Douanedocumenten voor e-commercezendingen

Als het om snelle leveringen gaat, is uw papierwerk in orde hebben een van de beste manieren om uw internationale zendingen volgens de planning te laten verlopen. Hoe kunt u ervoor zorgen dat u de juiste documenten hebt en dat ze correct zijn ingevuld? Laten we eens kijken!

Waarom zijn douanedocumenten zo belangrijk?

Uw webshop met T-shirts bloeit. Een klant op een andere continent heeft er zojuist een gekocht en nu moet u het T-shirt bij ze zien te krijgen. Daartoe moet het T-shirt van uw land naar dat van de klant reizen, waarbij het onderweg twee keer langs de douane moet. Als uw documenten niet aan de strenge douanevereisten voldoen, dan kan uw pakket vertraging oplopen, teruggestuurd worden of zelfs in beslag worden genomen.

Het helpt om dergelijke logistieke problemen te voorkomen door uw papierwerk op orde te hebben. Dat kan in het begin een uitdaging vormen, maar het wordt veel eenvoudiger zodra u het allemaal hebt geregeld. Op deze pagina leggen wij u uit wat de acht basisstappen zijn die u moet volgen.

Douanepapieren in acht stappen voorbereiden

1. Stel uw handelsfactuur op
2. Schrijf een nauwkeurige goederenbeschrijving
3. Classificeer uw goederen met een HS-code
4. Identificeer het land van productie 
5. Controleer op eventuele invoerrechten, belastingen of vrijstellingen
6. Definieer de Incoterms®
7. Leef de productvoorschriften na
8. Bereid uw documenten voor

1. Stel uw handelsfactuur op

De handelsfactuur is een belangrijk vervoersdocument dat altijd bij een zending wordt gevoegd. U kunt een template krijgen van uw vervoerder, maar het kan zijn dat de opmaak niet aan uw specifieke wensen voldoet of dat de douane het in sommige landen niet accepteert (soms is een briefhoofd van uw bedrijf vereist). 

Verreweg de meest algemene en geaccepteerde manier om een handelsfactuur te krijgen, is door er zelf een te maken. Door uw eigen handelsfactuur op te stellen, hoeft u alleen de velden op te nemen die voor uw zending van belang zijn. Zorg ervoor dat u dit document de naam 'Handelsfactuur' geeft, want sommige douaneautoriteiten kunnen het weigeren als het een andere titel heeft, zoals 'Proformafactuur'.

Belangrijkste velden op een handelsfactuur:

• Titel van het document: 'Handelsfactuur'
  
• Briefhoofd, logo of branding van uw bedrijf
  
• Naam, adres en contactgegevens van uw bedrijf (afzender)
  
• Naam, adres en contactgegevens van de ontvanger
  
• Verzendingsnummer (luchtvrachtbrief of trackingnummer van vervoerder)
  
• De Incoterms® voor de zending
  
• Reden voor export/eindgebruik van het product (bijv. verkoop, consumptie, aankoop via e-commerce)
  
• Datum
• HS-code
  
• Goederenomschrijving
  
• Hoeveelheid/aantal goederen (erkende meeteenheden gebruiken)
  
• Waarde van de goederen (winkelprijs voor e-commercezendingen)
  
• Verzend- en verzekeringskosten 
  
• Gewicht van de verpakking (netto en bruto)
  

Extra gegevens die u misschien wilt/moet vermelden:

• Factuurnummer
  
• Oorsprongsverklaring
  
• Btw en invoerrechten op de zending
  
• Gegevens over land van herkomst of fabrikant
  
• Opmerkingen van de klant bij het online afrekenen
  
• Een handtekening van u of van een vertegenwoordiger van uw bedrijf
  
• Relevante informatie voor regelgevende instanties (bijv. soortgelijke EORI-, btw-, EIN- of soortgelijke SSN-nummers)
  

2. Schrijf een nauwkeurige goederenbeschrijving

De goederenomschrijving op de handelsfactuur is belangrijk, omdat de douane die gebruikt om de goederen nauwkeurig te beoordelen, de classificatie volgens de HS-code bevestigt en daarna de exacte btw en invoerrechten op de zending bepaalt.

De beschrijving moet gedetailleerd en nauwkeurig zijn en overeenkomen met de HS-code. Onduidelijke omschrijvingen zoals 'geschenk' of 'noten' kunnen ervoor zorgen dat de douaneautoriteiten de zending vertragen of extra kosten aanrekenen (bijv. opslagkosten) terwijl zij wachten op een geschikte omschrijving.

Een goederenbeschrijving omvat vaak:

• Een standaard beschrijving (bijv. unisex T-shirt met gezeefdrukt motief op voorkant)
  
• Materialen en/of samenstelling van het product (bijv. 100% biologisch katoen, gebreide jersey)
  
• Hoeveelheid en verpakkingsgegevens (bijv. één T-shirt, individueel verpakt)
  
• Land van productie (bijv.) Italië)
  
• De waarde van de goederen (bijv. € 80, winkelprijs die door de klant wordt betaald)
  

3. Classificeer uw goederen met een HS-code

De HS-code is een internationale artikelcode die veel wordt gebruikt om producten te classificeren. Bestaat normaal gesproken uit 8 of 10 cijfers, waarbij de eerste zes cijfers wereldwijd hetzelfde zijn, terwijl de laatste cijfers afhankelijk zijn van het land van bestemming. Een voorbeeld van een HS-code voor een katoenen unisex T-shirt is 61091000. Vermeld altijd de HS-code op de handelsfactuur.

U kunt uw vervoerder vragen u te helpen uw productcatalogus in te delen met de juiste HS-codes. U hebt informatie nodig over waar uw producten vandaan komen, hoe ze zijn gemaakt en welke materialen ze bevatten. Kleine verschillen kunnen resulteren in verschillende codes, dus wees voorzichtig bij het kiezen van de juiste codes. Zo verschillen leren schoenen met leren zolen (640359) bijvoorbeeld van leren schoenen met rubberen zolen (640399).

4. Identificeer het land van productie van uw goederen

Vermeld het land van productie op de handelsfactuur. Dit is het land waar de goederen zijn gemaakt of waar de laatste bewerking plaatsvond. Dit kan verschillen van het land waar u ze vandaan verstuurt. U kunt dit doen door een veld 'Land van herkomst' toe te voegen, door de naam en het adres (of beide) van de fabrikant op te nemen.

Soms moet u het land van productie vermelden, zodat de zending kan worden vrijgesteld van invoerrechten op grond van een handelsovereenkomst. U vindt hierover meer informatie in de volgende stap.

5. Controleer op eventuele invoerrechten, belastingen of vrijstellingen

Goederen die een nieuw land binnenkomen, kunnen worden onderworpen aan btw en invoerrechten. Dit geldt ook voor een toenemend aantal e-commercezendingen. Onderzoek vooraf btw en invoerrechten, zodat u niet voor verrassingen komt te staan die van invloed zijn op uw winstmarge. Het is ook belangrijk te bepalen wie verantwoordelijk is voor de betaling van de btw en invoerrechten met behulp van de Incoterms®. 

Dankzij internationale handelsovereenkomsten kan uw product in het land van bestemming in aanmerking komen voor een vrijstelling of vermindering van invoerrechten. Dit hangt af van het soort goederen en de plaats waar ze zijn geproduceerd. Vraag bij uw vervoerder na of uw goederen daarvoor in aanmerking komen. Als dat het geval is, moet u dat aantonen in uw verzenddocumenten door een certificaat van herkomst mee te sturen. De meest voorkomende types zijn:

• Een bewijs van herkomst, meestal een standaardtekst op de handelsfactuur
  
• Een certificaat van herkomst bij te voegen, meestal een apart document dat tegenwoordig minder wordt vereist

Oorsprongsverklaring

De oorsprongsverklaring, ook wel factuurverklaring of voorkeursverklaring genoemd, bestaat uit een paar regels standaard tekst op de handelsfactuur. De juiste tekst is afhankelijk van het product en de bestemming. U kunt de tekst opvragen bij uw vervoerder of bij de plaatselijke douaneautoriteiten. Indien de tekst is gewijzigd of ontbreekt op de handelsfactuur, wordt deze niet geaccepteerd door de douane.

6. Definieer de Incoterms® die u toepast op uw klant

De Incoterms® bepalen wie de verzendkosten en eventuele btw en invoerrechten op een pakket betaalt. U bent er als verkoper verantwoordelijk voor om dit op uw website (vaak bij het afrekenen) en op de handelsfactuur te vermelden. Door dit duidelijk aan klanten te communiceren, kunnen achtergelaten winkelwagentjes en negatieve klantervaringen worden voorkomen. De meest gebruikte Incoterms® bij e-commercezendingen zijn:

Franco inclusief rechten (DDP)

Met DDP (verkoper betaalt) dekt u zelf alle kosten. U kunt de btw en invoerrechten aan de klant doorberekenen bij het afrekenen in de webshop, en ze vervolgens rechtstreeks aan de douane betalen.

Afgeleverd op plaats (DAP)

Bij DAP (koper betaalt), vroeger Delivered Duty Unpaid of DDU genoemd, is de ontvanger verantwoordelijk voor het betalen van de douanetoeslag wanneer de goederen in zijn of haar land aankomen. Dit kan soms resulteren tot vertragingen bij de douane, in het geval er hoge btw en invoerrechten moeten worden geïnd voordat een zending kan worden ingeklaard en geleverd.

7. Leef de productvoorschriften na

De productvoorschriften in een land van bestemming kunnen van invloed zijn op het eventuele extra papierwerk dat u met uw zending moet meesturen. Misschien moet u zich laten registreren bij een overheidsinstantie, een vergunning aanvragen of de etikettering op uw product vertalen in de plaatselijke taal. 

Dit geldt gewoonlijk voor levensmiddelen, geneesmiddelen, kleding, elektronica, speelgoed en vele andere goederen. Om bijvoorbeeld schoenen naar de VS te verzenden, is een aangifte voor schoeisel vereist door de Amerikaanse douane. Neem contact op met uw vervoerder om erachter te komen welke autoriteiten uw product reguleren in uw land van bestemming en welke documentatie ervoor nodig is.

8. Bereid uw documenten voor

Zodra u weet welke documenten u nodig hebt, kunt u ze opstellen of verzamelen. Sommige documenten kunt u zelf opstellen, zoals de handelsfactuur. Andere documenten, zoals een certificaat van herkomst of CITES-certificaat, moet u aanvragen bij de bevoegde autoriteit en aan uw vervoerder geven. 

Het hangt ook van de situatie af hoe vaak u documenten moet opgeven. U hoeft sommige documenten slechts één keer op te geven bij de eerste zending van een product, terwijl andere bij elke zending moeten worden opgegeven. 

Fysiek papierwerk

Als u fysieke versies van uw papieren opgeeft, voeg dan drie kopieën bij uw zending. Voeg de originele documenten en één reeks kopieën bij in een zakje aan de buitenkant van uw zending. Geef de derde reeks direct aan de koerier als hij het pakket komt ophalen.

Elektronische douanedocumenten

Bij de douaneafhandeling is het gebruik van elektronische douanedocumenten de laatste jaren toegenomen. Dit zijn digitale of gescande versies van documenten die naar de douaneautoriteiten worden gestuurd wanneer een pakket wordt verzonden. U doet dit door alle documenten elektronisch in te dienen wanneer u een zending boekt bij uw vervoerder. 

Het voordeel van elektronische documenten is dat zij overal en op elk moment toegankelijk zijn, waardoor vertragingen worden beperkt en de douane een zending al kan inklaren voordat deze aankomt. Sommige e-commerceverkopers kiezen ook voor elektronische documenten omdat hun klanten dan niet bij hun aankoop met al het papierwerk worden opgezadeld. 

Niet alle landen accepteren echter papierloze oplossingen. Fysieke papieren kunnen voor sommige geselecteerde zendingen nog steeds nodig zijn. Vraag uw vervoerder of de documenten in digitale of fysieke vorm (of beide) moeten worden opgegeven. Volgens de vervoerders is de beste werkwijze om elektronische documenten te gebruiken (waar mogelijk) en toch een extra set papieren documenten bij de zending te voegen.