Hoe vul ik een handelsfactuur in?

Bij internationale zendingen is een handelsfactuur een van de belangrijkste documenten. Het bevat belangrijke informatie voor de douane om de goederen in te klaren. Daarom is het belangrijk om het correct in te vullen met de juiste informatie.

Wat is een handelsfactuur?

Een handelsfactuur is een belangrijk document dat nodig is voor internationale verzending. Het geeft informatie aan de douaneautoriteiten, die hen helpt te beoordelen of de goederen een land in of uit kunnen gaan en welke controles eventueel nodig zijn. Het helpt hen ook bij het bepalen van btw en invoerrechten.

Voor elke zending is een afzonderlijke handelsfactuur nodig.

Welke informatie moet ik opgeven?

Druk de factuur af, bij voorkeur op briefpapier van uw bedrijf. De informatie moet zijn opgesteld in het Engels en dient uw bedrijfsgegevens te bevatten, zoals adres, contactgegevens en btw-nummer. Voeg ook dezelfde informatie over de ontvanger toe.

Reden voor export

Vermeld waarom u de goederen verzendt – is het voor de handel of is het een geschenk?

Verzenddatum en -nummer

Het verzendnummer is het nummer van uw vervoerder en wordt ook wel het luchtvrachtbriefnummer genoemd. U kunt uw factuurnummer en bestelnummer toevoegen voor administratieve doeleinden – maar het is niet essentieel voor de autoriteiten.

Incoterms®

Dit bepaalt wie tijdens de verzending verantwoordelijk is voor het pakket. Ga voor meer informatie naar onze Incoterms® -pagina. 

Beschrijving goederen

Beschrijf uw goederen nauwkeurig. In plaats van 'kleding' vult u 'T-shirt 80 procent katoen 20 procent polyester' in. Vermeld niet de productcode om de goederen te omschrijven. Indien het pakket merkartikelen bevat, vermeld dan het merk en het modelnummer. Bekijk onze video en lees onze gids voor meer informatie over het duidelijk omschrijven van goederen. 

Hoeveelheid goederen

Indien u verschillende producten verzendt, vermeld dan de hoeveelheden van elk artikel in een toepasselijke meeteenheid. Onderdelen en objecten worden bijvoorbeeld in stuks vermeld, schoenen in paren, vloeistoffen in volume en droge goederen in gewicht.

HS-code

Deze code laat de douaneautoriteiten weten welk type goederen u verzendt. Het helpt hen ook bij het bepalen van btw en invoerrechten. Ga voor meer informatie naar onze pagina over HS-codes. 

Aangegeven waarde

Vermeld de werkelijke waarde van de zending. Dit is de marktprijs van de goederen en de valuta. Als de waarde onredelijk lijkt, vraagt de douane u of uw ontvanger naar bewijs van de waarde die u op de factuur heeft aangegeven. Bekijk onze video en lees onze gids voor meer informatie over het opgeven van de waarde van uw goederen.  

Verzekeringskosten

Op de handelsfactuur dient u mogelijk de vracht- en verzekeringskosten als aparte items te vermelden. Indien u deze niet als aparte items vermeldt, berekent de douane ze voor u en moet u mogelijk meer betalen dan nodig.

Land van herkomst

Dit is waar de producten oorspronkelijk zijn geproduceerd en kan verschillen van het land van waaruit de zending wordt verzonden.

Gewicht

U heeft ook het netto- en brutogewicht nodig. Het brutogewicht is het nettogewicht plus het gewicht van de verpakking.

Onderteken het document.

Deze website is ontworpen om algemene informatie omtrent verzenden te geven. Als u niet zeker bent van de verzendvereisten die voor u van toepassing zijn, neem dan contact op met uw vervoerder. Bekijk de regels en regelgevingen van het land van verzending en bestemming, voordat u iets verstuurt. Deze informatie kunt u vinden op overheidswebsites.