Grip krijgen op douanedocumenten lijkt lastig, en voor mensen die goederen verzenden in bepaalde beperkte of gereguleerde categorieën komt er nog meer bij kijken. Maar laat u niet weerhouden. Met de juiste kennis kunt u naar deze gebieden uitbreiden en onnodige problemen of vertragingen vermijden.

Wanneer u gereguleerde goederen verzendt, moet u eerst begrijpen dat u maatwerk nodig heeft. Vereisten voor het importeren en exporteren kunnen significant uiteenlopen afhankelijk van de verzonden goederen en de landen van herkomst en bestemming. Wie uw klant is – of het nu gaat om een commercieel bedrijf of particulier – kan ook van invloed zijn op de regels die u moet volgen.

Dus voordat u begint, is het belangrijk dat u goed op de hoogte bent van de details van uw zending. Stel uzelf eerst de volgende vragen:

Wat verzend ik?

Waar verzend ik het naartoe?

Naar wie verzend ik het?

Deze informatie moet u toch al vermelden op uw verzenddocumenten, maar door hier zo vroeg mogelijk mee te beginnen kunt u beter voorbereid zijn. Ontdek hoe u een handelsfactuur moet invullen, en hoe u de juiste geharmoniseerde systeemcode (HS-code) voor uw goederen kunt vinden.

En vergeet niet dat sommige beperkingen niet voor iedereen even logisch zijn. Een voorbeeld hiervan zijn landen waar beperkingen voor bepaalde goederen gelden vanwege culturele of religieuze redenen. Voor artikelen met een afbeelding van Buddha gelden bijvoorbeeld bepaalde aanvullende controles voordat ze Thailand in mogen.¹

De volgende stap is om te bepalen welke controles of beperkingen er gelden voor uw goederen, en wat u moet doen om de zending te verzenden. Deze informatie is meestal te vinden op de douanewebsite van het land waar u naartoe verzendt; als u bijvoorbeeld naar de VS verzendt, vindt u informatie over beperkte goederen op deze pagina van de website van de U.S. Customs and Border Protection Force. Informatie op de douanewebsite van een land wordt meestal gepubliceerd in de lokale taal en in het Engels.

Sommige vereisten die u mogelijk tegenkomt zijn:

Voor gereguleerde goederen gelden mogelijk andere invoerrechten wanneer ze bij bepaalde markten arriveren. Zorg ervoor dat u hiervan op de hoogte bent, omdat ze gevolgen kunnen hebben voor uw prijsstrategie voor klanten in die markt. En vergeet niet dat er accijnsheffingen in rekening kunnen worden gebracht voor alcohol- en tabaksproducten die binnen de EU verzonden worden omdat regels inzake vrije handel niet van toepassing zijn op bepaalde gereguleerde goederen.

Voor het verzenden van gereguleerde goederen is meestal extra papierwerk en informatie vereist. Denk bijvoorbeeld aan toestemming of specifieke vergunningen, en de vereisten zijn mogelijk van toepassing op de importeur of de exporteur van de goederen. Om bijvoorbeeld alcohol te importeren naar een bedrijf in de VS, moeten zowel de verzender als ontvanger een alcoholvergunning hebben.

Naast papierwerk en belastingen kunnen er ook andere douanevereisten gelden voor gereguleerde goederen. Zo kan de hoeveelheid die u kunt importeren begrensd zijn, en sommige markten vereisen dat goederen of hun verpakkingen aan bepaalde standaarden voldoen.

Zodra u inzicht heeft in de vereisten voor de goederen die u gaat verzenden, is het een goed idee om te berekenen hoe ze in uw bestaande bedrijfsprocessen passen. Denk bijvoorbeeld na over hoeveel meer tijd u kwijt bent aan het verwerken van bestellingen voor gereguleerde goederen in internationale markten.

Indien goederen onderhevig zijn aan aanvullende douanecontroles, duurt het waarschijnlijk langer voordat uw goederen op de bestemming aankomen. Dit betekent dat u de verwachtingen van uw klanten inzake levertijden moet temperen, of, indien u gereguleerde goederen als voorraad importeert, dat u eerder moet bestellen.