Czas to jeden z najcenniejszych zasobów dla właścicieli firm, a jednocześnie jeden z najtrudniejszych do zarządzania. Przy niekończącym się natłoku spraw, które rozpraszają naszą uwagę, można odnieść wrażenie, że po prostu doba jest za krótka.

W rzeczywistości według niedawnego badania ponad połowa europejskich przedsiębiorców i właścicieli firm traci ponad 40% swojego czasu na zadania administracyjne, a więcej niż 1 na 10 twierdzi, że administracja zajmuje ponad 80% ich czasu¹. To pokazuje, jak trudno może być znaleźć odpowiednio wiele czasu na inne istotne aspekty prowadzenia — i rozwoju — firmy.

Pokazuje to również, dlaczego tak ważne jest znajdowanie sposobów na większą wydajność, nie tylko po to, aby być na bieżąco z zadaniami, ale także aby zmniejszyć stres i ułatwić zarządzanie pracą. Produktywność nie polega tylko na wykonywaniu większej liczby zadań. Trzeba pracować mądrzej, unikać zakłóceń i skupić się na tym, co naprawdę ważne.

Rano masz ustalony plan działania, ale zanim się obejrzysz, pochłaniają Cię pilne e-maile, spotkania i prośby, którym nie możesz odmówić. Najważniejsze obowiązki odkładasz na „później”, ale często to „później” nigdy nie nadchodzi. Jeśli brzmi to znajomo, ustawianie bloków czasowych może być pomocne. Dzieląc dzień na dedykowane okresy skupienia, możesz ograniczyć czynniki rozpraszające i zrobić postępy w ważnych dla Ciebie sprawach².

Jednym ze sposobów, aby to osiągnąć, jest technika Pomodoro, która równoważy czas głębokiego skupienia z czasem przeznaczanym na regularne przerwy³. Zamiast pracować w długich, nieuporządkowanych blokach, dzielisz swój czas na możliwe do wykonania sesje robocze, co pomaga Ci utrzymać produktywność bez uczucia wyczerpania pod koniec dnia.

Innym sposobem jest grupowanie w jednym bloku podobnych zadań, takich jak odpowiadanie na e-maile lub dzwonienie do klientów. To minimalizuje konieczność skupiania się na różnych rzeczach i pomaga Ci utrzymać wydajność przez cały dzień⁴.

Plan działania

Zacznij od wypisania wszystkich zadań na swojej liście rzeczy do zrobienia. Następnie zastanów się nad każdym zadaniem i zadaj sobie dwa pytania: Czy to pilne? Czy to jest ważne? Na podstawie Twoich odpowiedzi przyporządkuj każde zadanie do jednej z czterech kategorii w macierzy Eisenhowera:

Pilne i ważne — zrób je teraz

Kończy się czas na wykonanie tych zadań, a ich zignorowanie wiąże się z konsekwencjami. Zajmij się nimi najpierw, aby uniknąć stresu, że się z nimi nie wyrobisz.

Ważne, ale nie pilne — zaplanuj je

Te zadania pozwalają Twojej firmie się rozwijać, ale nie muszą być wykonane natychmiast. Zarezerwuj na nie czas w swoim kalendarzu, aby mieć pewność, że o nich nie zapomnisz.

Pilne, ale nie ważne — przekaż je

Te zadania wymagają uwagi, ale do ich realizacji nie jest potrzebna Twoja fachowa wiedza. Przekaż je komuś innemu lub zautomatyzuj je, jeśli to możliwe.

Ani pilne, ani ważne — wyeliminuj je

Wykonanie tych zadań jest bardzo czasochłonne, ale nie mają one rzeczywistej wartości. Śmiało możesz z nich zrezygnować i skupić się na ważniejszych projektach.

Plan działania

Zastanów się, jakie zadania są powtarzalne:

Określ najczęściej wykonywane przez Ciebie zadania administracyjne, takie jak przetwarzanie faktur, monitorowanie wydatków lub zarządzanie listą płac pracowników. Można je bezproblemowo zautomatyzować.

Zacznij w małej skali:

Najpierw wybierz jedno lub dwa zadania do zautomatyzowania, takie jak ustawienie faktur cyklicznych lub użycie szablonów w standardowych formularzach. Zobacz, jak to się sprawdza, zanim zaczniesz automatyzować inne procesy.

Znajdź odpowiednie narzędzia:

Poszukaj oprogramowania, które integruje się z Twoimi istniejącymi systemami. Narzędzia księgowe mogą generować faktury i uzgadniać płatności, narzędzia do śledzenia wydatków mogą automatycznie rejestrować paragony, a systemy płacowe mogą obliczać wynagrodzenia i składać deklaracje podatkowe.

Sprawdzaj i dopasowuj:

Regularnie sprawdzaj swoje zautomatyzowane procesy, aby upewnić się, że działają zgodnie z oczekiwaniami. Dostosuj ustawienia, odkrywaj nowe funkcje i nieustannie poprawiaj wydajność.

Mówienie „nie” nie zawsze jest proste, zwłaszcza gdy ciągle pojawiają się nowe możliwości i prośby. Ale ciągłe zgadzanie się na wszystko może być przytłaczające i utrudniać skupienie się na tym, co naprawdę ważne. Bez wyznaczenia wyraźnych granic łatwo jest wziąć na siebie zbyt wiele obowiązków.

Dlatego wiedza, kiedy warto odmówić, a kiedy na coś się zgodzić, jest bardzo ważna zarówno dla Twojej firmy, jak i dla Ciebie.