Prowadzenie małej firmy może być bardzo trudne. Może to oznaczać zajmowanie się setkami zadań i wcielanie się w różne role, jednocześnie starając się, aby wszystko działało płynnie. Narastający problem z nieefektywnymi działaniami może wydawać się nieunikniony.

Może prowadzić do dłuższych godzin pracy i jeszcze dłuższych wątków podczas wymiany wiadomości e-mail. Według czołowej firmy badawczej International Data Corporation (IDC) nieefektywne działania mogą kosztować firmy nawet 20–30% ich przychodów każdego roku¹. Jest to poważny cios dla wyników finansowych wynikający z powolnych, przestarzałych lub po prostu niezoptymalizowanych procesów.

Czy są jakieś dobre wieści? Tak. Znalezienie i naprawienie tych nieefektywnych działań jest wykonalne. Oto trzy sposoby na ich zidentyfikowanie oraz wdrożenie w firmie skutecznych rozwiązań i bardziej wydajnego sposobu pracy.

Pierwszym krokiem z radzeniem sobie z nieefektywnymi działaniami jest ich rozpoznanie. Każda firma działa inaczej, ale istnieją powszechne czerwone flagi, na które należy zwrócić uwagę.

Zwróć uwagę na niski poziom zadowolenia klientów: tylko w Wielkiej Brytanii niska jakość obsługi klienta kosztuje firmy 11,4 mld GBP miesięcznie z powodu spadku produktywności². Dokładnie przeanalizuj najczęściej wpływające skargi, aby zrozumieć, które z wewnętrznych procesów nie spełniają potrzeb klientów. Za przykład może posłużyć wydłużony czas doręczenia, błędy w zamówieniach albo brak komunikacji.

Uważaj na rosnące koszty: jeśli koszty rosną, podczas gdy wydajność pozostaje taka sama, może to być znak ostrzegawczy, że w firmie stosowane są nieefektywne działania. Może to również wynikać z faktu, że wiele kosztów prowadzenia firmy — od energii i surowców po pakowanie i wysyłkę — rośnie³. Niezależnie od tego ważniejsze niż kiedykolwiek jest zidentyfikowanie niepotrzebnych wydatków i wdrożenie skutecznych środków w zakresie kontroli kosztów, takich jak zmiana strategii zakupowej i magazynowej w celu lepszego dostosowania do popytu⁴.

Zwracaj uwagę na nastroje pracowników: poważnie traktuj skargi dotyczące powtarzających się zadań, niejasności w komunikacji i braku szkoleń. Inwestowanie w pozytywną kulturę organizacyjną nie jest tylko „miłym dodatkiem” — kiedy pracownicy są zadowoleni, są o 13% bardziej produktywni; kiedy nie wykazują zaangażowania, mogą obniżyć dochodowość firmy o 15%⁵.

Inwestowanie w identyfikowanie i optymalizowanie procesów biznesowych — niezależnie od tego, czy inwestowany jest czas, wysiłek lub pieniądze — w celu zredukowania nieefektywnych działań może prowadzić do wartościowych wyników.

Zainwestuj w odpowiednie technologie i wdróż automatyzację: technologia szybko się rozwija, a kurczowe trzymanie się przestarzałego oprogramowania lub sprzętu może ograniczać produktywność. Prawie jedna trzecia pracowników w Europie twierdzi, że nie dysponuje technologiami niezbędnymi do właściwego wykonywania swojej pracy⁶. Łatwo jest pozostać przy starszym systemie, w który dużo się zainwestowało, mimo że nie spełnia on już wymagań stawianych przez środowisko, w którym działa. Jednak przeznaczenie środków na nowe oprogramowanie, sprzęt lub rozwiązania chmurowe może przyczynić się do usprawnienia procesów, udoskonalenia komunikacji i zwiększenia przepustowości w zakresie analizy danych.

Istnieje wiele rozwiązań technologicznych i automatyzacyjnych, które zostały zaprojektowane specjalnie z myślą o małych firmach. Przykładowo oprogramowanie jako usługa (SaaS) i narzędzia niekorzystające z kodowania mogą pomóc w odejściu od starszych systemów w przypadku firm, które nie dysponują dużym kapitałem do zainwestowania na początek lub z powodu braków w wiedzy specjalistycznej⁷.

Wykorzystaj możliwości danych: najnowsze technologie i najskuteczniejsze rozwiązania automatyzacji opierają się na danych. Mając dostęp do dużej ich ilości i dobrze je rozumiejąc, co jest kluczowe, tym lepiej możesz wpłynąć na zwiększenie produktywności. Wdrożenie narzędzi do analityki danych, jeśli jeszcze tego nie zrobiono, może pomóc w monitorowaniu wydajności, identyfikowaniu trendów i podejmowaniu decyzji na podstawie danych w celu zoptymalizowania procesów biznesowych.

Uproszczenie przepływów pracy oraz wsparcie pracowników: usprawnienie przepływów pracy doprowadzi do tego, że Twoja firma będzie działać bardziej wydajnie i elastycznie, więc dokładnie przeanalizuj swoje obecne przepływy pracy. Czy istnieją niepotrzebne kroki, które można wyeliminować? Czy zadania można połączyć lub skonsolidować? Sposób działania nawet małych firm może być zbyt skomplikowany. Aby temu przeciwdziałać, określ cel końcowy, podziel proces i kontynuuj testowanie i poprawianie przepływów, aż do osiągnięcia zadowalających rezultatów⁸.

Zachęcaj do regularnego przesyłania opinii: utwórz środowisko, w którym pracownicy czują się komfortowo, przesyłając opinie dotyczące istniejących procesów. Przeprowadzaj regularne spotkania i warsztaty w celu przedyskutowania nowych pomysłów na wprowadzenie usprawnień⁹.

Pamiętaj, że świat ciągle się zmienia: środowisko biznesowe ulega ciągłej ewolucji. Prowadzi to do powstawania nowych wyzwań, ale to właśnie w nich znajdują się nowe możliwości, dzięki którym wyprzedzisz konkurencję. Zachęć zespół do bycia na bieżąco z trendami branżowymi i nowymi technologiami¹⁰.

Ciesz się z sukcesów: jeśli Twoi współpracownicy wprowadzą nowy pomysł na zwiększenie efektywności, doceniaj ich starania i odpowiednio wynagradzaj. Pracownicy lubią wiedzieć, że ich praca przynosi efekty. Gdy tak jest, istnieje większe prawdopodobieństwo, że będą chcieli nadal przyczyniać się do wprowadzania zmian i znajdować coraz to nowe sposoby na oszczędności w zakresie efektywności działań¹¹.