Grote bestellingen, grote artikelen, zendingen naar verwerkingscentra, imports van leveranciers; er zijn genoeg redenen waarom zelfs kleine bedrijven vracht verzenden.

Maar als u niet weet hoe dit werkt, kan het lastig zijn om te beginnen. Dit zijn de zes vragen die u moet stellen.

Een van de eerste dingen die u moet doen is nadenken over hoe u de verzending van uw product wil regelen. Er zijn twee primaire manieren:

• Vrachtexpediteur: een tussenpersoon die verschillende vervoerders inzet om uw zending van A naar B te krijgen. Expediteurs kunnen flexibeler zijn als ze samenwerken met een groot aantal leveranciers, maar omdat alles extern is, heeft u mogelijk minder inzicht in en controle over de zending.

• Vrachtintegreerder: deze hebben hun eigen vloot en nemen het volledige proces zelf voor hun rekening. Dit zorgt voor betrouwbaardere transittijden en vaak lagere kosten, met meer inzicht en controle.

Wanneer u vrachtzendingen onderzoekt, komt u ze waarschijnlijk allebei tegen. Denk goed na over uw verzendprioriteiten en de transportmethode die uw voorkeur geniet om de juiste keuze te maken voor uw bedrijf.

Er zijn belangrijke overwegingen bij het kiezen van een vervoerder. En uiteraard spelen kosten, flexibiliteit en beschikbaarheid ook allemaal een rol. Maar het is belangrijk om te bedenken of de vervoerder over goede operaties beschikt in de landen waarnaar u verzendt, en of hij uw wensen kan vervullen naarmate uw bedrijf groeit.

Zorg er ook voor dat de vervoerder aan de eisen van uw zending kan voldoen. Wilt u bijvoorbeeld gevaarlijke goederen verzenden? Of producten die gekoeld moeten worden? Hebben uw zendingen afwijkende afmetingen of een hoger gewicht en is er daarom speciaal transport en laadhulp vereist? Vereisen uw zendingen speciale douanekennis?

Evalueer uw vereisten voordat u een vervoerder kiest. Het is belangrijk dat de vervoerder over de ervaring en mogelijkheden (en het netwerk) beschikt om het product dat u wilt verzenden te verwerken.

De eerste stap om de kosten zo laag mogelijk te houden is om te begrijpen hoe vrachttarieven worden berekend en de factoren die van invloed zijn op de prijs.

Het totaalbedrag is gebaseerd op het gewicht en de afmetingen van het pakket, inclusief het volumegewicht. Dit is het gewicht van het pakket ten opzichte van de ruimte die het inneemt. De bestemming van de zending speelt ook een rol.

Maar er zijn manieren om kosten te drukken. Zo zijn prijzen vaak hoger tijdens piekuren en andere periodes met een hoge vraag. Deze kunnen op een paar manieren worden opgevangen. Zo kunt u zendingen buiten drukke periodes plannen, of een overeenkomst aangaan met een vervoerder voor een vaste prijs per kg gedurende een periode. Dit kan handig zijn als u van plan bent vaak te verzenden.

Andere manieren om kosten te reduceren zijn pallets zo efficiënt mogelijk laden en ervoor zorgen dat u geen onnodig gewicht toevoegt. U kunt ook kiezen voor premium of economyservices, afhankelijk van hoe urgent uw verzendbehoeften zijn.

En vergeet last-minute prijzen niet. Als u flexibel kan zijn en als er capaciteit beschikbaar is, kunt u profiteren van hoge kortingen op standaardtarieven door dit soort zending te boeken.

Dit is een van de meest cruciale stappen in het proces. Volg deze stappen om het succes van de zending te garanderen:

• Gebruik de juiste verpakking en bescherming. Vind de balans tussen uw goederen beveiligen en het niet toevoegen van onnodig gewicht.

• Gebruik waar mogelijk pallets. Dit vereenvoudigt uw zending en maakt het efficiënter om te vervoeren en vermindert de kans op schade.

• Zorg ervoor dat de documentatie op orde is. Uw vrachtzending moet voorzien zijn van bepaalde documentatie. Dit omvat een handelsfactuur met nauwkeurige goederenomschrijvingen en HS-codes, en een luchtvrachtbrief (of vrachtbrief voor oceaanvracht). U moet ook controleren of uw zending aanvullende licenties of vergunningen vereist voor uw bestemming (uw vervoerder kan u mogelijk helpen met het voorbereiden van belangrijke documentatie).

• Plak een duidelijk label op uw pakket.Dit is een essentieel onderdeel van het proces indien u wilt dat uw goederen op tijd en veilig aankomen. Labels moeten aan de buitenkant van het pakket worden bevestigd, met de adressen van zowel de afzender als de ontvanger duidelijk zichtbaar. Zorg er ook voor dat u het pakket labelt met andere mogelijke relevante instructies of informatie, bijvoorbeeld indien de zending gevaarlijke goederen bevat, breekbaar is of indien het rechtop moet worden vervoerd.

Veel bedrijven willen hun zendingen in de gaten houden, maar afhankelijk van de leverancier of hoe uw goederen worden vervoerd, is dat niet altijd eenvoudig. Sommige vervoerders bieden meer zichtbaarheid dan andere, inclusief 24-uurs trackingupdates. Als u dat belangrijk vindt, kies dan een vervoerder die aan uw wensen kan voldoen.

Als u voor het eerst vracht verzendt, komt u waarschijnlijk een aantal termen tegen die u mogelijk niet helemaal begrijpt. We hebben er al een paar genoemd en de rest is niet lastig. Hier zijn er nog een paar:

• Full Truckload (FTL): Wanneer uw zending de volledige ruimte in een trailer in beslag neemt.

• Less Than Truckload (LTL): Dit verwijst naar kleinere pakketten die een deel van de beschikbare transportruimte innemen en samen met zendingen van andere bedrijven worden vervoerd.

• Partial Truckload (PTL): Dit zit tussen FTL en LTL in. Goederen worden met die van andere bedrijven verzonden, maar ze nemen een directe route met minder stops. Er zijn ook minimumafmetingen om in aanmerking te komen voor PTL.

• Intermodaal: De zending wordt met meer dan één transportmethode vervoerd.

• Versneld: Verwijst naar zendingen die versneld worden vervoerd.

• Spotprijs: Dit is een eenmalige prijs voor een vrachtzending, gebaseerd op het huidige markttarief en afhankelijk van variatie in vraag en aanbod. Dit worden ook wel last-minute tarieven genoemd.

• Beneficial Cargo Owner (BCO): Dit is de eigenaar van een zending, en niet een externe partij betrokken bij het transport ervan. Met andere woorden, de officiële importeur die eigenaar is van de cargo op bestemming.

• Vrachtbrief: Dit is een document uitgegeven door een vervoerder aan een afzender, die het type en hoeveelheid goederen samen met hun bestemming vermeld. Het fungeert ook als ontvangstbewijs nadat de goederen zijn geleverd.

• Vliegveld-tot-vliegveld: Dit verwijst naar een vervoerdersservice die de goederen van het vliegveld van oorsprong naar het vliegveld van bestemming verzendt. Andere beschikbare services (afhankelijk van vervoerder) zijn deur-tot-vliegveld, vliegveld-tot-deur en deur-tot-deur.

• Volumegewicht: Dit verwijst naar de dichtheid van het pakket: zijn gewicht in relatie tot de ruimte die het inneemt.

• Incoterms: Dit staat voor International Commercial Terms, 11 regels die de verantwoordelijkheden van verkopers en kopers bij internationale transacties bepalen, zoals wie toepasselijke btw en invoerrechten betaalt.

Ga voor meer informatie over hoe FedEx uw bedrijf kan ondersteunen (inclusief toegang tot ons offerteplatform om last-minute tarieven aan te vragen) naar onze vrachtservices.