Doręczenie towarów do klientów w nienaruszonym stanie jest najważniejsze. Niezastosowanie się do tego wymogu może mieć negatywny wpływ na wszystkie elementy, od kosztów i zwrotów po zmarnowane produkty, zszarganą reputację marki i utraconą lojalność klientów.

Chociaż wysyłka większości towarów jest bezproblemowa, niektóre delikatne, podatne na uszkodzenia lub wrażliwe produkty mogą wymagać większej troski i uwagi przed transportem, a także w jego trakcie. Potrzeby te mogą się znacznie różnić w zależności od produktu. Przykładowo szklany wazon może wymagać zupełnie innego traktowania niż produkt farmaceutyczny. Podobnie ma się sprawa z produktami podatnymi na warunki środowiskowe takimi jak cięte kwiaty. W ich przypadku konieczne jest spełnienie określonych wymogów w zakresie wysyłki.

Jaki jest więc sposób na zagwarantowanie dotrzymania obietnic i doręczenie towarów do klientów w nienaruszonym stanie zwłaszcza w przypadku wysyłki transgranicznej? Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z tym kursem dla zaawansowanych.

Dobrym punktem wyjścia jest ocena wymagań z perspektywy produktów, klientów i firmy.

• W przypadku produktów może to obejmować poznanie warunków, w jakich muszą być one pakowane i wysyłane. Od wszelkich dodatkowych potrzeby w zakresie użycia materiałów zabezpieczających po wrażliwość na upływ czasu lub warunki termiczne.
• W przypadku klientów musisz zastanowić się nad ich potrzebami. W jaki sposób i kiedy będą chcieli otrzymywać swoje zamówienia? Przykładowo, jeśli będą wysyłać towary świeże lub wrażliwe na temperaturę, czy priorytetem będzie szybkość realizacji? Czy też, jeśli mają wypełniony harmonogram, mogą potrzebować elastyczności w organizowaniu doręczenia, aby mieć pewność, że mogą je odebrać osobiście? Podobnie mają się sprawy w przypadku bardzo cennych i wrażliwych na uszkodzenia towarów. Czy klienci będą chcieli w ich przypadku zastosowanie wyższego poziomu bezpieczeństwa? Warto również zwrócić uwagę na to, czy klienci będą z wyprzedzeniem potrzebowali dodatkowych informacji w celu zapewnienia bezproblemowego przekraczania granic przez ich przesyłkę.
• Z punktu widzenia firmy, w szczególności jeśli wysyłasz towary delikatne po raz pierwszy, warto przemyśleć, czy należy zmienić jakiekolwiek ustalone procesy związane z przechowywaniem albo czy będzie potrzebny specjalistyczny sprzęt. Należy również zwrócić uwagę na to, czy pracownicy potrzebują dodatkowego szkolenia, które pomoże im sprostać podwyższonym wymaganiom związanym z wysyłką towarów delikatnych?

Przed wysyłką należy zapoznać się z wszelkimi przepisami, które mogą mieć wpływ na produkt. Przykładowo w zależności od towarów może być konieczne przestrzeganie przepisów sanitarnych i fitosanitarnych obowiązujących na rynku docelowym. Trzeba mieć również świadomość przepisów i wytycznych narzuconych przez przewoźników — w tym tego, jakich towarów nie można wysyłać oraz wszelkich szczególnych wymagań dotyczących tych, które można.

Ze względu na charakter towarów delikatnych będą one najprawdopodobniej wymagały użycia określonego opakowania w celu zapewnienia im ochrony. Będzie to zależało od produktu, ale pomocne może być przestrzeganie sprawdzonych metod:

• Wybierz pudełko, które jest sztywne, wytrzymałe i nieco większe niż produkt — w wystarczającym stopniu w celu użycia dodatkowego materiału zabezpieczającego i zapewnienia ochrony oraz jednoczesnego zminimalizowania ryzyka przemieszczenia podczas transportu. Ostrożnie owiń przedmiot folią bąbelkową, umieść go w pudełku i wypełnij wszelkie luki dodatkowym materiałem zabezpieczającym, tak aby szczelnie wypełnić całą przestrzeń. Oklej pudełko taśmą, aby powstał kształt litery H. W ten sposób zostaną zakryte wszystkie łączenia. Oznacz pudełko jako towar wrażliwy na uszkodzenia, aby przewoźnicy wiedzieli, że muszą zachować ostrożność. Przydatna może również okazać się etykieta „Tą stroną do góry”.
• Jeśli Twoje towary muszą być przechowywane w odpowiedniej temperaturze, rozważ najbardziej odpowiedni sposób, aby to osiągnąć. Wkładki żelowe i suchy lód są opcjami w przypadku pewnych produktów. Dostępne są również specjalne opakowania, które utrzymują produkty w odpowiedniej temperaturze.
• Dobrym pomysłem jest użycie nowego pudełka, ponieważ starsze mogą z czasem stracić wytrzymałość. Jeśli jednak wysyłasz przesyłkę w używanym pudełku, upewnij się, że stare etykiety zostały usunięte przed przyklejeniem nowych.

Towary delikatne mogą wymagać określonej obsługi lub specjalistycznego transportu. Być może wystarczy zachowanie nieco większej ostrożności podczas transportu. W przypadku transportowania niektórych towarów można odnieść korzyści z użycia specjalistycznych rozwiązań transportowych, które zagwarantują Ci spokój podczas całego procesu doręczenia.

Niezależnie od tego, jakie towary delikatne wysyłasz, oto cztery kwestie, na które należy zwrócić uwagę podczas organizowania transportu.

Bezpieczeństwo: zastanów się, w jaki sposób towary muszą być transportowane, aby pozostały bezpieczne lub nie uległy uszkodzeniu. Sprawdź, czy Twój przewoźnik może spełnić te potrzeby.

Szybkość: czy towary wymagają wysyłki ekspresowej, aby spełnić wymagania klienta w zakresie doręczenia lub jakości produktu? Wcześniejsze zrozumienie wymagań ułatwia wdrożenie najlepszego rozwiązania transportowego.

Monitorowanie: jak ważne jest dokładne monitorowanie procesu doręczenia? Przykładowo czy klienci muszą dokładnie wiedzieć, kiedy przesyłka zostanie doręczona? Czy potrzebuję opcji związanych z monitorowaniem przesyłki podczas realizacji procesu doręczenia?

Temperatura: czy towary mogą być wysyłane w standardowym transporcie, czy też zajdzie potrzeba wykorzystania opcji dających możliwość kontrolowania temperatury, aby zagwarantować, że towary dotrą do miejsca przeznaczenia w nienaruszonym stanie?

Opóźnienia w odprawie celnej nigdy nie są pożądane, ale w przypadku niektórych towarów delikatnych, których wysyłka musi zostać szybko zrealizowana, mogą powodować problemy. Wcześniejsze poznanie wymagań pozwoli na uniknięcie kłopotów.

• Upewnij się, że cała dokumentacja została prawidłowo wypełniona, w tym kody ujednoliconej taryfy celnej (HS), szczegółowe opisy towarów, a także dokładne wyceny. Dobrym pomysłem jest również dołączenie listy pakunkowej.
• Sprawdź, czy towary będą wymagały dodatkowych licencji lub certyfikatów podczas przekraczania granic międzynarodowych. Jeśli tak, upewnij się, że zostały one uzyskane z wyprzedzeniem i niezwłocznie dostarczone.
• Nie przyjmuj założeń. Każdy kraj ma swój własny zestaw przepisów i dokumentów wymaganych przy przekraczaniu granicy przez określone towary. Sprawdź zasady obowiązujące na każdym rynku, na który wysyłasz towary.