Sprawdzone metody wysyłki w e-commerce

Sukces sklepu internetowego w dużej mierze opiera się na płynnym i ściśle kontrolowanym procesie wysyłki. Wszystko, od pakowania po dokumentację, musi być dopracowany do perfekcji.

Jednak wysyłanie towarów do wielu miejsc nie jest bezproblemowe — obowiązują różne procedury celne oraz przepisy, które trzeba brać pod uwagę. Dlatego przygotowaliśmy listę kontrolną pomocną w poruszaniu się w złożonym środowisku wysyłek międzynarodowych dla sklepów internetowych.

Lista kontrolna 10 niezbędnych kroków dla wysyłki e-commerce

1. Właściwe pakowanie towarów

Najważniejsze, aby paczki dotarły do klientów bezpiecznie i bez uszkodzeń. To może być trudne, jeśli odległość do pokonania jest duża, jednak nasz przewodnik o tym jak uniknąć częstych błędów pomoże Ci sprawdzić, czy Twój towar jest poprawne zapakowany.

Przy doborze opakowania warto wziąć pod uwagę lokalny klimat i warunki dostawy. Jeśli wysyłasz produkty o różnych wielkościach, warto rozważyć opakowania regulowane, takie jak wodoodporne koperty na odzież lub pozwalające na dopasowanie do rozmiaru towaru kartony do wysyłania książek.

2. Prawidłowe etykietowanie i znakowanie przesyłek

W przypadku przesyłania towarów niebezpiecznych, delikatnych lub wymagających utrzymania określonej temperatury bardzo ważne jest ich odpowiednie oznakowanie. Pozwoli to uniknąć uszkodzeń, opóźnień lub potencjalnych zagrożeń.

W naszym przewodniku o wysyłce towarów niebezpiecznych znajdziesz więcej informacji na temat wymagań dotyczących pakowania i dokumentacji. W przypadku innych rodzajów towarów, Twój przewoźnik będzie mógł dostarczyć etykiety oraz przekazać instrukcje dotyczące pakowania.

3. Ustalenie, czy produkty podlegają regulacjom

Najpierw sprawdź u lokalnych władz celnych, czy wysyłane produkty podlegają regulacjom w kraju docelowym. Następnie dowiedz się, jakie organy administracyjne odpowiadają te regulacje, i sprawdź, co musisz zrobić, aby spełnić wymagania. Pamiętaj, że przepisy mogą ulegać zmianie, dlatego regularnie sprawdzaj aktualizacje.

Nie wiesz, od czego zacząć? Na naszej stronie o wysyłce towarów regulowanych znajdziesz praktyczny przewodnik krok po kroku.

4. Określanie kto jest odpowiedzialnej za opłacenie cła i podatków

W zależności od rodzaju i wartości towarów, podczas odprawy celnej przesyłki mogą zostać naliczone cła i podatki. Koszty te możesz pokryć Ty (jako sprzedający) lub może je uiścić odbiorca.

Niezamieszczenie informacji o cłach i podatkach jest ryzykowną strategią, która może prowadzić do zwiększenia liczby przesyłek zwrotnych od kupujących, którzy nie zaakceptują rachunku. Dobrze jest zachować przejrzystość. Twoi klienci mogą nie mieć nic przeciwko pokryciu tych opłat, ale nie chcą być zaskakiwani niespodziewanym opłatami. Pamiętaj również o zamieszczeniu warunków Incoterms określających charakter tego porozumienia na fakturze handlowej dołączonej do przesyłki.

Jeśli chcesz, aby to klient opłacał cła i podatki:

Zamieść w swoim sklepie internetowym odpowiednie zastrzeżenie i powiadom o tym klientów jeszcze przed dokonaniem płatności. To praktyczne rozwiązanie, jeśli sprzedajesz dużą liczbę produktów o małej lub średniej wartości.
Zintegruj swój sklep internetowy z narzędziem, które pozwoli obliczać wartość ceł i podatków, jakie Twoi klienci będą musieli zapłacić. To pomocne rozwiązanie, gdy sprzedajesz produkty drogie lub ekskluzywne.
Dodaj cła i podatki do całkowitej kwoty zakupu przy finalizowaniu transakcji w koszyku. Twój przewoźnik będzie musiał zaaranżować płatność z władzami celnymi, a nawet może zaproponować pokrycie jej z góry w Twoim imieniu.

5. Podanie dokładnej wartości towaru

Władze celne obliczają cła i podatki na podstawie wartości towaru. Dlatego tak ważne jest podanie na fakturze dokładnej wartości detalicznej towarów. Jeśli władze celne podważą zadeklarowaną wartość, mogą zażądać od klienta przedstawienia potwierdzenia transakcji lub paragonu. Do tego czasu zatrzymają przesyłkę, co spowoduje powstanie dodatkowych kosztów.

Przy określaniu wartości warto pamiętać o:

Wskazaniu ilości poszczególnych pozycji z zastosowaniem właściwej jednostki miary.
Zamieść koszty przesyłki, jeśli to klient je pokrywa.
Wyraźnie zaznacz, jeśli uwzględniono rabat. Jeśli zastosowano kod rabatowy, można umieścić go na fakturze handlowej.

Należy pamiętać, że zaniżenie wartości towarów może spowodować obciążenie karą grzywny i opóźnienie wysyłki. Jeśli służby celne stwierdzą, że wartość przesyłek z Twojego sklepu internetowego jest systematycznie zaniżana, grzywny mogą wzrosnąć, a wszystkie przesyłki będą drobiazgowo sprawdzane przez władze celne.

6. Przygotowanie dokumentów

Przygotuj następujące dokumenty:

Zawsze dołączaj fakturę handlową zawierającą szczegółowy opis towarów, kod ujednoliconej taryfy celnej, warunki Incoterms oraz informację na temat dokładnej wartości handlowej. Jeśli to klient pokrywał koszty przesyłki, należy je wskazać na fakturze handlowej.
Upewnij się, że na lotniczym liście przewozowym również są uzupełnione wszystkie dane dotyczące przesyłki.
Pamiętaj o zamieszczeniu kompletnych danych Twojej firmy, takich jak adres i dane kontaktowe. Pamiętaj, że w niektórych krajach wymagany jest zarejestrowany numer eksportera lub potwierdzenie rejestracji jako internetowy sprzedawca detaliczny.
Upewnij się, że dane odbiorcy są kompletne. W niektórych krajach wymagane są numery identyfikacyjne importera, takie jak numer EORI w przypadku klientów biznesowych z siedzibą w Unii Europejskiej, numer PCCC podczas wysyłania towarów do klientów w Korei lub numer KYC dotyczący towarów wysyłanych do Indii.
Jeśli wysyłasz towary podlegające regulacjom, pamiętaj o uwzględnieniu licencji i zezwoleń wymaganych przez służby celne.
Sprawdź, czy wymagany jest dowód pochodzenia. Konieczne może być dostarczenie świadectwa pochodzenia, oświadczenia o preferencyjnym pochodzeniu lub obydwu tych dokumentów w zależności od obowiązującego porozumienia o wolnym handlu (FTA).

Prowadzisz sklep internetowy od niedawna? Zapoznaj się z naszym szczegółowym przewodnikiem o przygotowywaniu dokumentów w e-commerce.

7. Korzystanie z dokumentów elektronicznych zawsze, gdy istnieje taka możliwość

Jeśli władze celne w Twoim kraju przetwarzają dokumenty w formie elektronicznej, zarejestrowanie ich usprawni procedury wnioskowania o zwolnienie z cła i korzystanie z umów preferencyjnych.

Jeśli złożysz dokumenty przez internet, Twój przewoźnik będzie mógł szybko wychwycić braki, a nawet dokonać odprawy, jeszcze zanim paczka trafi do kraju docelowego.

8. Monitorowanie pierwszej przesyłki

Gdy nadasz pierwszą przesyłkę do nowej lokalizacji, pamiętaj o jej monitorowaniu. Możesz skontaktować się z klientem, aby sprawdzić, czy po jego stronie nie wystąpiły żadne problemy z przesyłką. W razie jakichkolwiek problemów ważne jest szybkie zareagowanie i podjęcie współpracy z przewoźnikiem, aby upewnić się, ze proces przebiega sprawnie.

9. Zarządzanie przesyłkami wstrzymanymi przy odprawie celnej

Jeśli towarów nie zostaną odprawione w dniu przybycia, zostaną one zatrzymane w punkcie celnym. Najczęstszą przyczyną takiego stanu rzeczy jest niedokładne opisanie towarów na fakturze handlowej. Kolejną przyczyną może być brak danych kontaktowych odbiorcy, co uniemożliwia przewoźnikowi skontaktowanie się z nim i uzyskanie szczegółowych instrukcji dotyczących odprawy.

Jeśli Twoja paczka zostanie zatrzymana, przewoźnik powiadomi Cię o tym w ciągu 24 godzin. O ile nie uzgodniono inaczej, zatrzymane przesyłki zazwyczaj są zwracane do nadawcy po upływie pięciu dni, przy czym naliczane są dodatkowe opłaty. W zależności od wartości towarów, wielkości przesyłki oraz kosztów transportu w niektórych przypadkach bardziej opłacalne może być zniszczenie lub porzucenie przesyłki. Jeśli zdecydujesz się na takie rozwiązanie, pamiętaj, aby najpierw powiadomić o tym przewoźnika.

10. Zasięganie porady u przewoźnika w razie wątpliwości

Podczas zakładania sklepu internetowego i próby zgłębienia procesu wysyłki przewoźnik będzie Twoim najlepszym partnerem. Zwróć się do niego o radę i wsparcie oraz zapoznaj się z narzędziami, jakie może Ci zaoferować, aby usprawnić cały proces.

Ta strona ma na celu dostarczenie ogólnych informacji na temat wysyłki. Jeśli nie masz pewności jakie wymagania obowiązują w przypadku Twojej wysyłki, skontaktuj się z przewoźnikiem. Przed wysyłką zapoznaj się z przepisami i zasadami obowiązującymi w kraju nadania i w kraju docelowym przesyłki. Informacje te znajdziesz na stronach rządowych.