Het runnen van een klein bedrijf kan een hectische bezigheid zijn. Soms voelt het alsof u een miljoen taken tegelijk uitvoert en talloze rollen vervult, terwijl u er alles aan doet om alles soepel te laten verlopen. Sluipende inefficiënties zijn nooit welkom, maar ze kunnen onvermijdelijk lijken.

Ze leiden bovendien tot meer dan alleen langere werkuren en nog langere e-mailketens. Volgens het toonaangevende onderzoeksbureau International Data Corporation (IDC) kan inefficiëntie bedrijven elk jaar maar liefst 20-30% van hun omzet kosten.¹ Dat neemt een flinke hap uit uw winst, vanwege processen die traag, verouderd of gewoonweg niet geoptimaliseerd zijn voor succes.

Het goede nieuws? Het is mogelijk om veel van deze inefficiënties op te sporen en te verhelpen. Hier zijn drie manieren om ze te identificeren, effectieve oplossingen te implementeren en uiteindelijk uw bedrijf efficiënter te laten draaien.

Herkennen van inefficiëntie is de eerste stap bij het aanpakken ervan. Hoewel elk bedrijf anders werkt, zijn er een aantal veelvoorkomende waarschuwingssignalen waar u op moet letten.

Let op lage klanttevredenheid: Alleen al in het Verenigd Koninkrijk kost slechte klantenservice bedrijven £ 11,4 miljard per maand aan productiviteitsverlies.² Onderzoek de meest voorkomende klachten die u hoort om te begrijpen welke van uw interne processen niet voldoen aan de behoeften van uw klanten. Gaat het bijvoorbeeld om trage levertijden, fouten bij bestellingen of een gebrek aan communicatie?

Wees beducht op stijgende kosten: Als uw kosten stijgen terwijl uw output hetzelfde blijft, kan dit een waarschuwingssignaal zijn dat er inefficiënties in uw bedrijf zijn geslopen. Het kan ook komen doordat veel bedrijfskosten, van energie en grondstoffen tot verpakking en verzending, stijgen³, maar het is hoe dan ook belangrijker dan ooit om verspillende uitgaven te identificeren en effectieve kostenbeheersingsmaatregelen te implementeren, zoals het wijzigen van uw inkoop- en voorraadstrategie om deze beter af te stemmen op de vraag.⁴

Besteed aandacht aan het moreel van uw werknemers: neem klachten over repetitieve taken, onduidelijke communicatie en een gebrek aan training serieus. Investeren in een positieve werkcultuur is niet alleen maar een leuk idee: als werknemers tevreden zijn, zijn ze 13% productiever; als ze niet betrokken zijn, kunnen ze de winstgevendheid van het bedrijf met 15% verlagen.⁵

Investeren in het identificeren en optimaliseren van uw bedrijfsprocessen, of dat nu aan de hand van tijd, moeite of geld is, kan waardevolle opbrengsten opleveren omdat inefficiënties worden verminderd.

Investeer in de juiste technologieën en omarm automatisering: Technologie ontwikkelt zich snel en vasthouden aan verouderde software of apparatuur kan de productiviteit belemmeren; bijna een derde van de werknemers in Europa zegt dat ze niet over de benodigde technologieën beschikken om hun werk goed te doen.⁶ Het kan gemakkelijk zijn om op uw tanden te bijten en te blijven volharden als u veel heeft geïnvesteerd in een verouderd systeem, zelfs als het niet langer voldoet aan de eisen van de wereld waarin u opereert. Maar door uw uitgaven te verleggen naar nieuwe software, apparatuur of cloudgebaseerde oplossingen, kunt u uw processen stroomlijnen, de communicatie verbeteren en de mogelijkheden voor gegevensanalyse vergroten.

Er zijn tal van technologische en automatiseringsoplossingen beschikbaar die speciaal zijn ontworpen om kleine bedrijven te helpen. Software as a service (SaaS) en 'no-code'-tools kunnen bijvoorbeeld de overgang van verouderde systemen veel gemakkelijker maken voor bedrijven die niet per se veel kapitaal hebben om vooraf te investeren, of die misschien niet de technische expertise in huis hebben.⁷

Benut de kracht van gegevens: De nieuwste technologieën en de meest effectieve automatiseringen gedijen op basis van gegevens: hoe meer gegevens u heeft, (en, nog belangrijker, hoe beter u het begrijpt) hoe beter u in staat bent om nieuwe efficiëntieslagen te realiseren. Als u dat nog niet heeft gedaan, implementeer dan data-analysetools waarmee u prestaties kunt volgen, trends kunt identificeren en gegevensgestuurde beslissingen kunt nemen om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Vereenvoudig workflows en geef uw medewerkers meer mogelijkheden: Door uw workflows te stroomlijnen, wordt uw bedrijf wendbaarder en responsiever. Kijk daarom kritisch naar uw huidige workflows. Zijn er onnodige stappen die kunnen worden geëlimineerd? Kunnen taken worden gecombineerd of geconsolideerd? Zelfs kleine bedrijven kunnen stuiten op grote complexiteiten in de manier waarop ze werken. Bepaal daarom het einddoel, deel het proces op en blijf testen en verfijnen totdat u de ideale workflow hebt gevonden.⁸

Moedig regelmatige feedback aan: Creëer een omgeving waarin werknemers zich op hun gemak voelen om feedback te geven op bestaande processen. Organiseer regelmatig vergaderingen en workshops om te brainstormen over nieuwe ideeën voor verbetering.⁹

Omarm een veranderende wereld: Het bedrijfsleven verandert voortdurend. Dat brengt uiteraard uitdagingen met zich mee, maar in die uitdagingen liggen ook kansen om uw concurrenten voor te blijven. Moedig uw team aan om op de hoogte te blijven van trends in de sector en nieuwe technologieën.¹⁰

Vier successen: Als uw medewerkers nieuwe, efficiëntere ideeën aandragen, erken en beloon hen dan. Mensen willen graag weten dat ze een verschil maken. Als dat zo is, is de kans groter dat ze een verschil willen blijven maken en nieuwe besparingen op het gebied van efficiëntie blijven vinden.¹¹