Om te bevestigen dat goederen een land binnen kunnen komen en mogelijk in aanmerking komen voor vrijstelling van of gereduceerde belastingtarieven, heeft u mogelijk bewijs nodig van waar ze geproduceerd zijn. Normaal gesproken hoeft de verzender dit alleen op de handelsfactuur te vermelden. Sommige landen vereisen echter een specifiek certificaat dat de herkomst van de goederen bevestigt of dat ondertekend is door de relevante overheidsafdeling, kamer van koophandel of ambassade van het land van export.

Voor de meeste producten is geen licentie vereist. U moet echter een licentie bemachtigen of u aan speciale regels houden om beperkte goederen te exporteren of bepaalde diensten in het buitenland te verkopen. Producten waarvoor waarschijnlijk een licentie is vereist zijn onder andere:

• dieren, planten, agrarische producten en etenswaren
• goederen afgeleid van bedreigde soorten
• chemicaliën en afval
• medicijnen
• gecontroleerde goederen (bijv. militaire items, vuurwapens en items met tweeërlei gebruik (militair en civiel))
• goederen van culturele of historische waarde
• diamanten
• goederen onderhevig aan sancties of handelsbeperkingen

Om te ontdekken of u een exportlicentie nodig heeft, raadpleegt u de exportcontrolelijsten op de overheidswebsite van uw land. U dient ook het licentienummer te vermelden op uw handelsfactuur en het FedEx-inklaringsteam vooraf te informeren door contact op te nemen met de klantenservice van FedEx.

Een Power of Attorney (PoA) is een schriftelijke autorisatie om iemand te vertegenwoordigen of namens iemand anders te handelen. We vragen u mogelijk om aan ons een PoA te verlenen zodat we namens u douaneautorisaties kunnen uitvoeren, meestal alleen wanneer u voor het eerst met FedEx begint te verzenden. Dit is wettelijk verplicht in de meeste landen en de douaneautoriteiten vragen ons mogelijk om te bewijzen dat we gevolmachtigd zijn.

Veel landen vereisen een productevaluatiecertificaat om ervoor te zorgen dat goederen voldoen aan bepaalde standaarden inzake gezondheid, veiligheid en het milieu. U heeft bijvoorbeeld een CE-markering nodig om goederen naar de Europese Unie te exporteren. Een CE-markering betekent niet dat het product in de EU gemaakt is, maar dat het voldoet aan EU-standaarden.

Andere landen beschikken over andere terminologie en standaarden, dus controleer dit voordat u naar een land verzendt. Zo heeft het Verenigd Koninkrijk het UK Conformity Assessed (UKCA)-certificaat, en China de China Compulsory Certification (CCC).

Port Health is in het Verenigd Koninkrijk en veel andere landen de naam van de autoriteit die de openbare gezondheid, dierenwelzijn en het milieu beschermt. Deze autoriteit voert aan de grens verscheidene controles uit. U dient mogelijk aanvullende documenten in te dienen indien uw goederen eetbaar zijn of gebruikt worden in etenswaren en dranken. Dit is om ervoor te zorgen dat uw goederen door Port Health of equivalente organisatie in het land waarnaar u verzendt ingeklaard kunnen worden. Goederen die een gevaar voor de gezondheid vormen vereisen waarschijnlijk een certificaat. Voorbeelden van de certificaten die u mogelijk nodig heeft:

• biologische certificering
• fytosanitair certificaat
• sanitair certificaat

Bepaalde producten (zoals sommige elektrische producten) worden mogelijk door de autoriteiten gecontroleerd of ze veilig zijn. Om deze producten soepeler langs de douane te laten gaan, moet u kunnen bewijzen dat de goederen officieel getest zijn en het vereiste certificaat overhandigen, inclusief:

• certificaten van conformiteit
• elektrische/chemische testrapporten
• rapporten voor het veilig transport van goederen

Gevaarlijke zendingen moeten voorzien zijn van veiligheidsinformatiebladen omdat deze de mogelijke gevaren/risico's voor mens en milieu vermelden. Ze bevatten ook informatie over verwerking en opslag, en instructies over wat te doen tijdens een noodgeval, zoals welke eerste hulp verleend moet worden of hoe een brand geblust moet worden.

Indien u goederen importeert die intellectueel eigendom bevatten, zoals merken, afbeeldingen of personages, moet u mogelijk bewijs tonen dat uw fabrikant over de juiste toestemmingen beschikt. Certificaten van autorisatie komen vaak in de vorm van brieven van de eigenaren van het intellectueel eigendom. Indien u dit bewijs niet kunt leveren, worden uw goederen mogelijk in beslag genomen door de douane en kunt u een boete krijgen.

In sommige landen bent u verplicht zowel een paklijst als een handelsfactuur te overhandigen. Een paklijst is een document geleverd door de verzender met informatie over de goederen in de zending en hoe ze verpakt zijn. Op de paklijst staan doosnummers vermeld, het aantal items in de dozen en het gewicht en afmetingen van de dozen. Zo kunnen alle betrokkenen controleren wat ze verzenden. De paklijst wordt door de douane gebruikt voor inklaring en invoer in sommige landen om bewijs te leveren dat de verpakte goederen overeenkomen met de handelsfactuur.

Sommige klanten selecteren de vrachtbrief als betalingsgarantie van de goederen. Wanneer deze betaalmethode gebruikt wordt, is de vrachtbrief het officiële verzenddocument om betaling te verkrijgen, eigendom over te dragen en de vrijgave van geld door de bank aan de verzender zodra de goederen door de ontvanger ontvangen zijn.