Uw handelsfactuur bevat alle noodzakelijke informatie voor de inklaring — het is dus essentieel dat u deze informatie correct invult. Let op: goederenomschrijvingen moeten nauwkeurig en in het Engels zijn, waarden moeten realistisch zijn, en voor elk item dient u de hoeveelheid en details vermelden. Vermeld de geharmoniseerde systeemcode zodat de goederenomschrijvingen in alle landen begrepen worden.

Idealiter beschikken we vooraf over alle informatie die we nodig hebben, maar als we meer informatie nodig hebben, overhandig dit dan snel zodat we vertragingen kunnen voorkomen. Praat hierover met uw klanten – soms moeten we contact met hen opnemen voor meer informatie en hoe sneller dit verloopt, hoe sneller we kunnen leveren.

Zelfs als uw goederen monsters, prototypes of geschenken zijn of niet voor verkoop bedoeld zijn, wil de douane nog steeds de waarde weten. Indien deze informatie onjuist is of ontbreekt, kan dit tot vertragingen leiden. Geef een van de volgende waarden op:

• De transactiewaarde (betaald door de eindgebruiker).
• De commerciële waarde van de goederen indien de transactiewaarde niet bekend is.
• De productiekosten van de goederen indien de commerciële waarde niet bekend is.

Zorg ervoor dat uw goederen van tevoren aan de regels voldoen. Controleer of uw producten aan de vereiste standaarden in het land van bestemming voldoen en dat uw artikelen naar het land geïmporteerd mogen worden.

Ze moeten mogelijk importbelastingen betalen wanneer hun pakket aankomt of verdere documentatie of informatie leveren. Stel ze hiervan op de hoogte – inclusief welke kosten ze mogelijk moeten betalen. Incoterms worden gebruikt om samen te vatten wat er overeengekomen is tussen verzender en ontvanger en moeten vermeld staan op uw handelsfactuur.

Dit kan het risico op douanevertragingen verkleinen, maar dat is niet alles. Sommige goederen komen mogelijk in aanmerking voor speciale douaneprocedures of nog lagere douanetoeslagen. Dit omvat zendingen die verzonden worden als geschenken, retourzendingen, reparaties, monsters, of goederen die getest worden. Indien de reden voor verzending niet wordt vermeld, betaalt de ontvanger mogelijk hogere douanetoeslagen dan noodzakelijk.

Voor sommige zendingen zijn speciale documenten vereist voordat ze geëxporteerd mogen worden vanuit het land van herkomst of geïmporteerd mogen worden in het land van bestemming (bijv. een certificaat van herkomst, een CITES-licentie voor goederen afgeleid van bedreigde soorten of een Kimberley-certificaat voor ruwe diamanten). In sommige gevallen zijn de goederen die u verzendt mogelijk beperkt of verboden, dus het is belangrijk dat u onderzoek doet voordat u verzendt.

Het is belangrijk dat de informatie die u op de handelsfactuur, luchtvrachtbrief en andere verzenddocumenten vermeld consistent is. Verschillen – hoe klein ze ook lijken – kunnen douanevertragingen veroorzaken. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de waarde van de items en de totale waarde op de handelsfactuur en luchtvrachtbrief overeenkomen.

Uw goederen in ongeschikte verpakkingen verzenden kan leiden tot vertragingen. Als de verpakking scheurt, kunnen onderdelen van de zending kwijtraken of beschadigd raken, wat vertragingen kan veroorzaken. Indien de documenten niet correct aan de zending zijn toegevoegd, kunnen belangrijke documenten kwijtraken, wat ook vertragingen kan veroorzaken. Zorg ervoor dat u altijd de juiste verpakking gebruikt voor de te verzenden goederen.

Verzend uw douanedocumenten elektronisch om het inklaringsproces soepeler te laten verlopen. Onze eenvoudige, efficiënte en betrouwbare oplossing helpt u om vertragingen bij de douane te voorkomen, waarborgt een tijdige levering van uw internationale pakketten en reduceert de hoeveelheid papieren die u moet uitprinten.

Als u meer hulp wenst of meer informatie nodig heeft over het voorbereiden van uw zending voor in- en uitklaring, ga dan naar ons Shipping Channel.