Verwerking is een fundamenteel onderdeel van e-commerce. Als u dit efficiënt doet, heeft dit belangrijke gevolgen voor de statistieken, variërend van operationele kosten tot klanttevredenheid.

Maar omdat het proces zulke uiteenlopende factoren omvat als orderverwerking, vraagvoorspelling, magazijnindeling en retourbeheer, zijn er genoeg momenten waar inefficiëntie de kop kan opsteken.

Of u nu net begint of mogelijk verbeteringen wilt doorvoeren, lees deze vijf tips voor een efficiënter verwerkingsproces.

Als u naar efficiëntie streeft, is het essentieel dat u uw voorraad onder controle houdt. Het is de basis van al uw activiteiten en het gaat niet alleen om inzicht in de voorraad die u momenteel heeft, maar ook wat er binnenkomt en wat er uitgaat. Het houdt ook in dat u precies weet waar alles zich bevindt, of dat nu in de supply chain of in het magazijn is.

Een goede uitvoering geeft u betere controle over de voorraadniveaus en de kosten en zorgt dat u beter aan de verwachtingen van de klant kunt voldoen. Een slechte uitvoering vergroot het risico op fouten en gemiste verkoopkansen.

Er komt veel kijken bij voorraadbeheer, maar een goed beginpunt is ervoor te zorgen dat u inzicht heeft in uw PAR-niveaus; dit zijn de minimaal haalbare hoeveelheden voorraad die u moet aanhouden. Door ervoor te zorgen dat u niet onder deze niveaus zakt, voorkomt u dat artikelen niet meer op voorraad zijn, terwijl u ook de overtollige voorraad helpt te minimaliseren.¹

Eén manier om dit te doen is door het verbruik per week + de veiligheidsvoorraad te nemen en dat te delen door het aantal voorraadaanvullingen per week. Maar u moet ook rekening houden met andere elementen, zoals vervaldata (indien van toepassing) en seizoensgebonden verkooptrends.

U kunt ook een ABC-analyse van uw voorraad uitvoeren. Deze analyse maakt een indeling op basis van hoe waardevol elk van de producten is voor uw bedrijf (waarbij A het meest waardevol is en C het minst) en stelt u in staat om strategieën zoals toewijzing van middelen, prijsstelling en voorraadbeheer effectiever te prioriteren en aan te passen.²

En dan zou het gebruik van een goed softwaresysteem voor voorraadbeheer om alles aan elkaar te koppelen de efficiëntie zeker kunnen vergroten. Hoe vind ik de juiste voor mij? Hoewel de vereisten per bedrijf kunnen verschillen, zijn schaalbaarheid, eenvoudige integratie met andere systemen en de mogelijkheid om realtime voorraadupdates te bieden enkele gebruikelijke essentiële zaken.³

Het automatiseren van uw verwerkingsprocessen verhoogt de snelheid en minimaliseert menselijke fouten. Het is ook een geweldige manier om te groeien, waarbij automatisering betekent dat u veel meer kunt verwerken dan mogelijk zou zijn met handmatige processen. Bovendien kan het ook de kosten verlagen en voorraadbeheer veel eenvoudiger maken.

Gemiddeld wordt 23% van de e-commercebestellingen verkeerd verzonden,⁴ dus het is de moeite waard om na te denken over waar in het proces u kunt automatiseren. Dit zou al aan het begin van de verwerkingsfase kunnen zijn, waarbij software kan worden geïntegreerd met de online winkel om bestellingen automatisch te verifiëren en te verwerken zodra ze worden geplaatst, en om de bestelstatus bij te werken en klanten op de hoogte te stellen.⁵ Als u veel bestellingen krijgt, kan dit het proces aanzienlijk versnellen.

Op dezelfde manier kan het later automatiseren van verzendprocessen de nauwkeurigheid verbeteren en grote hoeveelheden tijd besparen. Men stelt dat de juiste software tot wel 80% van de tijd van uw team kan besparen door verwerkingstaken te automatiseren, zoals het genereren van labels en het valideren van adressen.⁶

Retourzendingen zijn een onvermijdelijk onderdeel van e-commerce, waarbij het gemiddelde retourpercentage 20-30% bedraagt.⁷ Dat betekent dat het terugkrijgen van deze goederen, zodat ze beschikbaar zijn voor wederverkoop, een cruciaal onderdeel is van een efficiënte verwerking.

Hoe soepeler en gestroomlijnder u uw retourzendingen kunt maken, hoe beter het is voor uw klanten en uw bedrijf. Een duidelijk beleid is een goed begin, net als het proces zo eenvoudig mogelijk maken. Het leveren van kant-en-klare retourlabels en commerciële facturen (indien nodig) en daarnaast het mogelijk maken van pakketten afgeven bij servicepunten of kluisjes zijn goede manieren om dit te doen.

Aan de operationele kant kan het gebruik van software het proces efficiënter maken, terwijl u ook kunt overwegen hoe u de goederen beheert wanneer ze terug in uw magazijn komen. Manieren om de efficiëntie daar te vergroten zijn onder meer het hebben van een speciale ruimte waar retourzendingen kunnen worden ontvangen, het investeren in technologie zoals RFID-scanners en software voor magazijnbeheer, en het nauwlettend in de gaten houden van de kwaliteitscontrole om ervoor te zorgen dat ongeschikte voorraad niet terug in de verkoop komt.⁸

Gegevens bieden krachtige inzichten die de efficiëntie van uw verwerkingsproces kunnen helpen vergroten. Als deze op de goede manier worden gebruikt, kunnen ze helpen aantonen waar verbeteringen kunnen worden aangebracht, de voorraadcontroles verbeteren en het rendement verlagen.

Gegevensanalyse kan op veel gebieden een vruchtbaar instrument zijn. Bepaal dus eerst welke Key Performance Indicators (KPI’s) u in kaart wilt brengen. Deze kunnen onder meer de verwerkingstijd, nauwkeurigheid, kosten per bestelling en tijdige levering omvatten.⁹ Als u meer inzicht krijgt in de prestaties op deze gebieden, kunt u inzichtelijk maken waar verbeteringen kunnen worden aangebracht.

U kunt ook nuttige KPI's volgen in uw retourverwerking. Statistieken zoals verwerkingstijd, redenen voor retournering en welke producten de hoogste retourpercentages hebben, kunnen helpen de efficiëntie te vergroten door problemen te identificeren en het totale aantal retourzendingen te verminderen.¹⁰

En historische en realtime verkoopgegevens kunnen ook worden gebruikt om de vraag beter te voorspellen, zodat u kunt voorkomen dat u zonder belangrijke artikelen komt te zitten en inefficiënt wordt als u er te veel van op voorraad heeft.¹¹

Een andere manier om de efficiëntie te verbeteren is uw wijze van orderpicking onder de loep te nemen en verbeteringen doorvoeren die dit sneller kunnen maken. Een snellere orderpicking betekent dat u meer bestellingen kunt verwerken en dat ze sneller bij de inpakafdeling terechtkomen, wat betekent dat meer bestellingen sneller klaar kunnen zijn voor verzending.¹²

Denk na over de indeling van uw magazijn. Dit is essentieel voor de efficiëntie van uw orderpicking en moet zo worden ontworpen dat efficiënte verplaatsingen en logische bevoorrading prioriteit krijgen, bijvoorbeeld door artikelen met een hoog volume dichter bij de verpakkingsruimte te plaatsen.¹³

U kunt ook de strategieën van orderpicking beoordelen om te zien of die van u kunnen worden verbeterd. Er zijn een aantal zaken waar u rekening mee moet houden, waaronder het verzamelen van enkele orders, batchpicking (selecteren voor meerdere orders tegelijk) en zonepicking, waarbij pickers in toegewezen magazijnzones werken en orders doorgeven aan andere werknemers om ze waar nodig af te ronden.¹⁴

Verschillende strategieën werken het beste voor verschillende bedrijven. Het vinden van de juiste strategie voor uw onderneming is de sleutel tot succes.