Tijd is een van de meest waardevolle middelen voor ondernemers, maar het is ook een van de moeilijkste om te beheren. Met eindeloze vragen die wedijveren om aandacht, kan het lijken alsof een dag te weinig uren heeft.

Uit een recente studie blijkt dat meer dan de helft van de Europese ondernemers en bedrijfseigenaren meer dan 40% van hun tijd verliest aan administratieve taken – waarbij meer dan 1 op de 10 aangeeft dat administratie meer dan 80% van hun tijd in beslag neemt.¹ Dat laat zien hoe moeilijk het kan zijn om voldoende tijd te besteden aan andere essentiële aspecten van het runnen en laten groeien van een bedrijf.

Het laat ook zien waarom het zo belangrijk is om efficiënter te werken, niet alleen om de taken onder controle te houden, maar ook om stress te verminderen en het werk beter beheersbaar te maken. Productiviteit gaat niet alleen om meer gedaan krijgen. Het gaat om slimmer werken, afleidingen doorbreken en u richten op wat echt belangrijk is.

U begint de dag met een plan, maar voordat u het weet, wordt u meegesleept in e-mails, vergaderingen en last-minute verzoeken. Het belangrijkste werk wordt uitgesteld tot later, en vaak komt dat later nooit. Als dit u bekend voorkomt, kan tijd blokkeren helpen. Door de dag in te delen in speciale focusperiodes, kunt u afleidingen verminderen en beter vooruitgang boeken met uw prioriteiten.²

Eén manier om dit te doen is met de Pomodoro-techniek, die diepe focus combineert met regelmatige pauzes.³ In plaats van in lange, ongestructureerde periodes te werken, verdeelt u uw tijd in beheersbare werksessies, zonder dat u zich aan het einde van de dag uitgeput voelt.

Een andere aanpak is het groeperen van taken, waarbij vergelijkbare taken — zoals het beantwoorden van e-mails of het voeren van telefoongesprekken met klanten — in één blok worden samengevoegd. Dit minimaliseert het wisselen van context en helpt de efficiëntie gedurende de dag te behouden.⁴

Actieplan

Begin met het opschrijven van alles op uw takenlijst. Ga vervolgens taak voor taak na en stel uzelf twee vragen: Is dit urgent? Is dit belangrijk? Sorteer op basis van uw antwoorden elke taak in een van de vier categorieën van uw Eisenhower Matrix:

Urgent en belangrijk – doe het nu

Deze taken hebben directe deadlines en gevolgen als ze worden genegeerd. Pak ze eerst aan om last-minute stress te vermijden.

Belangrijk, maar niet urgent – plan het in

Deze taken helpen uw bedrijf vooruit, maar hoeven niet onmiddellijk uitgevoerd te worden. Reserveer tijd in uw agenda om ervoor te zorgen dat ze niet aan de kant worden geschoven.

Urgent maar niet belangrijk – delegeer het

Deze taken vereisen aandacht, maar vereisen niet uw expertise. Geef ze door aan iemand anders of automatiseer ze waar mogelijk.

Noch urgent noch belangrijk – verwijder het

Deze taken nemen tijd in beslag zonder echte waarde toe te voegen. Laat ze gaan, zodat u zich kunt concentreren op belangrijkere projecten.

Actieplan

Identificeer terugkerende taken:

Identificeer de administratieve taken die u het vaakst uitvoert, zoals het verwerken van facturen, het bijhouden van uitgaven of het beheren van de loonadministratie. Deze zijn ideaal voor automatisering.

Begin klein:

Kies eerst een of twee taken om te automatiseren, zoals het instellen van terugkerende facturen of het gebruiken van sjablonen voor standaardformulieren. Test de impact voordat u uitbreidt.

Vind de juiste tools:

Zoek naar software die integreert met uw bestaande systemen. Boekhoudkundige tools kunnen facturen genereren en betalingen afstemmen, onkostentrackers kunnen ontvangstbewijzen automatisch registreren, en salarisadministratiesystemen kunnen lonen berekenen en belastingen indienen.

Controleer en pas aan:

Controleer uw geautomatiseerde processen regelmatig om er zeker van te zijn dat ze werken zoals verwacht. Pas instellingen aan, verken nieuwe functies en blijf de efficiëntie verbeteren.

'Nee' zeggen is niet altijd eenvoudig, vooral niet wanneer er voortdurend nieuwe kansen en verzoeken binnenkomen. Maar voortdurend ja zeggen kan leiden tot overweldiging, waardoor het moeilijker wordt om u te concentreren op wat echt belangrijk is. Zonder duidelijke grenzen wordt u gemakkelijk in te veel richtingen getrokken.

Daarom is het net zo belangrijk om te weten wanneer u 'nee' moet zeggen als wanneer u 'ja' moet zeggen, zowel voor uw bedrijf als voor uzelf.