Dokumenty do odprawy celnej przesyłek e-commerce

Jeśli zależy Ci na szybkich doręczeniach przesyłek międzynarodowych, jednym z najlepszych sposobów jest solidne przygotowanie dokumentacji. Jak możesz się upewnić, że masz właściwe dokumenty i są one poprawnie wypełnione? Zobaczmy!

Dlaczego dokumenty do odprawy celnej są tak ważne?

Twój sklep internetowy z T-shirtami prężnie się rozwija. Klient z odległego kontynentu właśnie dokonał zakupu i musisz przesłać mu wybrany produkt. W tym celu T-shirt musi pokonać drogę z Twojego kraju do kraju klienta, w tym czasie dwukrotnie przechodząc odprawę celną. Jeśli Twoje dokumenty nie będą spełniały rygorystycznych wymagań celnych, dostawa paczki może się opóźnić lub paczka może zostać odesłana, a nawet zajęta.

Dobrze uporządkowane dokumenty pomogą uniknąć takich logistycznych utrudnień. Z początku ich sporządzenie może stanowić wyzwanie, jednak po odpowiednim przygotowaniu staje się łatwiejsze. Na tej stronie opisujemy osiem podstawowych kroków, jakie należy wykonać.

Przygotowanie dokumentów do odprawy celnej w ośmiu krokach

1. Stwórz szablon faktury handlowej
2. Przygotuj dokładny opis towarów
3. Sprawdź klasyfikację towaru według ujednoliconej taryfy celnej (kod HS)
4. Wskaż kraj produkcji 
5. Sprawdź obowiązujące cła, podatki lub zezwolenia
6. Zdefiniuj warunki Incoterms®
7. Przestrzegaj przepisów dotyczących produktów
8. Przygotuj dokumenty

1. Tworzenie szablonu faktury handlowej

Faktura handlowa jest kluczowym dokumentem przewozowym, który zawsze towarzyszy przesyłce. Szablon można uzyskać u swojego przewoźnika, jednak formatowanie może nie odpowiadać Twoim potrzebom lub nie być akceptowane przez służby celne w niektórych krajach (czasami wymagany jest papier firmowy). 

Dotychczas najczęściej stosowanym i przyjętym sposobem uzyskania faktury handlowej jest jej samodzielne przygotowanie. Podczas tworzenia własnego szablonu faktury handlowej możesz uwzględnić tylko te pola, które dotyczą Twojej przesyłki. Pamiętaj, aby nadać dokumentowi nazwę „Faktura handlowa”, ponieważ niektóre służby celne odrzucają faktury zatytułowane inaczej, na przykład „Faktura proforma”.

Najważniejsze pola na fakturze handlowej:

• Tytuł dokumentu: „Faktura handlowa”
  
• Papier firmowy, logo lub marka Twojej firmy
  
• Nazwa, adres i dane kontaktowe Twojej firmy (nadawcy)
  
• Nazwa, adres i dane kontaktowe odbiorcy
  
• Numer przesyłki (lotniczy list przewozowy lub numer do minitorowania od przewoźnika)
  
• Warunki Incoterms® dla przesyłki
  
• Powód eksportu / użytkowanie końcowe produktu (np. sprzedaż, konsumpcja, zakup elektroniczny)
  
• Data
  
• Kod HS (kod ujednoliconej taryfy celnej)
  
• Opis towarów
  
• Ilość/liczba towarów (wyrażona w uznawanych jednostkach miary)
  
• Wartość towarów (cena detaliczna przesyłek ze sklepów internetowych)
  
• Koszty wysyłki i ubezpieczenia 
  
• Waga paczki (NETTO oraz BRUTTO)
  

Dodatkowe dane, jakie można lub trzeba uwzględnić:

• Numer faktury
  
• Oświadczenie o pochodzeniu
  
• Cła i podatki nałożone na przesyłkę
  
• Kraj pochodzenia lub dane producenta
  
• Uwagi klienta dodane w trakcie zakupu online
  
• Podpis Twój lub przedstawiciela Twojej firmy
  
• Właściwe informacje dotyczące organów regulacyjnych (np. numery EORI, VAT, EIN, SSN lub inne im odpowiadające)
  

2. Przygotowanie dokładnego opisu towarów

Opis towarów na fakturze handlowej jest ważny, ponieważ umożliwia służbom celnym dokładną ocenę towarów, potwierdzenie klasyfikacji w systemie kodów ujednoliconej taryfy celnej (HS), a następnie stwierdzenie, jakim cłom i podatkom podlega przesyłka.

Opis musi być szczegółowy, dokładny i zgodny z danym kodem HS. Opisy niejednoznaczne, takie jak „prezent” czy „orzechy”, mogą spowodować opóźnienie przesyłki przez służby celne lub naliczenie dodatkowych opłat (np. za przechowywanie) w związku z oczekiwaniem na dostarczenie pełnego opisu.

W opisie towarów często zawarte są następujące informacje:

• Opis podstawowy (np. T-shirt unisex z nadrukiem z przodu wykonanym techniką sitodruku)
  
• Materiały lub skład produktu (np. bawełna organiczna 100%, dzianina)
  
• Ilość i szczegóły dotyczące pakowania (np. 1 T-shirt, zapakowany pojedynczo w folię)
  
• Kraj produkcji (np. Włochy)
  
• Wartość towarów (np. 80 EUR — cena detaliczna, jaką zapłacił klient)
  

3. Klasyfikacja towaru według ujednoliconej taryfy celnej - kod HS

Kod HS jest międzynarodowym kodem towaru szeroko stosowanym do klasyfikacji produktów. Zazwyczaj składa się z 8 lub 10 cyfr, przy czym pierwsze sześć cyfr to cyfry jednakowe na całym świecie, natomiast ostatnie cyfry są zależne od kraju docelowego. Przykładowy kod HS dla bawełnianego T-shirtu unisex to 61091000. Kod HS należy zawsze umieszczać na fakturze handlowej.

Możesz zwrócić się do przewoźnika o pomoc w sklasyfikowaniu swojego katalogu produktów przy użyciu właściwych kodów HS. Będzie potrzebna informacja na temat miejsca pochodzenia Twoich produktów, sposobu ich wytwarzania oraz tego, jakie materiały zawierają. Różnice między poszczególnymi kodami mogą być bardzo niewielkie, dlatego należy uważnie dobrać właściwe. Na przykład buty skórzane ze skórzaną podeszwą (kod 640359) będą klasyfikowane inaczej niż buty skórzane z gumową podeszwą (640399).

4. Wskazanie kraju produkcji towarów

Na fakturze handlowej wskaż kraj produkcji. Jest to kraj, w którym towary zostały wytworzone lub w którym miały miejsce ostatnie procesy produkcyjne. Niekoniecznie jest to kraj, z którego towary są wysyłane. Taką informację można podać, dodając pole „Kraj pochodzenia” lub podając nazwę i adres producenta bądź oba te elementy.

Czasami wskazanie kraju produkcji jest wymagane do zwolnienia przesyłki z ceł na podstawie umowy handlowej — więcej informacji w opisie kolejnego kroku.

5. Sprawdzenie obowiązujących ceł, podatków lub zwolnień

Towary przekraczające granicę nowego kraju mogą podlegać cłom i podatkom. Dotyczy to również przesyłek ze sklepów internetowych. Sprawdź z wyprzedzeniem cła i podatki, aby żadne niespodziewane koszty nie pochłonęły Twojej marży. Ważne jest również wskazanie podmiotu odpowiedzialnego za pokrycie tych opłat poprzez określenie warunków Incoterms®. 

Dzięki międzynarodowym umowom handlowym Twój produkt może kwalifikować się do zwolnienia z cła lub obniżenia jego stawki w kraju docelowym. Zależy to od rodzaju towarów oraz miejsca ich produkcji. Sprawdź u swojego przewoźnika, czy Twoje towary się kwalifikują. Jeśli tak, musisz przedstawić na to dowód w swojej dokumentacji przewozowej, uwzględniając w niej dowód pochodzenia. Najczęściej takim dowodem pochodzenia są:

• Oświadczenie o pochodzeniu — zazwyczaj w formie standardowego tekstu zamieszczanego na fakturze handlowej
  
• Świadectwo pochodzenia — zazwyczaj w formie odrębnego dokumentu, obecnie wymagane coraz rzadziej

Oświadczenie o pochodzeniu

Oświadczenie o pochodzeniu nazywane również deklaracją na fakturze lub oświadczeniem o preferencyjnym pochodzeniu to standardowa formułka tekstowa składająca się z kilku wierszy, zamieszczana na fakturze handlowej. Jego poprawna treść zależy od rodzaju produktu oraz miejsca docelowego. Można ją uzyskać od swojego przewoźnika lub u lokalnych służb celnych. Jeśli formułka zostanie zmieniona lub nie zostanie zamieszczona na fakturze handlowej, wówczas służby celne jej nie zaakceptują.

6. Zdefiniowanie warunków Incoterms® stosowanych wobec klienta

Warunki Incoterms® określają, kto pokrywa koszty wysyłki oraz wszelkie nakładane na nią cła i podatki. Jako sprzedawca masz obowiązek wskazać taką informację na swojej stronie internetowej (często w koszyku) oraz na fakturze handlowej. Wyraźne przekazanie klientom takiej informacji pozwoli uniknąć porzuconych transakcji i negatywnych wrażeń klientów. W przypadku przesyłek nadawanych przez sklepy internetowe najczęściej stosuje się następujące warunki Incoterms®:

Dostarczone, cło opłacone (DDP)

DDP (płatność po stronie sprzedającego), wtedy Ty pokrywasz wszystkie koszty. Wartość ceł i podatków możesz doliczyć klientowi w kasie sklepu internetowego, a następnie skierować płatność bezpośrednio do urzędów celnych.

DAP - Dostarczone do miejsca

W przypadku DAP (płatność po stronie kupującego), którą wcześniej określano mianem „dostarczone, cło nieopłacone” lub DDU, to odbiorca ma obowiązek pokrycia opłat celnych, gdy towary trafiają do jego kraju. Jeśli przed odprawą i dostarczeniem przesyłki konieczne jest pobranie wysokich ceł i podatków, może to powodować opóźnienia celne.

7. Przestrzeganie przepisów dotyczących produktów

Przepisy dotyczące produktów obowiązujące w kraju docelowym mogą mieć wpływ na to, jakie dokumenty, jeśli w ogóle, trzeba dołączyć do przesyłki. Wymagania mogą obejmować rejestrację w organach administracji państwowej, uzyskanie licencji lub zezwolenia bądź przetłumaczenie etykiety swojego produktu na język lokalny. 

Zazwyczaj dotyczy to żywności, leków, odzieży, elektroniki, zabawek oraz wielu innych towarów. Na przykład podczas wysyłania obuwia do Stanów Zjednoczonych władze celne tego kraju wymagają deklaracji dotyczącej obuwia. Skontaktuj się ze swoim przewoźnikiem, aby dowiedzieć się, jakim organom administracyjnym podlega Twój produkt w kraju docelowym oraz jakie dokumenty są wymagane w jego przypadku.

8. Przygotowanie dokumentów

Po zidentyfikowaniu, jakie dokumenty będą potrzebne, możesz zacząć je tworzyć lub gromadzić. Niektóre dokumenty takie jak faktura handlowa można wygenerować samodzielnie. Inne, jak świadectwo pochodzenia lub certyfikat CITES, trzeba uzyskać od odpowiednich organów i przekazać przewoźnikowi. 

Częstotliwość składania dokumentów również jest różna. Niektóre dokumenty wystarczy okazać raz, przy pierwszej wysyłce produktu, podczas gdy inne muszą być dołączone do każdej wysyłki. 

Dokumentacja drukowana

Jeśli udostępniasz wydrukowane dokumenty, dołącz do przesyłki trzy kopie. Oryginały oraz jeden zestaw kopii umieść w koszulce przymocowanej na zewnątrz przesyłki. Trzeci zestaw wręcz bezpośrednio kurierowi odbierającemu paczkę.

Elektroniczne dokumenty do odprawy celnej

W ostatnich latach służby celne odnotowały wzrost zainteresowania wykorzystaniem dokumentacji celnej w wersji elektronicznej. Cyfrowe lub zeskanowane wersje dokumentów są wysyłane do organów celnych w momencie nadawania paczki. Robisz to, przesyłając drogą elektroniczną wszystkie dokumenty podczas zlecenia wysyłki u Twojego przewoźnika. 

Zaletą dokumentów elektronicznych jest dostęp do nich w dowolnej chwili i z dowolnego miejsca, co pozwala zapobiega opóźnieniom i umożliwia służbom celnym odprawienie przesyłki jeszcze przed jej nadejściem. Niektórzy sprzedawcy z sektora e-commerce decydują się na to rozwiązanie także po to, aby ich klienci wraz z zakupionym towarem nie dostawali całej dokumentacji. 

Jednak nie wszystkie kraje akceptują rozwiązania elektroniczne. W przypadku niektórych przesyłek wciąż może być wymagana dokumentacja drukowana. Dowiedz się u Twojego przewoźnika, czy dokumentacja powinna być udostępniona w formie cyfrowej, drukowanej czy w obydwu. Najlepszą praktyką wg przewoźników jej przesłanie dokumentacji w wersji elektronicznej (o ile to możliwe) i jednoczesne dołączenie wydrukowanych dokumentów do przesyłki.