Welke exportdocumenten heb ik nodig?

Goederen exporteren betekent dat goederen van het ene land naar het andere worden gestuurd – en ze passeren onderweg de douane. Het is voor het inklaren van uw goederen cruciaal dat de douane over de juiste exportdocumenten beschikt, en dat deze correct zijn ingevuld.

Welke belangrijke verzenddocumenten heb ik nodig om te exporteren?

Hier is een checklist met de vaakst voorkomende exportdocumenten die u aan uw zending moet toevoegen wanneer u goederen naar een ander land verzendt:

• Exportverklaring
• Handelsfactuur
• Luchtvrachtbrief
• Paklijst
• Exportlicentie
• Certificaat van herkomst

De exacte lijst documenten die u moet overhandigen is afhankelijk van de goederen die u verzendt, het land van bestemming en de exportcontroles. Soms dient u ook aanvullende documenten toe te voegen.

Checklist exportdocumenten

Hieronder vindt u een gedetailleerdere uitleg over elk document:

Exportverklaring

U moet deze indienen en laten goedkeuren door de autoriteiten voordat uw goederen het land verlaten. Uw vervoeder kan dit namens u doen met de informatie uit uw documentatie.

Handelsfactuur

Zorg ervoor dat u  handelsfacturen heeft en deze juist invult. Dit omvat een duidelijke omschrijving van de goederen en de waarde van uw goederen.

Luchtvrachtbrief

U heeft ook een luchtvrachtbrief of een vrachtbrief nodig. Deze bevat de belangrijkste details over uw zending zoals het aantal items, een omschrijving van de goederen en het gewicht.

Paklijst

Voeg ook een paklijst aan uw zending toe; dit is in sommige landen verplicht. Plaats voor alle zekerheid ook een paklijst in uw pakket.

Een paklijst en een handelsfactuur zijn twee verschillende documenten. Een handelsfactuur bevat de prijs, terwijl de paklijst de details van de goederen bevat, zoals het gewicht en de hoeveelheid.

Exportlicentie

Een exportlicentie is een document uitgegeven door overheidsinstanties waarmee geregistreerde bedrijven of personen legaal goederen kunnen verzenden die anders beperkt zijn. Controleer ruim voor de verzending of u een exportlicentie nodig heeft.

Certificaat van herkomst

Het certificaat van herkomst is een officieel document dat aangeeft waar het product geproduceerd, gemaakt of verwerkt is. Controleer vooraf of u er eentje nodig heeft.

Aan wie overhandig ik de documenten?

Al uw verzenddocumenten moeten aan de koerier overhandigd worden wanneer deze uw pakket of zending ophaalt. Nadat de chauffeur terugkeert naar het depot, worden de documenten nader gecontroleerd. Als de documentatie onvolledig is, houden ze uw zending vast terwijl ze contact met u opnemen, wat tot vertraging leidt.

Waar moet ik rekening mee houden tijdens het voorbereiden van de exportdocumenten?

Zorg ervoor dat de gegevens op elk document consistent zijn. De gegevens op uw luchtvrachtbrief, handelsfactuur en andere documenten moeten hetzelfde zijn. Als dat niet het geval is, vraagt de douane om meer informatie, en ervaart uw klant mogelijk problemen met het ontvangen van uw zending.