La fattura commerciale fornisce tutte le informazioni necessarie per lo sdoganamento ed è pertanto essenziale compilarla correttamente. Non dimenticate: le descrizioni delle merci devono essere accurate  e in lingua inglese, i valori indicati devono essere realistici e per ogni articolo vanno indicate le quantità e le specifiche. Indicando il codice armonizzato (HS) garantirete che la descrizione delle merci sia compresa in tutti i Paesi.

Teoricamente avremo tutte le informazioni necessarie fin da subito, ma se ci vedremo costretti a richiedervi informazioni aggiuntive, prima le riceveremo, più facilmente potremo evitare ritardi in dogana. È opportuno fare presente questo aspetto anche ai vostri clienti: talvolta dobbiamo contattarli per richiedere informazioni e una pronta risposta è essenziale per consegnare le merci nei tempi previsti.

Anche se vostri prodotti sono campioni, prototipi, omaggi o non sono comunque destinati alla vendita, le autorità doganali hanno necessità di conoscerne il valore. Se mancano queste informazioni, o non viene dichiarato nessun valore sulla documentazione, possono verificarsi ritardi. Il valore da indicare può essere:

• il valore della transazione pagato dall'acquirente finale
• il valore commerciale delle merci se il valore della transazione è sconosciuto
• il costo di produzione dei beni se il valore commerciale non è disponibile.

Assicurate la conformità dei vostri prodotti per tempo. Verificate, tra le altre cose, se soddisfano gli standard previsti dal Paese di destinazione, o addirittura che non sia vietata l'importazione degli articoli che state spedendo.

Talvolta sono applicati dazi sulle importazioni a loro carico al momento dell'arrivo delle merci, oppure devono fornire ulteriori documenti o informazioni. È quindi essenziale che siano consapevoli di questi aspetti - e di eventuali spese a loro carico - con il giusto anticipo. Sulla fattura commerciale vanno specificati gli Incoterms, poiché hanno la funzione di indicare in modo sintetico gli accordi che intercorrono tra il mittente e il destinatario.

Questo per ridurre i rischi di intoppi o ritardi in dogana, ma non solo. Alcuni beni potrebbero beneficiare di procedure doganali speciali o, addirittura, di agevolazioni, come nel caso dei regali, dei resi, dei prodotti spediti in riparazione, dei campioni o dei prodotti di prova. Se non viene indicato il motivo della spedizione, il destinatario potrebbe ritrovarsi a pagare oneri doganali superiori a quanto richiesto.

Alcune spedizioni devono essere accompagnate da documenti speciali per avere il via libera all'uscita dal Paese/territorio di origine o all'ingresso nel Paese di destinazione: certificati di origine, licenze CITES per i beni provenienti da specie a rischio estinzione, o certificati Kimberely per i diamanti grezzi, solo per fare alcuni esempi. Talvolta, gli articoli oggetto della spedizione sono del tutto vietati, oppure soggetti a restrizioni, ed è quindi essenziale compiere le debite verifiche prima di spedirli.

È fondamentale che i dati riportati sulla fattura commerciale, sulla Lettera di Vettura aerea e sugli altri documenti di spedizione coincidano. Se le dogane notano delle discrepanze, anche minime, potrebbero ritardare lo svincolo delle merci. Ad esempio, assicuratevi che i dati relativi agli articoli e i valori totali riportati sulla fattura commerciale e la Lettera di Vettura aerea corrispondano.

Un imballaggio non idoneo o non adatto agli articoli che state spedendo può essere causa di ritardi o problemi in dogana, ad esempio se si rompe o se qualche elemento va perso o danneggiato. Lo stesso vale nel caso in cui la documentazione non sia allegata in modo corretto alla spedizione e si perdano documenti essenziali. Assicuratevi sempre di utilizzare gli imballaggi più indicati per i prodotti che state spedendo.

Per un processo di sdoganamento più agevole, trasmettete i vostri documenti doganali in formato elettronico. Questa soluzione - semplice, efficace e affidabile - vi aiuta a evitare ritardi doganali, assicurando una consegna puntuale delle vostre spedizioni internazionali e riducendo al contempo i documenti da stampare.

Se vi occorre ulteriore assistenza per completare qualsiasi passaggio o maggiori informazioni su come preparare la vostra spedizione per lo sdoganamento, visitate il nostro Shipping Channel.