony.

Być może będą musieli zapłacić cło importowe, gdy przesyłka dotrze na miejsce lub dostarczyć dodatkową dokumentację lub informacje. Kluczowe jest zadbanie o to, aby mieli tego świadomość odpowiednio wcześniej — w tym wiedzieli o tym, jakie opłaty mogą być należne. Międzynarodowe Reguły Handlu (Incoterms) podsumowują, co zostało uzgodnione pomiędzy nadawcą a odbiorcą, i powinny być zawarte na fakturze handlowej.

Ta informacja może pomóc w zmniejszeniu ryzyka zatrzymań i opóźnień celnych, ale nie tylko. Niektóre towary mogą być objęte specjalnymi procedurami celnymi lub nawet niższymi opłatami celnymi. Chodzi tu o przesyłki, które są wysyłane jako prezenty, zwroty, naprawy, próbki lub produkty do testowania. Jeśli powód wysyłki nie zostanie podany, odbiorca może zapłacić wyższe opłaty celne, niż jest to konieczne.

Niektóre przesyłki wymagają specjalnej dokumentacji w celu umożliwienia eksportu z kraju pochodzenia lub importu do kraju przeznaczenia (np. świadectwo pochodzenia, licencja CITES w przypadku towarów, które mogą pochodzić z zagrożonych gatunków, lub certyfikat Kimberley w przypadku nieoszlifowanych diamentów). W niektórych przypadkach wysyłane towary mogą być objęte ograniczeniami lub zakazane, dlatego ważne jest, aby sprawdzić to przed wysyłką.

Ważne jest, aby dane podane na fakturze handlowej, lotniczym liście przewozowym i wszelkich innych dokumentach przewozowych były spójne. Rozbieżności — nawet jeśli wydają się niewielkie — mogą skutkować opóźnieniami w odprawie celnej. Na przykład należy sprawdzić, czy pozycje i wartości całkowite na fakturze handlowej i lotniczym liście przewozowym zgadzają się ze sobą.

Wysyłka towarów w nieodpowiednim opakowaniu może być przyczyną opóźnień. Na przykład jeśli opakowanie ulegnie uszkodzeniu, części przesyłki mogą zostać zagubione lub uszkodzone, powodując problemy z odprawą celną. Ponadto jeśli dokumentacja nie jest prawidłowo dołączona do przesyłki, kluczowe dokumenty mogą zaginąć, co również może powodować opóźnienia. Konieczne jest zadbanie o odpowiednie opakowanie dla towarów.

Przekazanie dokumentacji celnej w formie elektronicznej umożliwia usprawnienie procesu odprawy celnej. Jest to proste i skuteczne rozwiązanie eliminujące opóźnienia w odprawie celnej, gwarantujące terminowe doręczenie paczek międzynarodowych i ograniczające konieczność drukowania dokumentów.

Jeśli potrzebujesz pomocy w wypełnieniu któregokolwiek z kroków lub szukasz bardziej szczegółowych informacji na temat przygotowania przesyłki do odprawy celnej, odwiedź naszą platformę Shipping Channel.