Beste werkwijzen voor e-commercezendingen
Een succesvol e-commercebedrijf is gebouwd op een soepel en duidelijk verzendproces. Om die reden moet alles, van verpakking tot papierwerk, tot in de puntjes verzorgd zijn.
Goederen naar verschillende bestemmingen verzenden is echter geen eenvoudige taak, er zijn verschillende douaneprocedures en voorschriften waarmee u rekening moet houden. Daarom hebben wij deze checklist samengesteld om u te helpen uw weg te vinden in de complexe wereld van de internationale e-commercezendingen.
De 10-stappen checklist voor e-commercezendingen
1. Verpak uw goederen goed
Het is van cruciaal belang dat pakketten veilig en onbeschadigd bij uw klanten aankomen. Dit kan lastig zijn als de goederen nog ver moeten reizen, maar onze gids over hoe u veelgemaakte verpakkingsfouten kunt vermijden, helpt u uw goederen goed in te pakken.
Bij de keuze van uw verpakking is het raadzaam rekening te houden met het plaatselijke klimaat en de leveringsomstandigheden. Als u producten met verschillende afmetingen verzendt, kunt u overwegen om verstelbare verpakkingen te gebruiken, zoals waterdichte hoezen voor kleding of verstelbare wikkelverpakkingen voor het verzenden van boeken.
2. Zorg ervoor dat u uw zending goed voorbereid
Wanneer u gevaarlijke of breekbare goederen, of goederen met temperatuurregeling verstuurt, is het zeer belangrijk dat u ze correct etiketteert. Zo vermijdt u schade, vertragingen of mogelijk schadelijke ongevallen.
In onze gids over het vervoer van gevaarlijke goederen vindt u meer uitleg over de vereiste verpakking en documenten. Voor andere soorten goederen kan uw vervoerder u verpakkingsetiketten en instructies geven.
3. Ontdek of uw producten zijn gereguleerd
Ga eerst bij de plaatselijke douane na of het product dat u verzendt in het land van bestemming gereguleerd is. Zoek dan uit welke autoriteiten het regelen en kijk wat u moet doen om eraan te voldoen. Vergeet niet dat de regelgevingen kunnen veranderen, dus kijk regelmatig of er updates zijn.
Weet u niet zeker waar u moet beginnen? Ga naar onze pagina over gereguleerde goederen verzenden voor een handige, stapsgewijze gids.
4. Bepaal wie verantwoordelijk is voor het betalen van btw en invoerrechten
Afhankelijk van de goederen en hun waarde kunnen er btw en invoerrechten worden geheven wanneer uw zending door de douane komt. U (de verkoper) of de ontvanger kan deze kosten dekken.
Het niet vermelden van de btw en invoerrechten is een riskante strategie die kan leiden tot een groter aantal retourzendingen van kopers die de kosten niet willen betalen. Kies daarom voor transparantie. Uw klanten vinden het misschien niet erg om te betalen, maar ze willen niet worden verrast met onverwachte kosten. Vergeet niet om ook de Incoterms die deze overeenkomst bepalen op de handelsfactuur van uw zending te vermelden.
Als u wilt dat uw klant de btw en invoerrechten betaalt:
- Voeg een disclaimer toe aan uw webshop en informeer uw klanten voordat zij de betaling voltooien. Dit kan een praktische oplossing zijn als u een groot aantal goederen met een lage tot middelhoge prijs verkoopt.
- Integreer een webshoptool die de btw en invoerrechten berekent die uw klanten moeten betalen. Dit kan nuttig zijn als u dure en exclusieve producten verkoopt.
- Tel de btw en invoerrechten op bij het totaalbedrag zodra u afrekent. Uw vervoerder zal de betaling aan de douane moeten regelen en kan het misschien zelfs voor u voorschieten.
5. Vermeld nauwkeurig de waarde
De douane gebruikt de waarde om btw en invoerrechten te berekenen. Daarom is het belangrijk dat u de juiste winkelwaarde van de goederen op de factuur vermeldt. Als de douane twijfelt over de aangegeven waarde, kunnen ze de klant vragen om een bewijs van een transactie of een ontvangstbewijs. Ze zullen de zending in de tussentijd vasthouden, wat extra kosten met zich meebrengt.
Wanneer u de waarde vermeldt, vergeet dan niet om:
- De hoeveelheid van elk artikel in een toepasselijke meeteenheid te vermelden
- De verzendkosten te vermelden als die door de klant worden gedekt
- Duidelijk te zijn als er kortingen zijn toegepast. Als er een kortingscode is gebruikt, kunt u die op de handelsfactuur vermelden.
Vergeet niet dat een te lage waarde van goederen kan leiden tot boetes en vertragingen bij de verzending. Indien de douane vaststelt dat uw zendingen herhaaldelijk te laag zijn gewaardeerd, kunnen de boetes worden verhoogd en worden al uw zendingen zorgvuldig door de douane gecontroleerd.
6. Bereid het papierwerk voor
Zorg ervoor dat u de volgende documenten invult:
- Verstrek altijd een handelsfactuur met een gedetailleerde beschrijving van uw goederen, HS-code, Incoterms en een nauwkeurige commerciële waarde. Als de verzendkosten door de klant worden gedekt, is het belangrijk ze op de handelsfactuur te vermelden.
- Zorg ervoor dat uw luchtvrachtbrief ook verzendgegevens bevat.
- Vergeet niet uw volledige bedrijfsgegevens, zoals uw adres en contactgegevens, te vermelden. Vergeet niet dat sommige landen een geregistreerd exporteurnummer of een bewijs van de registratie als e-tailor vereisen.
- Zorg ervoor dat de gegevens van de ontvanger volledig zijn. Voor sommige landen zijn identificatienummers voor importeurs nodig, zoals het EORI-nummer voor zakelijke klanten in de EU, een PCCC-nummer wanneer u naar klanten in Korea verzendt, of KYC voor goederen die naar India gaan.
- Als u gereguleerde goederen verzendt, vergeet dan niet de vergunningen en licenties mee te sturen die nodig zijn voor de douane.
- Controleer of er een bewijs van herkomst nodig is. Het kan zijn dat u een certificaat van herkomst, een preferentiële verklaring of beide moet overleggen, afhankelijk van de geldende vrijhandelsovereenkomsten (FTA).
Bent u net begonnen met uw e-commercebedrijf? Bekijk onze gedetailleerde gids over het regelen van uw e-commercepapierwerk.
7. Gebruik elektronische documenten indien mogelijk
Als de douane van uw land documenten elektronisch verwerkt, zal registratie bij de douane de procedures voor het aanvragen van vrijstelling van rechten en het profiteren van de preferentiële overeenkomsten stroomlijnen.
Door de papieren online in te dienen, kan uw vervoerder snel onvolledige documenten opsporen en zelfs de douaneafhandeling regelen, voordat het pakket het land van bestemming bereikt.
8. Controleer uw eerste zending
Als u uw eerste zending naar een nieuwe bestemming hebt gestuurd, vergeet dan niet de voortgang ervan te volgen. Misschien is het een goed idee om uw klanten te vragen of zij problemen met de zending hebben gehad. Als er zich problemen voordoen, is het belangrijk dat u snel reageert en samenwerkt met uw vervoerder om het proces vlot te laten verlopen.
9. Beheer zendingen die door de douane worden vastgehouden
Als de goederen op de dag van aankomst niet door de douane zijn ingeklaard, zullen zij onder douaneverband worden gehouden. De meest voorkomende reden hiervoor is een slecht gedetailleerde goederenomschrijving op de handelsfactuur. Een ander mogelijk probleem is dat de contactgegevens van de ontvanger ontbreken, waardoor de vervoerder geen contact met hem kan opnemen voor specifieke inklaringsinstructies.
Als uw pakket wordt vastgehouden, zal de vervoerder u dat binnen 24 uur laten weten. Tenzij anders overeengekomen, worden vastgehouden zendingen gewoonlijk na vijf dagen naar de afzender teruggezonden, wat extra kosten met zich meebrengt. Afhankelijk van de waarde van de goederen, het volume van de zending en de verzendingskosten kan het vernietigen of achterlaten van goederen in sommige gevallen efficiënter zijn. Als dit uw voorkeursscenario is, vergeet dan niet uw vervoerder daarvan vooraf over te informeren.
10. In geval van twijfel, neemt u contact op met uw vervoerder
Bij het opzetten van uw e-commercebedrijf en het uitzoeken van het verzendingsproces is uw vervoerder uw beste partner. Vraag ze om advies, en steun en bekijk de tools die zij aanbieden om u te helpen het proces te stroomlijnen.
Deze website is ontworpen om algemene informatie omtrent verzenden te geven. Als u niet zeker bent van de verzendvereisten die voor u van toepassing zijn, neem dan contact op met uw vervoerder. Bekijk de regels en regelgevingen van het land van verzending en bestemming, voordat u iets verstuurt. Deze informatie kunt u vinden op overheidswebsites.
