Voldoen aan douanevereisten is een essentieel en onvermijdelijk onderdeel van succesvolle zendingen. En het kan soms moeilijk zijn om ze volledig te begrijpen. Maar het is wel belangrijk dat u door verwarring niet wordt afgeleid van uw zakelijke doelen en ambities.

Dat komt omdat, hoewel internationale handelsvoorschriften in eerste instantie ingewikkeld kunnen lijken, er een paar eenvoudige stappen zijn die u kunt nemen om de kennis op te doen die u nodig hebt om succesvol internationaal te verzenden. Overweeg deze drie stappen voor meer vertrouwen en om uw bedrijf voor te bereiden.

Als u vol vertrouwen internationaal wilt exporteren, kan het de moeite waard zijn om wat planning vooraf te doen. Het is een goed begin om te beseffen dat u niet alles hoeft te weten. Met een beetje kennis komt u een heel eind.

Denk dus na over wat u echt moet weten. Dat kan betekenen dat u moet onderzoeken welke documenten u nodig hebt, hoe u die correct moet invullen en kijkt wat de eventuele specifieke vereisten zijn voor uw producten in het land of de landen waarnaar u exporteert.

Er kunnen bijvoorbeeld verschillen zijn in de manier waarop uw producten door verschillende douaneautoriteiten worden behandeld. Etiketteringsvereisten, verschuldigde btw en invoerrechten, productnormen en documentatievereisten kunnen allemaal per douanegebied verschillen.

Wat ook belangrijk is om goed te doen, is de Geharmoniseerde systeemcode (HS-code). Vergelijkbare producten kunnen allemaal verschillende codes hebben, dus het is belangrijk dat u de juiste code kiest voor uw specifieke goederen. En vergeet niet dat er voor sommige landen verschillende informatieniveaus nodig zijn. De eerste zes cijfers zijn over het algemeen hetzelfde voor de meeste landen. De resterende cijfers kunnen verschillen, en vaak zijn er maximaal tien cijfers per land nodig.

Neem contact op met de douaneautoriteiten in het land waarnaar u verzendt of kijk voor relevante informatie op hun officiële websites. Om uw HS-codes te vinden, kunt u zoeken op de website van de overheid van uw land of gebruikmaken van online beschikbare zoekprogramma's voor HS-codes.

Douanevereisten kunnen vaak veranderen, dus het is belangrijk om op de hoogte te zijn van eventuele updates in de markten waarnaar of waaruit u verzendt.

Nieuwe vereisten kunnen leiden tot allerlei veranderingen, van wijzigingen in de documentatievereisten tot andere inklaringsprocedures of aanpassingen aan het niveau van btw en invoerrechten die internationaal worden toegepast. Fouten kunnen leiden tot vertragingen en hogere kosten, dus controleer of eventuele wijzigingen in de vereisten van invloed zijn op uw zendingen.

Het is ook de moeite waard om na te gaan of eventuele wijzigingen die u moet doorvoeren om aan de naleving te blijven voldoen, een bredere impact zullen hebben op uw bedrijf of de manier waarop het werkt, en als dat zo is, hoe u dat in uw plannen kunt opnemen.

Zet u voortdurend in om aan de naleving te blijven voldoen. Zorg ervoor dat u regelmatig de vereisten controleert in de landen waarnaar u verzendt, of dat nu is door de officiële websites van de overheid en brancheorganisaties te controleren of door samen te werken met ervaren makelaars of andere experts. Er zijn misschien ook softwareoplossingen die u kunt implementeren om rustig te kunnen slapen.

Voldoen aan de douanevereisten heeft niet alleen te maken met export. Vaak speelt import ook een rol, dus het is belangrijk om op de hoogte te zijn van eventuele verantwoordelijkheden die u hebt en u van tevoren voor te bereiden (of ervoor te zorgen dat uw importeur voorbereid is).

Het kan bijvoorbeeld zijn dat u bepaalde documentatie moet overleggen, of dat u aansprakelijk bent voor btw en invoerrechten op geïmporteerde producten. Dit kan afhangen van de overeenkomsten die u hebt met uw leveranciers, dus het is belangrijk om de details bij te houden om te weten waar u verantwoordelijk voor kunt zijn.

Als u er zeker van bent dat u volledig op de hoogte bent van uw verplichtingen en weet hoe deze kunnen veranderen als u van leverancier verandert of andere goederen importeert, zal uw bedrijf soepel blijven draaien en kunt u met vertrouwen blijven importeren.

Als importeur is het een goed idee om contact op te nemen met de douaneautoriteiten van uw land om te controleren welke documentatie nodig kan zijn voor uw import. Houd de vinger aan de pols bij uw leveranciers en zorg ervoor dat u de Incoterms voor uw zendingen goed in de gaten houdt. Hierin staat wie verantwoordelijk is voor het betalen van btw en invoerrechten. Als u dit van tevoren weet, kunt u het benodigde budget van tevoren toewijzen en onverwachte kosten vermijden.