Het is essentieel dat goederen ongeschonden bij de klant terechtkomen. Als dat niet gebeurt, kan dit een negatieve invloed hebben; van kosten en opbrengsten tot verspilde producten, merkreputatie en klantenloyaliteit.

Hoewel het verzenden van de meeste goederen eenvoudig is, hebben sommige delicate, kwetsbare of gevoelige producten mogelijk extra zorg en aandacht nodig vóór en tijdens het transport. Deze behoeften kunnen sterk variëren en zijn afhankelijk van het product. Een glazen vaas moet bijvoorbeeld heel anders worden behandeld dan een farmaceutisch product. Producten die gevoelig zijn voor omgevingsomstandigheden, zoals snijbloemen, hebben ook specifieke transportbehoeften.

Hoe zorgt u er dus voor dat u uw beloften nakomt en goederen in perfecte staat bij uw klanten krijgt, vooral als u grensoverschrijdend verzendt? Volg deze masterclass voor meer informatie.

Een goed beginpunt is het in kaart brengen van de vereisten, waarbij u denkt vanuit het perspectief van uw producten, uw klanten en uw bedrijf.

• Voor uw producten kan dat inhouden dat u inzicht heeft in de voorwaarden waarin ze moeten worden verpakt en verzonden, variërend van eventuele extra beschermende verpakking tot tijdsgevoeligheid of temperatuuromstandigheden.
• Wat betreft uw klanten, denk aan hun behoeftes. Hoe en wanneer willen zij hun artikelen geleverd krijgen? Gaat het bijvoorbeeld om verse of temperatuurgevoelige artikelen waarbij ze snelheid belangrijk vinden? Of willen ze, als ze een drukke agenda hebben, misschien de flexibiliteit hebben om de bezorging zodanig te regelen dat ze deze persoonlijk kunnen ontvangen? En als goederen zowel zeer waardevol als kwetsbaar zijn, willen klanten dan een hoger beveiligingsniveau? Het is ook de moeite waard om te overwegen of klanten mogelijk vooraf aanvullende informatie moeten verstrekken, zodat hun zending soepel de grens overgaat.
• Voor uw bedrijf kan het de moeite waard zijn om te overwegen of u bestaande magazijnprocessen moet wijzigen of dat u specialistische apparatuur nodig heeft, vooral als u voor de eerste keer kwetsbare goederen verzendt. Misschien heeft uw personeel aanvullende training nodig om hen te helpen met de toenemende eisen die het verzenden van kwetsbare goederen met zich meebrengt.

Het is belangrijk dat u op de hoogte bent van eventuele regelgeving die van invloed kan zijn op uw product voordat u het verzendt. Afhankelijk van uw goederen moet u bijvoorbeeld mogelijk voldoen aan de sanitaire en fytosanitaire regelgeving op de markt van uw bestemming. Maar u moet ook op de hoogte zijn van de voorschriften en richtlijnen die worden opgelegd door vervoerders, inclusief welke goederen niet kunnen worden verzonden en eventuele specifieke vereisten voor goederen die wel kunnen worden verzonden.

Kwetsbare goederen zullen door hun aard waarschijnlijk aan bepaalde verpakkingseisen moeten voldoen om ze veilig te houden. Deze zijn afhankelijk van het product, maar het kan nuttig zijn om enkele richtlijnen voor best practices te volgen, zoals:

• Kies een doos die stug en stevig is en net iets groter is dan het product: genoeg om extra demping en bescherming mogelijk te maken en tegelijkertijd het risico op beweging tijdens het transport te minimaliseren. Verpak het artikel zorgvuldig in noppenfolie, plaats het in de doos en vul eventuele gaten op met extra bescherming, zodat het goed aansluit. Plak de doos dicht met behulp van de H-methode (waarbij de doos in een H-vorm wordt dichtgeplakt), zodat alle naden bedekt zijn, en label de doos als kwetsbaar, zodat vervoerders begrijpen dat ze voorzichtig moeten zijn. Een label met daarop 'Deze kant boven' kan ook nuttig zijn.
• Als uw goederen koel moeten worden gehouden, bedenk dan wat de meest geschikte manier is om dit te doen. Voor bepaalde producten zijn gelpacks en droogijs beide opties, terwijl er ook speciale verpakkingen verkrijgbaar zijn die producten koel houden.
• U kunt beter een nieuwe doos gebruiken, omdat oudere dozen na verloop van tijd hun duurzaamheid kunnen verliezen. Maar als u verzendt in een doos die al eerder is gebruikt, zorg er dan voor dat u alle oude labels verwijdert voordat u nieuwe aanbrengt.

Kwetsbare goederen vereisen mogelijk specialistische behandeling of transport, of misschien moet er tijdens het transport gewoon wat meer aandacht aan worden besteed. Sommige goederen hebben baat bij gespecialiseerde transportoplossingen, waardoor u tijdens het hele leveringsproces gerustgesteld bent.

Welke kwetsbare goederen u ook verzendt, hier zijn vier dingen waarmee u rekening moet houden bij het regelen van het transport.

Veiligheid: Bedenk hoe uw goederen moeten worden vervoerd zodat ze veilig of heel blijven, en of uw vervoerder aan deze behoeften kan voldoen.

Snelheid: Hebben uw goederen een spoedverzending nodig om te voldoen aan de leveringsbehoeften van uw klant of aan de kwaliteitseisen van uw product? Als u eerst de vereisten begrijpt, wordt het gemakkelijker om de beste transportoplossing te implementeren.

Tracking: Hoe belangrijk is het om de levering nauwlettend te volgen? Moeten uw klanten bijvoorbeeld precies weten wanneer een zending arriveert? Hebben ze trackingopties nodig tijdens de bezorging?

Temperatuur: Kunnen uw goederen met standaard transport worden verzonden of heeft u temperatuurgecontroleerde opties nodig om ervoor te zorgen dat de goederen in perfecte staat hun bestemming bereiken?

Vertragingen bij de douane zijn altijd vervelend, maar voor sommige kwetsbare goederen die snel moeten worden verzonden, kunnen ze een groter probleem zijn. Door de vereisten vóór te zijn, staat u in een sterkere positie.

• Zorg ervoor dat alle documentatie correct is ingevuld, inclusief geharmoniseerde systeemcodes, gedetailleerde goederenbeschrijvingen en nauwkeurige taxaties. Het is ook een goed idee om, indien nodig, een paklijst bij te voegen.
• Onderzoek of er voor uw goederen aanvullende vergunningen of certificaten nodig zijn bij het overschrijden van de internationale grenzen. Als dit het geval is, zorg er dan voor dat deze vooraf worden verkregen en tijdig worden verstrekt.
• Doe geen aannames. Elk land heeft zijn eigen regelgeving en documenten die vereist zijn wanneer bepaalde goederen de grens oversteken. Controleer de regels voor elke markt waarnaar u verzendt.