3 manieren om te blijven presteren tijdens de eindejaarsperiode

Goed overleg zorgt voor een soepele verzending, maar bereid uw bedrijf ook voor op onverwachte gebeurtenissen door alternatieven klaar te hebben voor uw gebruikelijke leveranciers, vervoerders en effectieve monitoring voor klanten.

Het piekseizoen staat voor de deur, en hoewel het voor veel bedrijven grote kansen biedt, zijn er ook uitdagingen in alle soorten en maten.

Of het nu gaat om het hoofd bieden aan een hectische werkdruk, voldoen aan hogere eisen van consumenten of zelfs uw personeel effectief beheren zodat ze de motivatie behouden die ze nodig hebben, een bedrijf runnen tijdens het piekseizoen kan veel moeilijker zijn dan normaal.

Maar dit is de tijd van het jaar waarin het belangrijk is dat de normen niet verschuiven. Het kan belangrijk zijn om aan deze extra eisen te voldoen om als winnaar uit de bus te komen wanneer u aan de andere kant van het piekseizoen zit.

Hoe behoudt u kwaliteit en consistentie en houdt u het hoofd koel? Bekijk deze ideeën om ervoor te zorgen dat uw bedrijf alles aankan.

Voorspellingen zijn uw vriend. Er zijn veel manieren waarop u dit kunt aanpakken – van het bijhouden van historische verkopen (plus bestellingen die u niet kon uitvoeren) tot het monitoren van macro-economische gebeurtenissen en markttrends – maar door de vraag met enige nauwkeurigheid te meten, kunt u voorkomen dat u te weinig (of te veel) voorraad heeft hebt en op cruciale momenten zonder voorraad zit.¹

Er zijn veel verschillende voorspellingsmethoden en het is belangrijk om te overwegen wat het beste is voor uw bedrijf op basis van de beschikbare gegevens en de middelen die u hebt. Maar het belangrijkste is misschien wel dat u voorspellingen doet – uit studies blijkt dat tweederde van de bedrijven geen geformaliseerd voorspellingssysteem heeft.²

Vraagplanning is echter meer dan alleen de verkoop voorspellen. Afhankelijk van wat de cijfers laten zien, kunt u overwegen of u extra capaciteit aan uw bedrijf moet toevoegen om het aan te kunnen, zoals extra magazijn- of opslagruimte. En werk samen met leveranciers om ervoor te zorgen dat aan uw voorraad- of productiebehoeften kan worden voldaan – ze hebben het tenslotte ook drukker dan normaal.

Het is ook een goed idee om noodplannen op te stellen, zodat u al weet wat u moet doen als er iets onverwachts gebeurt, zoals een websitecrash, leveringsproblemen of ziekte van personeel.

En het is belangrijk om te onthouden dat planning niet alleen strategieën voor de lange termijn omvat. Plannen voor de korte termijn zijn ook enorm waardevol, zoals de manier waarop u uw tijd indeelt zodat u zo effectief mogelijk kunt zijn tijdens hectische periodes. Onderzoek toont aan dat u tot twee uur tijd kunt besparen als u 10-12 minuten besteedt aan het plannen van uw dag.³

Het juiste aantal werknemers is essentieel en als uw bedrijf op andere momenten van het jaar efficiënt draait, kan dat betekenen dat u tijdelijk personeel inhuurt tijdens drukke periodes zoals pieken. Ga na welke de vaardigheden u nodig heeft, maak waar nodig plannen voor training en onboarding, en – in een tijd waarin de beschikbaarheid van flexibele werknemers misschien een groot voordeel is – vergeet niet dat het vinden van de juiste mensen langer kan duren dan in andere periodes van het jaar.⁴

Voor bestaande werknemers kan het volgen van trainingen op belangrijke gebieden zoals douaneafhandeling en verpakken – en ervoor zorgen dat medewerkers op de hoogte zijn van onbekende gebieden van het bedrijf die ze nodig hebben om tijdens drukke tijden te helpen – helpen om alles soepeler te laten verlopen.⁵ Maar het is belangrijk om ook hier rekening te houden met tijdmanagement. Als dit slecht wordt beheerd, kan dit leiden tot lagere productiviteitsniveaus (en hogere stress en hogere kosten).⁶ Tijdens piekmomenten is dat nog belangrijker om in de gaten te houden.

Houd ook rekening met de toenemende druk op uw personeel en denk na over manieren waarop u dingen eenvoudiger kunt maken en tegelijkertijd uw operationele planning kunt behouden. Eventueel kan het aanbieden van flexibele uren of thuiswerken de druk verminderen.⁷

En vergeet uzelf ook niet. Onderzoek toont aan dat bijna 70% van de ondernemers last heeft van angstgevoelens tijdens Black Friday, en de kerstperiode is een oorzaak van angst voor 64% van hen.⁸ Dit lijkt misschien een onvermijdelijke prijs, maar het is de moeite waard om het serieus te nemen – 46% van de eigenaren is van mening dat stress en geestelijke gezondheidsproblemen het succes van hun bedrijf beïnvloeden.⁹

Planning en organisatie zijn cruciaal tijdens – en in de aanloop naar – het piekseizoen. Het is een slim idee om ervoor te zorgen dat uw voorraad (inclusief verzend- en andere verpakkingen) is afgestemd op uw verkoopvoorspellingen, zodat u uw voorraadniveaus kunt optimaliseren, zodat u bestellingen efficiënt kunt verwerken en beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen over wat en wanneer u opnieuw moet bestellen.¹⁰

Voor grotere bedrijven is het ook een goed idee om ervoor te zorgen dat de marketingafdeling op dezelfde lijn zit als het verwerkingsteam. Het heeft geen zin om de verkoop te stimuleren als u niet in staat bent om aan de vraag te voldoen, dus het is essentieel dat uw marketingplannen worden opgesteld in samenhang met uw voorraad- en logistieke plannen.¹¹

Houd rekening met mogelijke toeslag bij grote vraag van vervoerders op drukke tijden en controleer hun sluitingsdatums rond bepaalde gebeurtenissen op de kalender. Zo kunt u voorkomen dat u cruciale voorraadartikelen misloopt of nietsvermoedende klanten teleurstelt.¹²

Een groot deel hiervan is het gevolg van effectieve communicatie, wat essentieel is in het piekseizoen. Maar ongeacht hoe efficiënt u klanten laat weten wanneer ze moeten bestellen, hoe uw interne teams met elkaar samenwerken, of zelfs hoe vaak u contact opneemt met leveranciers, er kunnen dingen misgaan en dat gebeurt ook vaak.

Om die reden is het de moeite waard om back-upleveranciers te hebben voor het geval uw primaire leverancier uw bestelling niet kan uitvoeren.¹³ En over klanten gesproken, het is een goed idee om ze in alle fases van het proces op de hoogte te houden – vooral als hun bestellingen vertraging oplopen. In dat geval moet u zo snel mogelijk met hen communiceren. Onthoud ook dat het verstrekken van trackinginformatie en leveringsberichten zowel de klantervaring kan verbeteren als de druk op uw klantenservice kan verminderen.¹⁴