Incoterms® vormen een essentieel onderdeel van de internationale handel, verduidelijken de verantwoordelijkheden tussen koper en verkoper en helpen goederen probleemloos de grens over te steken. Maar ze zijn veel meer dan alleen dat.

Als Incoterms® op de juiste manier worden gebruikt, zijn ze ook een tool voor zakelijk succes. Of dat nu is om onderhandelingen sneller af te ronden, om u de kans te bieden risico's en kosten te beheren of om u een voorsprong te geven op uw concurrenten, het toepassen van de juiste strategieën kan grote voordelen opleveren voor uw bedrijf.

Maar wat houdt dat in? Wat moet u nog meer weten over Incoterms®? Volg deze masterclass voor meer informatie.

Incoterms®, of International Commercial Terms, zijn een groep handelstermen gepubliceerd door de International Chamber of Commerce. Ze bestaan elk uit drie letters en worden gebruikt om te bepalen welke partij verantwoordelijk is voor specifieke elementen van een zending, zoals de kosten en risico's, op een bepaald punt in het traject.

Het is een goed idee om Incoterms® voor al uw zendingen te gebruiken, omdat deze helpen om duidelijkheid te verschaffen (en misverstanden te verminderen) over een aantal zaken, zoals waar de goederen moeten worden afgeleverd, wie er aansprakelijk is voor verlies of schade op specifieke punten van het traject en wie er verantwoordelijk is voor het betalen van invoerrechten en belastingen. Deze worden door de koper en de verkoper overeengekomen voordat de goederen worden verzonden en moeten op de handelsfactuur worden vermeld.

Het is echter belangrijk om te beseffen dat ze niet alle aspecten van een verzendcontract dekken. Factoren zoals eigendomsoverdracht, betalingsvoorwaarden en eventuele aanvullende verkoopvoorwaarden zijn niet opgenomen in de Incoterms®, dus deze moeten apart worden overeengekomen.

Er zijn in totaal elf termen. Ze worden regelmatig bijgewerkt. De laatste update dateert van 2020. De onderstaande tabel toont elke term en geeft aan of de koper of verkoper verantwoordelijk is voor de verzendkosten*, het risico en/of de verzekering op belangrijke punten tijdens het traject.

*Douanetoeslagen zoals invoerrechten en belastingen zijn alleen de verantwoordelijkheid van de verkoper bij gebruik van DDP
**Alleen voor zeetransport en binnenvaart

De verkoper is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van de goederen om ze op te halen, waarbij alle verantwoordelijkheden overgaan op de koper zodra ze zijn opgehaald.

Net als bij DAP is de verkoper verantwoordelijk voor alle kosten tot het punt van levering op de overeengekomen bestemming. Met DDP is de verkoper echter ook verantwoordelijk voor de douaneafhandeling bij import, inclusief het betalen van eventuele invoerrechten en belastingen.

De verkoper is verantwoordelijk voor het leveren van de voor export ingeklaarde goederen op een door de koper gekozen locatie of vervoerder. Zodra dit is gebeurd, gaat de verantwoordelijkheid over op de koper.

De verkoper draagt alle verantwoordelijkheden totdat de goederen langszij het schip van de koper zijn geplaatst, op welk moment de koper alle verantwoordelijkheden op zich neemt. De verkoper moet er echter voor zorgen dat de goederen worden ingeklaard voor export.

De verkoper is verantwoordelijk voor de kosten tot de bestemming. Dit wordt onderhandeld door de twee partijen, maar kan een haven of luchthaven zijn, of het terrein van de koper. Het risico en de verantwoordelijkheid voor het afsluiten van een verzekering gaat echter over op de koper bij levering aan de hoofdvervoerder in het land van export.

Onder deze Incoterm® is de verkoper verantwoordelijk totdat de goederen op het schip van de koper zijn geladen, op welk moment alle verantwoordelijkheden overgaan op de koper. De verkoper is verantwoordelijk voor de inklaring.

Dit is vergelijkbaar met CPT, maar met de extra vereiste voor de verkoper om een verzekering af te sluiten en te betalen naar de overeengekomen bestemming.

De verkoper is verantwoordelijk voor het afleveren van de goederen aan boord van het schip en het inklaren voor export, en moet ook de kosten betalen voor het verschepen naar de haven van bestemming. De koper neemt echter het risico op zich zodra de goederen op het schip worden afgeleverd (inclusief als verzekering vereist is), en alle andere verantwoordelijkheden zodra ze in de haven van bestemming aankomen.

De verkoper is verantwoordelijk voor alle kosten, risico's en verzekeringen tot aan het punt van levering bij de koper of een andere overeengekomen bestemming. Inklaring, inclusief betaling van eventuele invoerrechten en belastingen, is echter de verantwoordelijkheid van de koper.

Net als bij CFR is de verkoper bij deze Incoterm® ook verantwoordelijk voor het regelen van de verzekering van de goederen totdat ze de haven van bestemming bereiken.

De verkoper is verantwoordelijk voor de kosten, het risico en de verzekering tot het punt van levering, terwijl hij ook verantwoordelijk is voor het lossen van de goederen zodra ze op de bestemming zijn aangekomen. Net als bij DAP zijn btw en invoerrechten de verantwoordelijkheid van de koper.

Aangezien Incoterms® overal ter wereld worden gebruikt en erkend, kunnen ze fungeren als een gemakkelijk te begrijpen richtlijn voor onderhandelingen en u helpen om sneller tot een overeenkomst te komen.

Internationale verzending brengt een reeks kosten met zich mee en u kunt Incoterms® gebruiken om uw blootstelling daaraan te beheren. Ten eerste zorgen ze ervoor dat u (of uw klant) niet verantwoordelijk wordt gehouden voor iets wat u niet had verwacht, en dat u uw totale kosten nauwkeuriger kunt plannen.

Maar het gaat er niet alleen om om uw blootstelling aan kosten te verminderen. In sommige gevallen kan het voordeliger zijn om de verantwoordelijkheid op u te nemen, omdat u dan de kosten kunt beheren op een manier die bij u past. Een goed voorbeeld hiervan is als u goederen importeert van een leverancier. Als u verantwoordelijk bent voor de verzendkosten, kunt u misschien een route of vervoerder kiezen die voordeliger is dan opties die uw leverancier zou hebben gekozen. Aangezien ze hun kosten waarschijnlijk aan uw factuur toevoegen, is het mogelijk verstandiger om de verantwoordelijkheid voor de verzending op u te nemen.

Aan de andere kant heeft de leverancier van wie u koopt misschien betere relaties met transportbedrijven dan u, waardoor deze toegang kan krijgen tot betere deals. En dat u de verzending en bezorging moet regelen, brengt ook kosten met zich mee in de vorm van tijd en moeite. Wat u ook afspreekt, het is belangrijk om de gevolgen voor de kosten goed te overwegen.

Incoterms® zijn essentieel voor het beheren van uw blootstelling aan risico's. Het is belangrijk om te begrijpen waar in het verzendproces u aansprakelijk wordt voor de goederen, omdat u dan het risico kunt inschatten en dienovereenkomstig kunt plannen.

Als goederen bijvoorbeeld onderweg verloren gaan, beschadigd raken of worden gestolen, bepalen de specifieke Incoterms® die worden gebruikt welke partij verantwoordelijk is. Als het uw leverancier is, dan is deze verantwoordelijk voor het oplossen van het probleem. Als u het bent, zult u waarschijnlijk nog steeds voor de goederen moeten betalen.

Ook als u de verkoper bent en er onderweg onvoorziene vertragingen optreden, kan uw klant compensatie eisen als u verantwoordelijk bent voor de verzending en het risico draagt. Een ander scenario zou kunnen zijn dat u, als koper, niet langer goederen van uw leverancier wilt accepteren als ze door vertragingen in de verzending de overeengekomen leverdatum niet halen. Of u dit kunt doen, hangt waarschijnlijk af van de Incoterms® die u bent overeengekomen.

Hoewel risicomanagement nauw samenhangt met kostenbeheersing, moet het apart worden bekeken, voornamelijk omdat voor sommige Incoterms® de overdracht van verantwoordelijkheid voor kosten en risico op verschillende momenten plaatsvindt. En bij het overeenkomen van een Incoterms® is het belangrijk om te onthouden dat, hoewel vervoerders in bepaalde omstandigheden een vergoeding zullen betalen, deze beperkt kan zijn en mogelijk niet de volledige prijs van de goederen dekt. Het is belangrijk dat uw verzekering afdoende is voor de hoeveelheid risico waaraan u staat blootgesteld.

Door de verantwoordelijkheid voor de verzending op u te nemen, kunt u uw supply chains optimaliseren, omdat u routes, havens, luchthavens of vervoerders kunt kiezen die de voorkeur verdienen of voordelig zijn voor uw bedrijf.

Als u bijvoorbeeld op de hoogte bent van bepaalde vertragingen op een bepaalde route, of hoge kosten in een bepaalde haven, dan kunt u de verantwoordelijkheid op u te nemen en deze vermijden, zodat de goederen sneller en voordeliger aankomen.

Als u het proces onder controle hebt, hebt u bovendien een betere zichtbaarheid van de supply chain, waardoor u minder buffervoorraden hoeft aan te houden, betere planningsbeslissingen kunt nemen of eventuele problemen onderweg kunt identificeren (en mogelijk beperken).

Er zijn verschillende manieren waarop het gebruik van Incoterms® uw concurrentievermogen kan vergroten. Door de kosten te optimaliseren kunt u bijvoorbeeld besparingen doorberekenen aan klanten, terwijl u door de supply chain te controleren nauwkeurigere en betrouwbaardere levertijden kunt bieden.

Met Incoterms® kunt u ook aantrekkelijker zijn voor klanten. Zou het nemen van meer risico u bijvoorbeeld aantrekkelijker kunnen maken als verkoper? Kan instemmen met het leveren van DDP het verschil maken bij onervaren klanten?

Door een keuze aan te bieden, kunt u eventuele aanbiedingen aanpassen aan de wensen van uw klanten en meer omzet genereren.