Prognozowanie związane z zapasami jest kluczowym punktem w prowadzeniu firmy. Jego celem jest upewnienie się, że masz wystarczająco duże zapasy magazynowe, aby zaspokoić popyt ze strony klientów. Odpowiednie skorzystanie z takiego działania wymaga zachowania odpowiedniej równowagi. Zawyżone szacunki mogą doprowadzić do zablokowania płatności dużych faktur, ponieważ na Twoim koncie bankowym nie będzie wystarczających środków. Jednak jeśli szacunki związane z potrzebnymi zapasami okażą się za niskie, doprowadzi to do braków na półkach i niemożliwości realizacji cennych transakcji.

Oto poradnik, który pomoże Ci w prognozowaniu związanym z zapasami.

Istnieją cztery popularne metody do prognozowania. To:

Okres prognozowania to zakres czasu, dla którego przeprowadzane są przewidywania dotyczące zapotrzebowania. Możesz prognozować na okres najbliższych 12 miesięcy, trzech miesięcy lub czterech tygodni, w zależności od czasu realizacji zamówienia i innych nadchodzących wydarzeń².

Ważne jest zwrócenie uwagi na to, czy w okresie prognozy przypadają jakieś ważne wydarzenia sezonowe lub jednodniowe święta, ponieważ mogą one wpłynąć na sprzedaż i zapotrzebowanie związane z zapasami. Na przykład prognoza na trzy miesiące od października do grudnia, która obejmuje szczyt sezonu sprzedaży detalicznej, będzie prawdopodobnie bardzo różniła się od prognozy na okres od stycznia do marca¹.

Dobrym sposobem, żeby rozpocząć tworzenie prognoz, jest zebranie istotnych danych, które mogą mieć wpływ na przyszłą sprzedaż.

Rodzaje danych, które możesz zgromadzić:²

• Dane historyczne dotyczące sprzedaży
  
  
• Szacowany popyt i sezonowość
  
  
• Trendy sprzedaży i dynamika
  
  
• Odpowiedź klientów na konkretne produkty
  
  
• Badanie rynku
   

Najprawdopodobniej będzie trzeba wziąć również pod uwagę czynniki, takie jak charakter Twojej firmy i przeciętną częstotliwości zakupów dokonywanych przez klientów w Twoim sklepie. Na przykład, jeśli dokonujesz prognozy dotyczącej artykułów gospodarstwa domowego, które klienci kupują wielokrotnie, będzie to miało wpływ na to, jak duże zapasy będą potrzebne⁵.

Dynamika sprzedaży to wskaźnik sprzedaży konkretnego produktu w firmie z wyłączeniem czasu, kiedy produkt nie był dostępny. Wskaźnik ten jest uważany za bardziej użyteczny punkt danych do wykorzystania w prognozach dotyczących zapasów niż średnia sprzedaż. Wykorzystanie tylko średniej sprzedaży może prowadzić do niedoszacowania przyszłej sprzedaży i wyprzedania zapasów.

Przykładowo załóżmy, że Twoja firma sprzedała 15 krzeseł ogrodowych w ciągu 15 dni, a krzesła były niedostępne w magazynie przez kolejne 15 dni. Średni wskaźnik sprzedaży w okresie 30 dni wyniesie 0,5 krzesła dziennie, jednak niekoniecznie oddaje to pełen popyt. Patrząc na dynamikę sprzedaży – w tym wypadku będzie to jedno krzesło dziennie – lepiej zrozumiesz, jaki jest realny popyt na produkt³.

Jeśli chodzi o prognozowanie, należy dążyć do uzyskania informacji z działalności całej firmy. Przykładowo zespół sprzedaży może mieć analizy dotyczące nastrojów klientów, a osoby odpowiedzialne za obsługę klienta będą wiedziały, które produkty stają się popularne. Te dane mogą pomóc w prognozowaniu.

W szczególności dobrym pomysłem może być utrzymanie regularnej komunikacji z osobami odpowiedzialnymi za marketing. Każde działanie marketingowe, które promuje określone produkty, najpewniej spowoduje wzrost ich popytu, dlatego ważne jest, aby wziąć takie plany pod uwagę podczas prognozowania¹.

Istnieją setki czynników, które mogą pomóc Ci w prognozowaniu dotyczącym zapasów. Narzędzia i materiały, które możesz poświęcić na gromadzenie punktów danych oraz tworzenie modeli statystycznych w celu zbudowania obrazu przyszłych wymagań dotyczących zapasów będzie zależeć od wielkości firmy.

Należy jednak pamiętać, że zawsze można skorygować swoje prognozy, jeśli niektóre z założeń okazały się nietrafione². To łatwe w użyciu narzędzie może pomóc Ci w wydajnym zarządzaniu zapasami.