La documentazione doganale per le spedizioni e-commerce

Quando si spedisce all'estero e la rapidità di consegna è una priorità, avere tutta la documentazione in ordine è uno dei modi migliori per evitare ritardi. Ma come si può avere la certezza di avere tutta la documentazione necessaria e di compilarla in modo corretto? Vediamolo insieme!

Perché i documenti doganali sono così importanti?

Il vostro store online di magliette sta andando alla grande. Un nuovo cliente, in un altro continente, ha appena acquistato una delle vostre t-shirt e dovete fargliela arrivare. Deve quindi uscire dal vostro Paese ed entrare in quello del cliente, attraversando le dogane due volte lungo il suo viaggio. Se la documentazione di spedizione non rispetta i rigorosi requisiti previsti, il collo potrebbe subire ritardi, essere respinto o addirittura confiscato.

Dotandosi di un processo di preparazione e invio della documentazione ben organizzato è possibile evitare questi inconvenienti logistici. All'inizio potrebbe apparire complesso, ma una volta impostato diventa tutto molto più semplice. In questa pagina, vi illustreremo gli otto passaggi fondamentali per un processo documentale efficace.

Come preparare la documentazione doganale in otto passaggi

1. Impostate il modello della vostra fattura commerciale
2. Scrivete una descrizione accurata dei beni
3. Indicate la classe merceologica dei vostri prodotti usando il codice HS
4. Identificate il Paese di fabbricazione 
5. Controllate se sono previsti dazi, imposte o esenzioni
6. Stabilite gli Incoterms® applicabili
7. Conformatevi ai regolamenti previsti per il prodotto
8. Preparate la documentazione

1. Impostate il modello della vostra fattura commerciale

La fattura commerciale è un documento essenziale, che accompagna sempre le spedizioni. Il vostro vettore può fornirvene un modello, ma la formattazione potrebbe non rispettare i vostri requisiti o non essere accettata dalle dogane di alcuni Paesi (spesso è richiesta su carta intestata). 

La soluzione di gran lunga più comune e diffusa è la creazione di un modello di fattura commerciale proprio. In questo modo, sarete liberi infatti di includere soltanto i campi pertinenti rispetto alla vostra spedizione. Abbiate l'accortezza di nominare il documento "Fattura commerciale" (Commercial Invoice), poiché alcune autorità doganali la respingono se il nome è diverso, ad esempio "fattura proforma".

Le voci fondamentali da riportare sulla Fattura commerciale sono:

• Il titolo del documento: "Fattura commerciale"
  
• L'intestazione, il logo o l'immagine coordinata della vostra società
  
• Il nome, l'indirizzo e i recapiti della società (mittente)
  
• Il nome, l'indirizzo e i recapiti del destinatario
  
• Il numero della spedizione (lettera di trasporto aereo o numero di monitoraggio del vettore)
  
• Gli Incoterms® applicabili
  
• Il motivo dell'esportazione, l'uso finale del prodotto (ad es. vendita, consumo, acquisto e-commerce)
  
• La data
  
• Il codice HS
  
• La descrizione dei beni
  
• La quantità/il numero dei beni (indicando unità di misura riconosciute)
  
• Il valore dei beni (il prezzo al dettaglio nel caso delle spedizioni e-commerce)
  
• I costi di spedizione e assicurazione 
  
• Il peso del collo (netto e lordo)
  

Altre informazioni che può essere opportuno o è obbligatorio includere sono:

• Numero della fattura
  
• Dichiarazione di origine
  
• Diritti doganali applicabili
  
• Paese/territorio di origine o informazioni sul fabbricante
  
• Annotazioni del cliente dal checkout online
  
• Firma di un rappresentante della vostra società
  
• Informazioni richieste dalle autorità (ad es. numero EORI, IVA, EIN o SSN)
  

2. Scrivete una descrizione accurata dei beni

La descrizione dei beni sulla Fattura commerciale ha una grande importanza, perché consente alle dogane di valutare in modo accurato i contenuti della spedizione, confermare il codice armonizzato e stabilire l'ammontare dei diritti doganali applicabili.

La descrizione deve essere dettagliata, accurata e corrispondere al codice HS. Se è ambigua, come "regalo" o "noci", può causare ritardi alla spedizione o l'applicazione di costi aggiuntivi (ad es. i costi di immagazzinamento legati al trattenimento delle merci in attesa di una descrizione adeguata).

La descrizione comprende spesso una serie di aspetti:

• una descrizione di base (ad es. t-shirt unisex con disegno stampato sul davanti)
  
• i materiali o la composizione del prodotto (ad es. cotone organico al 100%, maglia di Jersey)
  
• quantità e informazioni di imballaggio (ad es. una t-shirt confezionata singolarmente)
  
• il Paese di fabbricazione (ad es. l'Italia)
  
• il valore dei beni (ad es. 80 € - il prezzo al dettaglio pagato dal cliente)
  

3. Indicate la categoria a cui appartengono i vostri prodotti usando il codice HS

Il codice HS, o codice armonizzato, è un numero di classificazione internazionale molto utilizzato per categorizzare i vari prodotti. Generalmente tra le 8 e le 10 cifre, di cui le prime 6 cifre restano identiche in tutto il mondo, mentre le ultime dipendono dal Paese di destinazione. Ad esempio, il codice HS delle t-shirt di cotone unisex è 61091000. Riportatelo sempre sulla Fattura commerciale.

Se vi occorre aiuto per individuare il codice armonizzato del prodotto, rivolgetevi al vostro vettore. Vi occorreranno informazioni anche sulla sua provenienza, sulla sua fabbricazione e sui materiali che contiene. Anche lievi differenze, infatti, possono comportare la scelta di un codice diverso, quindi cercate con cura quello corretto. Un esempio: le scarpe di pelle con la suola di pelle hanno un codice armonizzato (640359) diverso dalle scarpe di pelle con la suola in gomma (640399).

4. Identificate il Paese di fabbricazione delle merci

Dichiarate il Paese di fabbricazione sulla fattura commerciale. Si tratta del Paese in cui sono stati prodotti i beni, oppure quello in cui è avvenuta l'ultima fase di fabbricazione. Questa informazione va indicata poiché il Paese di fabbricazione potrebbe non coincidere con quello di origine della spedizione. Potete farlo aggiungendo la voce "Paese/territorio di origine" e/o riportando il nome e l'indirizzo del fabbricante.

Talvolta, è necessario dichiarare il Paese di fabbricazione per poter usufruire di esenzioni doganali in virtù di specifici accordi di scambio internazionali: per maggiori informazioni vi rimandiamo al prossimo passaggio.

5. Controllate se sono previsti dazi, imposte o esenzioni

I beni che fanno ingresso in un nuovo Paese potrebbero essere soggetti a diritti doganali. Questo vale anche per un numero sempre crescente di spedizioni e-commerce. Vi consigliamo di verificare i diritti doganali applicabili in via preventiva, per evitare spiacevoli sorprese o ridurre i vostri margini di profitto. Un altro aspetto importante è stabilire chi si fa carico del loro pagamento: per questo vengono in aiuto gli Incoterms®. 

In base a contratti di libero scambio, inoltre, il prodotto potrebbe usufruire di esenzioni o riduzioni dei diritti doganali nel Paese di destinazione. Ciò dipenderà dalla natura dei beni e dal Paese in cui è stato fabbricato. Verificate con il vostro vettore se i prodotti sono ammessi a qualche regime agevolato. Se la risposta è affermativa, allora dovrete provare la loro ammissibilità nella documentazione di spedizione, accludendo prova della loro origine. Ciò può essere fatto in due modi:

• con una dichiarazione di origine, ovvero un testo standard da riportare sulla fattura commerciale
  
• Un certificato di origine, ovvero un documento separato, sempre meno diffuso ai giorni nostri

La dichiarazione di origine

La dichiarazione di origine, spesso definita anche dichiarazione in fattura o dichiarazione preferenziale, consiste in poche righe di testo standard riportate sulla fattura commerciale. I contenuti del testo dipenderanno dal prodotto e dalla sua destinazione. Potete richiederli al vostro corriere oppure dalle autorità doganali locali. Se il testo presenta alterazioni o informazioni mancanti, non sarà accettato.

6. Stabilite gli Incoterms® applicabili al cliente

Gli Incoterms® stabiliscono quale soggetto ha la responsabilità di farsi carico dei costi di spedizione e degli eventuali diritti doganali applicabili. Nella vostra qualità di mittenti, spetta a voi comunicarli sul vostro sito web (spesso al checkout), e sulla fattura commerciale. Una comunicazione chiara di questo aspetto è molto utile per prevenire abbandoni del carrello o una customer experience insoddisfacente. Per le spedizioni e-commerce, gli Incoterms® utilizzati più comunemente sono:

Reso sdoganato (DDP)

In caso di DDP è il mittente a provvedere al pagamento di tutti i costi. Può ribaltare il costo dei diritti doganali sul cliente al momento del pagamento sullo store online, e poi versarli direttamente alle dogane.

Reso al luogo di destinazione (DAP)

In caso di Incoterm DAP, un tempo denominato DDU o "reso non sdoganato", è l'acquirente a dover versare i diritti doganali quando il prodotto fa ingresso nel suo Paese. Talvolta, soprattutto quando i diritti doganali sono di valore elevato e vanno versati prima che si possa procedere con lo sdoganamento e la consegna della spedizione, questa scelta comporta dei ritardi in dogana.

7.  Conformatevi ai regolamenti previsti per il prodotto

Gli eventuali regolamenti del Paese di destinazione sui prodotti oggetto della spedizione possono imporre un carico documentale aggiuntivo. Tra gli adempimenti più diffusi figurano la necessità di registrarsi presso un ente governativo, di richiedere licenze o permessi, o di dover far tradurre le etichette del prodotto nella lingua locale. 

Questo è il caso, di solito, di alimenti, farmaci, abbigliamento, apparecchi elettronici, giocattoli e tanti altri prodotti. Un esempio è la spedizione delle calzature negli Stati Uniti, la quale richiede un'apposita dichiarazione, rilasciata dalle autorità doganali statunitensi. Vi consigliamo di rivolgervi al vostro corriere per scoprire quali autorità disciplinano il vostro prodotto nel Paese di destinazione e qual è la documentazione occorrente.

8. Preparate la vostra documentazione

Precisata la lista dei documenti necessari, siete pronti per prepararli o procurarveli. Alcuni possono essere creati in autonomia, come la Fattura commerciale. Altri, come il certificato di origine o i certificati CITES, devono essere richiesti alle autorità pertinenti e consegnati al corriere. 

Anche la frequenza con cui presentare questa documentazione varia. Alcuni documenti dovranno essere presentati un'unica volta, contestualmente alla prima spedizione, mentre altri dovranno essere previsti ogni volta. 

La documentazione cartacea

Se fornite copie cartacee della documentazione, dovrete includere tre copie di ogni documento. Inserite gli originali e un set di copie in una tasca apposta all'esterno della spedizione. La terza copia consegnatela direttamente al corriere al ritiro del collo.

La documentazione doganale elettronica

Da qualche anno, sta diventando sempre più frequente l'impiego del digitale per la gestione della documentazione doganale. Si tratta semplicemente della versione digitale o scansionata dei documenti da far pervenire alle dogane in caso di spedizione. L'invio dei documenti elettronici avviene al momento della prenotazione della spedizione presso il corriere. 

Il vantaggio della documentazione elettronica è che è sempre accessibile, in qualunque momento, riducendo i ritardi e con il vantaggio che lo sdoganamento può avvenire ancora prima che le merci arrivino in dogana. Alcuni rivenditori e-commerce optano per questa scelta anche per evitare che i clienti ricevano troppi documenti assieme ai prodotti che hanno acquistato. 

Tuttavia, non tutti i Paesi accettano questo formato. Per alcune spedizioni è ancora obbligatorio presentare la documentazione in formato cartaceo. Vi invitiamo a verificare con il vostro corriere se i documenti vanno forniti in formato digitale, fisico o entrambi. La scelta migliore, secondo i vettori, è quella di utilizzare i documenti elettronici ove possibile, allegando però una copia cartacea di riserva alla spedizione.