Realizowanie zamówień jest zasadniczą częścią działań w branży e-commerce, a efektywne radzenie sobie z tym procesem ma istotny wpływ na różne wskaźniki, od kosztów operacyjnych po poziom zadowolenia klientów.

Jednak proces ten obejmuje tak różne czynniki, jak przetwarzanie zamówień, prognozowanie popytu, rozplanowanie towarów w magazynie i zarządzanie zwrotami, więc istnieje wiele punktów, w których mogą pojawić się niedociągnięcia.

Bez względu na to, czy dopiero zaczynasz działalność, czy zastanawiasz się, gdzie dokonać usprawnień, zapoznaj się z pięcioma pomysłami dotyczącymi usprawniania procesu realizowania zamówień.

W dążeniu do osiągnięcia wydajności kluczowe znaczenie ma utrzymywanie kontroli nad stanami magazynowymi. To podstawa działań, w których nie jest najważniejsze poznanie aktualnych stanów, ale zrozumienie, jakie towary wchodzą i wychodzą z magazynu. To także wiedza o tym, gdzie i na jakim etapie są towary, czy już w łańcuchu dostaw, czy jeszcze w magazynie.

Dzięki temu można uzyskać lepszą kontrolę nad stanami magazynowymi, kosztami oraz spełniać oczekiwania klientów. Podjęcie nieprawidłowych decyzji zwiększy ryzyko pojawienia się błędów i niewykorzystanych okazji sprzedażowych.

Wiele czynników wpływa na zarządzanie zapasami, ale usprawnienie tego procesu warto zacząć od ustalenia poziomów zapasów, które są minimalnymi dopuszczalnymi ilościami, które należy mieć na stanie magazynowym. Upewnij się, że stany magazynowe nie spadną poniżej tych poziomów, a unikniesz problemów z brakami niektórych pozycji i zoptymalizujesz zatowarowanie¹.

Jedną z metod na obliczenie poziomu zapasów jest dodanie tygodniowego poziomu zużycia do poziomu bezpieczeństwa i podzielenie wyniku przez liczbę dostaw nowych towarów w tygodniu. Należy również wziąć pod uwagę inne elementy, takie jak daty ważności produktów (jeśli ich dotyczą) oraz sezonowe trendy sprzedażowe.

Można również przeprowadzić analizę ABC stanów magazynowych. Klasyfikacja przypisuje wszystkie produkty do kategorii, które określają, jak cenne są one dla firmy. A jest najwyższą wartością, a C najniższą. To działanie pozwala na skuteczne ustalanie priorytetów i dopasowywanie strategii, takich jak przydzielanie zasobów, ustalanie cen i kontrola zapasów².

Korzystanie z dobrego oprogramowania do zarządzania zapasami, które będzie wiązało wszystko w jedną całość na pewno przyczyni się do zwiększenia efektywności. Jak wybrać odpowiednie? Chociaż wymagania będą różniły się w zależności od firmy, to typowe elementy obejmują skalowalność, łatwość integracji z innymi systemami i zdolność do wyświetlania stanów magazynowych w czasie rzeczywistym³.

Automatyzowanie procesów realizacji zamówień zwiększa ich szybkość i minimalizuje ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego. To również dobry sposób na zwiększenie skali działania, ponieważ automatyzacja oznacza, że możesz przetworzyć o wiele więcej zamówień, niż byłoby to możliwe przy wykorzystaniu procesów manualnych. Dodatkowo, może także obniżyć koszty i ułatwić zarządzanie zapasami.

Odsetek wysyłanych nieprawidłowo zamówień e-commerce wynosi 23%⁴, więc warto zastanowić się, które elementy procesu można zautomatyzować. Może to być sam początek procesu, czyli etap przetwarzania zamówienia, w którym oprogramowanie może zintegrować się ze sklepem internetowym, aby automatycznie weryfikować i przetwarzać zamówienia w miarę ich składania, a także aktualizować ich status oraz wysyłać powiadomienia do klientów⁵. Jeśli otrzymujesz wiele zamówień, może to w znacznym stopniu przyspieszyć ten proces.

W podobny sposób, dzięki automatyzacji procesów wysyłki na późniejszym etapie można poprawić dokładność i zaoszczędzić dużo czasu. W praktyce odpowiednie oprogramowanie może zaoszczędzić 80% czasu Twojego zespołu poprzez automatyzację zadań, takich jak generowanie etykiet i weryfikowanie adresów⁶.

Zwroty są nieuniknioną częścią e-commerce, a ich średni wskaźnik wynosi 20–30%⁷. Oznacza to, że odbiór towarów, ich przygotowanie do ponownej sprzedaży oraz wysyłki jest bardzo ważną częścią efektywnych operacji dotyczących realizacji zamówień.

Im płynniej i łatwiej można dokonywać zwrotów, tym lepiej dla klientów i firmy. Przygotowanie przejrzystych zasad jest dobrym działaniem na początek, podobnie jak możliwie największe uproszczenie procesu zwrotów. Przekazywanie klientom gotowych do użycia etykiet zwrotnych, faktur handlowych (jeśli jest to wymagane) oraz umożliwienie im dostarczania paczek do punktów FedEx lub automatów paczkowych są dobrymi sposobami na uproszczenie procesu.

Po stronie operacyjnej korzystanie z oprogramowania może pomóc zwiększyć wydajność procesu. Warto także rozważyć sposób zarządzania towarami po ich powrocie do magazynu. Sposoby na zwiększenie wydajności w tym zakresie obejmują posiadanie dedykowanego obszaru do przyjmowania zwrotów, inwestowanie w technologie, takie jak skanery kodów kreskowych RFID i oprogramowanie do zarządzania magazynem, oraz zwracanie szczególnej uwagi na proces kontroli jakości w celu zagwarantowania, że nieodpowiednie towary nie trafią ponownie do sprzedaży⁸.

Dane dostarczają ważnych informacji, dzięki którym można zwiększyć wydajność realizacji zamówień. Prawidłowe ich wykorzystanie może pomóc we wskazaniu miejsc, w których można wprowadzić udoskonalenia, przyczynić się do lepszej kontroli nad stanami magazynowymi oraz zmniejszyć odsetek zwrotów.

Istnieje wiele obszarów, w których analiza danych może okazać się pomocna. W pierwszej kolejności należy zdecydować, które kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) warto monitorować. Mogą to przykładowo być: czas przetwarzania zgłoszenia, poprawność realizacji, koszt na zamówienie, czy terminowość doręczeń⁹. Dokładne zapoznanie się z wynikami może pomóc w zidentyfikowaniu etapów, które można ulepszyć.

Przydatne kluczowe wskaźniki efektywności można również mierzyć w procesach związanych ze zwrotami. Dane, takie jak czas przetwarzania, powody zwrotów i które produkty mają najwyższy wskaźnik zwrotów, mogą pomóc w zwiększeniu efektywności poprzez identyfikację problemów oraz zmniejszenie ogólnej liczby dokonywanych zwrotów¹⁰.

Dane historyczne i sprzedażowe dostępne w czasie rzeczywistym mogą również być wykorzystywane do dokładniejszego prognozowania popytu. Dzięki nim można uniknąć zarówno wyczerpania zapasów najważniejszych produktów, jak i nieefektywnych działań związanych z posiadaniem zbyt wysokich stanów magazynowych¹¹.

Innym sposobem na poprawę wydajności jest przeanalizowanie sposobu kompletowania zamówień i dążenie do usprawnień, które mogłyby przyspieszyć ten proces. Im szybciej kompletujesz zamówienia, tym więcej możesz ich zrealizować i tym szybciej trafiają one do działu pakowania, co oznacza, że więcej z nich może być gotowych do wcześniejszej wysyłki¹².

Rozważ układ swojego magazynu. Ma to zasadnicze znaczenie w przypadku efektywnego kompletowania zamówień i powinno być obmyślone w sposób, który priorytetowo traktuje efektywne transportowanie i logiczne składowanie. Przykładem może być umieszczanie najczęściej rotujących pozycji bliżej obszaru pakowania¹³.

Możesz także ocenić strategię kompletowania zamówień, aby sprawdzić, czy można wprowadzić ulepszenia we własnych działaniach. Istnieje wiele rozwiązań, które warto wziąć pod uwagę, w tym kompletowanie zamówień pojedynczych, zbiorczych (realizowanie kilku zamówień jednocześnie) i z podziałem na strefy, w ramach której pracownicy zajmujący się tym etapem kompletują zamówienia w przypisanych obszarach magazynu i przekazują je innym pracownikom, aby mogli je sfinalizować w swoich strefach¹⁴.

Różne strategie sprawdzają się najlepiej w przypadku różnych firm. Kluczem do sukcesu jest znalezienie właściwej strategii.