Le best practice delle spedizioni per l’e-commerce

Un’attività di e-commerce proficua e di successo si basa su un processo di spedizione snello, gestito in ogni dettaglio, in cui ogni aspetto, dall’imballaggio alla documentazione doganale, è stato curato alla perfezione.

Tuttavia, spedire merci in varie destinazioni non è un'impresa facile, dato il numero e la complessità delle procedure e dei regolamenti da considerare. Ecco perché abbiamo compilato una checklist per farvi orientare meglio nel complesso mondo delle spedizioni internazionali per l'e-commerce.

Checklist in 10 punti per le spedizioni e-commerce

1. Imballate correttamente le merci

Gli articoli devono arrivare intatti nelle mani dei vostri clienti, ma in caso di spedizioni di lunga distanza ciò non è affatto scontato: la nostra guida su come evitare gli errori di imballaggio più comuni vi aiuterà a far sì che i vostri prodotti siano imballati correttamente.

Quando scegliete l'imballaggio, valutate anche il clima locale e le circostanze della consegna. Se spedite prodotti di diverse dimensioni, valutate imballaggi regolabili, come buste impermeabili per gli articoli di abbigliamento o materiali imbottiti per i libri.

2. Etichettate correttamente le spedizioni

Se spedite merci pericolose o fragili, oppure prodotti a temperatura controllata, è essenziale etichettarle correttamente. In questo modo eviterete danni, ritardi o incidenti potenzialmente dannosi.

La nostra guida dedicata alla spedizione delle merci pericolose illustra nel dettaglio come imballare questi articoli e con quali documenti accompagnarli. Per le altre tipologie di merci, il corriere saprà fornirvi le etichette di imballaggio e le istruzioni del caso.

3. Scoprite se i prodotti sono regolamentati?

Innanzitutto, verificate con le autorità doganali locali se il prodotto che dovete spedire è regolamentato nel paese di destinazione. Quindi documentatevi su quali autorità lo disciplinano e cosa occorre per rendervi conformi. Ricordate che i regolamenti sono soggetti a modifiche con una certa frequenza, quindi consultateli regolarmente.

Non sapete da dove cominciare? Visitate la nostra pagina dedicata alle merci regolamentate e scoprite come organizzarvi passo dopo passo.

4. Stabilite chi è responsabile del pagamento dei diritti doganali

A seconda delle merci e del loro valore, al momento dello sdoganamento della spedizione possono essere applicati dei diritti doganali . Questi costi possono essere sostenuti da voi (il venditore) o dal destinatario.

Non fare menzione dei diritti doganali applicabili è una strategia pericolosa, che rischia di produrre un elevato numero di resi da parte dei clienti se si rifiutano di pagare i relativi costi. La strada giusta è la trasparenza. I clienti potrebbero essere disposti a pagare, e di certo non vogliono brutte sorprese o costi inaspettati. Ricordatevi inoltre di specificare gli Incoterms che decidete di applicare sulla fattura commerciale della spedizione.

Se volete che sia il cliente a farsene carico:

Aggiungete un disclaimer sul vostro store online per avvertire i clienti prima che effettuino il pagamento. Questa è spesso la soluzione più pratica se vendete un elevato numero di articoli a prezzo medio-basso.
Integrate sul vostro store online uno strumento di calcolo dei diritti doganali che i clienti potrebbero dover pagare. Può essere utile se vendete prodotti costosi o esclusivi.
Aggiungete i diritti doganali all'importo totale addebitato al check out. Il corriere dovrà organizzare il pagamento alle dogane e potrebbe anche anticipare l'importo a vostro nome.

5. Dichiarate il valore corretto delle merci

Le dogane si basano sul valore delle merci per calcolare i diritti doganali, ed è quindi essenziale indicare chiaramente il loro prezzo al dettaglio in modo corretto sulla fattura commerciale. Se la dogana dubita del valore dichiarato, può chiedere al cliente di fornire il giustificativo di una transazione o una ricevuta commerciale. Nel frattempo tratterrà la spedizione, che incorrerà in costi aggiuntivi.

Quando dichiarate il valore delle merci non dimenticate di:

indicare la quantità di ogni articolo utilizzando l'unità di misura applicabile
specificare le spese di spedizione, se sono a carico del cliente
dichiarare se sono stati applicati sconti; se è stato usato un codice sconto, indicate anch'esso nella fattura commerciale.

Tenete presente che una valutazione al ribasso delle merci può causare multe e ritardi nelle spedizioni. Inoltre, se le autorità doganali riscontrano che le vostre spedizioni riportano spesso valori al ribasso, le sanzioni possono essere inasprite e tutte le spedizioni sottoposte ad un'accurata ispezione.

6. Preparate la documentazione

Preparate i documenti seguenti:

Includete sempre una fattura commerciale contenente una descrizione dettagliata delle merci, il codice HS, gli Incoterms applicabili e un valore commerciale preciso. Se i costi di spedizione sono a carico del cliente, è importante specificare anche questo sulla fattura commerciale.
Non dimenticate di indicare tutti i dettagli della spedizione anche sulla Lettera di Vettura aerea
Inserite i dati della vostra azienda, come l'indirizzo e i recapiti. Tenete presente che alcuni paesi richiedono un numero di esportatore registrato o una prova di registrazione come rivenditore online.
Accertatevi che i dati relativi al destinatario siano completi. Alcuni Paesi richiedono un numero identificativo dell'importatore, come il numero EORI per i clienti commerciali stabiliti in UE, il PCCC per le spedizioni in Corea o il KYC per i beni diretti in India.
Se spedite merci regolamentate, ricordatevi di includere le licenze e i permessi richiesti dalle autorità doganali
Verificate se è richiesta una prova di origine. Potrebbe essere necessario un certificato di origine, una dichiarazione preferenziale o entrambi a seconda degli accordi di libero scambio (FTA) in vigore.

Avete appena lanciato il vostro e-commerce? Consultate la nostra guida e scoprite come preparare i documenti necessari per le vostre attività.

7. Utilizzate il più possibile i documenti in formato elettronico

Se le autorità doganali del vostro paese gestiscono la documentazione in via elettronica, registratevi presso i loro portali per snellire le procedure di richiesta delle esenzioni doganali e per beneficiare degli accordi preferenziali.

Se presentate i documenti online, il vostro corriere potrà individuare rapidamente eventuali mancanze o addirittura sdoganare il collo prima che raggiunga il paese di destinazione.

8. Monitorate con cura la prima spedizione

Seguite con attenzione l'andamento della vostra prima spedizione verso una nuova destinazione. Suggeriamo di contattare i vostri clienti per capire se hanno avuto problemi con la spedizione. Se sorgono problemi, è importante agire rapidamente e lavorare con il corriere per risolvere le criticità e rendere il processo lineare.

9. Gestite le spedizioni trattenute in dogana

Se la merce non viene sdoganata il giorno del suo arrivo in dogana, è trattenuta in deposito doganale. La causa più frequente è una descrizione della merce poco dettagliata sulla fattura commerciale. Un'altra è l'assenza dei recapiti del destinatario: il corriere, di conseguenza, non è in grado di contattarlo per ricevere ulteriori istruzioni per lo sdoganamento.

Se il collo viene trattenuto, il corriere lo comunica entro 24 ore. Se non diversamente concordato, le spedizioni trattenute sono solitamente rispedite al mittente dopo cinque giorni, con costi aggiuntivi. A seconda del valore della merce, del volume o dei costi di spedizione, potrebbe essere più conveniente distruggere o abbandonare le merci. Se questa è la vostra scelta, ricordatevi di avvisare il vostro corriere anticipatamente.

10. In caso di dubbi, contattate il vostro corriere

Durante la fase di organizzazione dell'attività di e-commerce, il vostro corriere è il miglior alleato per comprendere il funzionamento del processo di spedizione. Chiedetegli consigli e assistenza e verificate gli strumenti che propongono per aiutarvi a semplificare i vostri processi.

Questo sito è stato ideato per fornire informazioni di carattere generale sulle spedizioni. In caso di dubbi sui requisiti applicabili alla vostra spedizione, rivolgetevi al vostro corriere. Prima di effettuare le vostre spedizioni, verificate le norme e i regolamenti dei Paesi di origine e destinazione. Queste informazioni sono generalmente riportate sui siti internet governativi.