4 veelvoorkomende douanefouten –
en tips om ze te voorkomen

Elk land beschikt over zijn eigen specifieke douanevereisten voor internationaal verzenden. De regels van het ene land volgen kan er mogelijk voor zorgen dat uw pakket door de douane in een ander land wordt tegengehouden, dus controleer tijdens het plannen van uw zending – met name wanneer u naar een nieuwe bestemming verzendt – of u weet hoe u moet voldoen aan de vereisten van die locatie. 

Zo moet u controleren of de inhoud legaal verzonden mag worden naar dat land, of er specifieke productievereisten zijn voor uw product en of de import moet worden goedgekeurd voordat er een verklaring van de importeur wordt opgesteld.

Belangrijkste conclusie: controleer de regelgeving van uw bestemming zorgvuldig voordat u uw zending verzendt, zodat uw klant weet wanneer ze het pakket kunnen verwachten. U kunt hier zien welke artikelen verboden zijn in welk land. U kunt daarnaast hier op de hoogte blijven van veranderingen in de regelgeving.

Een van de meest voorkomende redenen waarom een zending wordt tegengehouden door de douane is het ontbreken van de correcte informatie. 

Ten eerste is er de handelsfactuur. Alle internationale zendingen met een winkelwaarde vereisen een handelsfactuur en het is het hoofddocument dat door de meeste douanes voor importcontrole, declaratie en het vaststellen van de invoerrechten gebruikt wordt. De handelsfactuur moet als eerste worden opgesteld, maar internationaal verzonden pakketten vereisen ook een luchtvrachtbrief.

U moet misschien echter ook specifieke documenten invullen afhankelijk van de waarde of inhoud van uw pakket, of andere documenten, vergunningen of certificaten verkrijgen. Dit is afhankelijk van de te verzenden goederen en de landen van bestemming. 

Belangrijkste conclusie: afhankelijk van wat u verzendt en de bestemming moet u mogelijk documenten invullen die u niet verwacht. Zo heeft u bijvoorbeeld een vergunning nodig om textiel en schoenen te importeren in Mexico. Bereid u dus goed voor zodat alle douanedocumentatie volledig en accuraat is. 

Denk tijdens het veilig inpakken van uw artikelen voor internationaal verzenden goed na over welk verpakkingsmateriaal u gebruikt. Net als de inhoud van uw zending moet ook de verpakking voldoen aan de regelgeving van het land van bestemming; zo moeten alle verpakkingsmaterialen van hout in de VS bewerkt zijn om de introductie en verspreiding van ongedierte te vermijden.¹

Onjuiste etikettering is ook een veelvoorkomende fout tijdens het internationaal verzenden, omdat elk land zijn eigen vereisten heeft. Zo moeten etiketten in Canada in zowel het Engels als Frans zijn opgesteld om te voldoen aan de eisen van een tweetalig land.²

Belangrijkste conclusie: onderzoek altijd de verpakkings- en etiketvereisten van uw bestemming. Vermeld het land van herkomst, de mogelijke aanwezigheid van gevaarlijke goederen op het etiket en een duidelijk adres.

Vrijwel alle internationale zendingen zijn onderhevig aan btw en invoerrechten, die afhankelijk zijn van de waarde van het pakket (volgens de handelsfactuur), het land van herkomst en de importreden. 

Toch ontstaat er vaak verwarring over de vraag of de afzender of de ontvanger verantwoordelijk is voor het betalen van mogelijke kosten. En dat kan tot vertraging leiden. 

Het is dus belangrijk dat beide partijen – vooraf – overeenkomen wie de btw en invoerrechten betaalt. Incoterms worden gebruikt om aan te geven wie wat betaalt en deze moeten duidelijk op de handelsfactuur vermeld staan.