3 sposoby na utrzymanie najwyższej wydajności

Ścisła komunikacja pomaga zapewnić płynność wysyłki, ale także przygotować Twoją firmę na nieoczekiwane zakłócenia, dzięki zapasowym dostawcom, przewoźnikom będącym w stanie gotowości i skutecznemu monitorowaniu klientów.

Szczyt sezonu zbliża się wielkimi krokami i pomimo tego, że przynosi wiele możliwości rozwoju dla wielu firm, wyzwania mogą mieć przeróżne kształty i rozmiary.

Prowadzenie firmy w okresie szczytu sezonu może być o wiele trudniejsze niż zwykle — niezależnie od tego, czy chodzi o utrzymanie kontroli nad obciążeniem pracą, spełnianie wymagań bardziej wymagających klientów, czy nawet o skuteczne zarządzanie pracownikami tak, aby zachowali odpowiednią motywację, której potrzebują.

Jednak to jest okres, w którym najważniejsze jest, aby standardy nie uległy pogorszeniu. Sprostanie tym dodatkowym wymaganiom może okazać się kluczem do zwycięstwa po zakończeniu szczytu sezonu.

Jak więc utrzymać wysoką jakość i spójność, a jednocześnie zachować spokój? Zapoznaj się z tymi pomysłami, aby upewnić się, że Twoja firma poradzi sobie ze wszystkimi wyzwaniami, jakie staną jej na drodze.

Prognozowanie jest Twoim przyjacielem. Można to zrobić na wiele sposobów — od śledzenia historycznej sprzedaży (oraz wszelkich zamówień, których nie udało się zrealizować) po monitorowanie wydarzeń makroekonomicznych i trendów rynkowych — ale możliwość dokładnego oszacowania popytu pomaga uniknąć posiadania zbyt małych (lub zbyt dużych) zapasów i braku zapasów w kluczowych momentach.¹.

Istnieje wiele różnych metod prognozowania i ważne jest, aby zastanowić się, która jest odpowiednia dla Twojej firmy w oparciu o dostępne dane i posiadane zasoby. Najważniejszą rzeczą jest po prostu upewnienie się, że prognozujesz — badania pokazują, że dwie trzecie firm nie ma w ogóle żadnego sformalizowanego systemu prognozowania².

Planowanie popytu obejmuje coś więcej niż tylko prognozowanie sprzedaży. W zależności od tego, co pokazują liczby, zastanów się, czy musisz zwiększyć możliwości swojej firmy, na przykład zapewniając dodatkowe pomieszczenia magazynowe. Współpracuj z dostawcami, aby zapewnić możliwość zaspokojenia potrzeb związanych z zapasami i produkcją — w końcu oni prawdopodobnie będą bardziej zajęci niż zwykle.

Dobrym pomysłem jest również wdrożenie planów awaryjnych, więc jeśli wydarzy się coś nieoczekiwanego — na przykład awaria strony internetowej, problemy z zaopatrzeniem lub choroba personelu — już wiesz, co robić.

Należy pamiętać, że planowanie to nie tylko długoterminowe strategie. Niezwykle cenne są również plany krótkoterminowe, takie jak sposób organizacji czasu w celu zapewnienia maksymalnej efektywności w trudnych czasach. Badania dowodzą, że poświęcenie 10–12 minut na planowanie dnia może zaoszczędzić do dwóch godzin, które w innym przypadku byłyby zmarnowane³.

Posiadanie odpowiedniej liczby pracowników jest niezbędne, a jeśli Twoja firma działa wydajnie w innych porach roku, może to oznaczać zatrudnianie pracowników tymczasowych w okresach dużego obciążenia, takich jak szczyt. Określ, jakie umiejętności są Ci potrzebne, opracuj plany szkoleń i wdrażania, jeśli to konieczne, a w czasach, gdy dostępność elastycznych pracowników może być na niskim poziomie, pamiętaj, że znalezienie odpowiednich osób może zająć więcej czasu niż w innych porach roku⁴.

W przypadku obecnych pracowników, szkolenie w kluczowych obszarach, takich jak odprawa celna i pakowanie, a także upewnianie się, że pracownicy są na bieżąco z nieznanymi obszarami działalności, w których mogą potrzebować pomocy w godzinach szczytu, może bardziej usprawnić ich działania.⁵. Ale równie ważne jest rozważenie zarządzania czasem. Niewłaściwe zarządzanie może prowadzić do obniżenia poziomu produktywności (nie wspominając już o stresie i zwiększonych kosztach).⁶ W okresach szczytu trzeba mieć na uwadze ten aspekt.

Należy również pamiętać o wszelkiej zwiększonej presji, jaka wywierana jest na pracowników i zastanowić się, w jaki sposób można ułatwić pracę przy zachowaniu harmonogramów operacyjnych. W zmniejszeniu obciążenia może pomóc w razie potrzeby oferowanie elastycznych godzin pracy lub umożliwienie pracy w domu⁷.

Nie zapominaj też o sobie w równaniu. Badania pokazują, że niemal 70% właścicieli firm odczuwa niepokój związany z okresem Black Friday, a okres świąteczny dla wywołuje niepokój u 64% z nich⁸. Wydaje się, że jest to cena nieunikniona, ale warto potraktować ją poważnie — 46% właścicieli uważa, że stres i problemy ze zdrowiem psychicznym wpływają na powodzenie ich firmy.⁹

Planowanie i organizacja mają kluczowe znaczenie zarówno podczas, jak i przed szczytem sezonu. Upewnianie się, że stany magazynowe (w tym wysyłkowe i innych opakowań) są zgodne z prognozami sprzedaży, jest dobrym pomysłem, ponieważ pozwala zoptymalizować stany magazynowe, dzięki czemu można efektywnie realizować zamówienia i podejmować bardziej świadome decyzje, co i kiedy złożyć ponownie¹⁰.

W przypadku większych firm warto również upewnić się, że dział marketingu dysponuje tymi samymi informacjami, co zespół ds. realizacji zamówień. Nie ma sensu stymulować sprzedaży, jeśli nie można jej zrealizować, dlatego bardzo ważne jest formułowanie planów marketingowych w połączeniu z planami dotyczącymi zapasów i logistyki¹¹.

Uważaj na potencjalne dopłaty okresowe pobierane przez przewoźników w okresie szczytowym i sprawdzaj ostateczne daty graniczne dla określonych wydarzeń kalendarzowych. Dzięki temu unikniesz przegapienia kluczowych zapasów lub rozczarowania niczego niepodejrzewających klientów¹².

Jest to w dużej mierze zasługa skutecznej komunikacji, która jest niezbędna w okresie szczytu sezonu. Ale niezależnie od tego, jak skutecznie poinformujesz klientów o terminie, kiedy mogą złożyć zamówienie, jakkolwiek będzie wyglądała strategia Twoich wewnętrznych zespołów, czy nawet jak regularnie skontaktujesz się z dostawcami, wszystko może i często się nie udaje.

Z tego powodu warto mieć dostawców rezerwowych na wypadek, gdyby główny dostawca nie był w stanie zrealizować Twojego zamówienia.¹³ A skoro mowa o klientach, warto informować ich na bieżąco o wszystkich etapach procesu — zwłaszcza jeśli ich zamówienia są opóźnione. W takiej sytuacji skontaktuj się z klientem tak szybko, jak to możliwe i pamiętaj, że podanie informacji o monitorowaniu i powiadomienie o doręczeniu może zarówno poprawić doświadczenie klienta, jak i zmniejszyć obciążenie zespołu obsługi klienta.¹⁴