Gli articoli devono sempre arrivare nelle mani dei clienti perfettamente intatti. In caso contrario, le conseguenze negative possono essere parecchie: dai costi ai resi, fino allo spreco di prodotti, passando per la reputazione del brand e la fedeltà dei clienti.

Ma se per la maggior parte dei prodotti la spedizione è relativamente semplice, alcuni articoli delicati, fragili o sensibili necessitano di maggiori cure e attenzioni, prima e durante il trasporto. Le esigenze possono variare molto a seconda della natura del prodotto: ad esempio un vaso in vetro richiede un trattamento ben diverso da un prodotto farmaceutico. Analogamente, anche i prodotti sensibili alle condizioni ambientali, come fiori recisi, presentano requisiti specifici.

Ma come rispettare le proprie promesse e far arrivare nelle mani dei clienti prodotti in condizioni perfette, soprattutto se si spedisce all'estero? Seguite questa masterclass per saperne di più.

Un buon punto di partenza è spesso una valutazione attenta dei requisiti, dalla prospettiva dei vostri prodotti, dei vostri clienti e della vostra attività.

• Nel caso dei prodotti, può voler dire capire le condizioni in cui vanno imballati e spediti: dalla necessità di eventuali protezioni aggiuntive fino agli aspetti legati a particolari tempistiche o temperature.
• Per i clienti, concentratevi sulle loro esigenze. Come - e quando - vogliono ricevere i loro articoli? Se si tratta di prodotti freschi o sensibili alle temperature, ad esempio, privilegeranno la celerità? Oppure, presi da mille impegni, preferiranno una maggiore flessibilità della consegna per avere la certezza di riceverli di persona? O ancora, se i beni sono molto preziosi oltre che fragili, si aspettano livelli di sicurezza maggiori? Vale inoltre la pena considerare se i clienti devono fornire preventivamente informazioni integrative per consentire il buon esito dello sdoganamento.
• Per la vostra attività, soprattutto se spedite merci delicate per la prima volta, potrebbe valere la pena riflettere su eventuali modifiche dei vostri processi di magazzino o sulla necessità di attrezzature speciali. Oppure il vostro personale ha bisogno di maggiore formazione per capire meglio come gestire l'aumento delle richieste di spedizione di merci delicate?

Un altro aspetto importante è conoscere tutte le normative che potrebbero riguardare il vostro prodotto prima della spedizione. Ad esempio, a seconda della natura dei beni, potrebbe essere necessario soddisfare regolamenti sanitari o fitosanitari del mercato di destinazione. Dovreste inoltre verificare le normative e le linee guida imposte dai vettori, dai beni non consentiti ai requisiti specifici per quelli ammissibili.

Le merci delicate, per loro stessa natura, richiedono particolari requisiti di imballaggio per essere trasportate in modo sicuro e protetto. Tali requisiti dipenderanno dal prodotto, ma alcune best practice possono rivelarsi comunque utili:

• Scegliete un imballaggio rigido, robusto e solo poco più grande del prodotto, abbastanza per consentire l'inserimento di imbottiture e protezioni extra per ridurre al minimo il rischio di movimenti durante il transito. Avvolgete l'articolo nel pluriball, con cura, inseritelo nell'imballaggio e colmate tutti vuoti con ulteriore materiale protettivo, per far sì che non si muova. Chiudete la confezione con il nastro adesivo procedendo secondo il metodo ad H (il nastro deve formare la figura di una H) in modo di chiudere tutti i bordi; quindi etichettatela come fragile, in modo che il vettore sappia di dover fare attenzione. Anche l'etichetta “This way up”, o “Alto”, potrebbe essere utile.
• Se le merci devono essere mantenute a basse temperature, pensate al modo migliore per farlo. Sia i gel pack sia il ghiaccio secco sono buone opzioni per alcuni prodotti; un'altra possibilità sono anche gli imballaggi speciali che mantengo i prodotti al fresco.
• Una buona idea è quella di servirsi di imballaggi nuovi, poiché quelli già usati possono deteriorarsi col tempo. Se però spedite con un imballaggio già usato in precedenza, rimuovete le vecchie etichette prima di applicare quelle nuove.

Le merci delicate potrebbero necessitare di trattamenti o modalità di trasporto specializzate, oppure solo di qualche attenzione in più durante il transito. Alcune potrebbero richiedere soluzioni di trasporto specialistiche per garantirvi maggiore serenità durante l'intero processo di consegna.

Qualunque sia la natura delle vostre merci fragili, ecco quattro aspetti da valutare per organizzare il loro trasporto.

Sicurezza - Pensate a come devono essere trasportate le merci affinché siano sicure e integre, e verificate col vettore se riesce a soddisfare queste esigenze.

Velocità - I vostri articoli devono essere spediti in modalità celere per soddisfare le necessità dei vostri clienti o i requisiti qualitativi dei prodotti? Una comprensione chiara di questi requisiti fin dall'inizio faciliterà l'individuazione della migliore soluzione di trasporto.

Monitoraggio - Quanto è importante monitorare da vicino la consegna? Ad esempio, il cliente finale ha bisogno di sapere esattamente quando arriverà la spedizione? Gli occorrono opzioni di monitoraggio per seguire il processo di consegna?

Temperatura - I vostri beni possono essere spediti con trasporti standard o richiedono soluzioni a temperatura controllata per arrivare a destinazione in condizioni impeccabili?

I ritardi in dogana non sono mai graditi, ma per le merci delicate da consegnare in tempi rapidi possono essere più preoccupanti. Documentandovi per tempo sui requisiti previsti potrete gestire la situazione in maniera più efficace.

• Assicuratevi di compilare correttamente tutta la documentazione, indicando i codici del sistema armonizzato (HS), descrizioni dettagliate delle merci e valutazioni precise. Una buona idea è anche quella di includere una distinta dei colli, se necessario.
• Cercate di capire se i vostri articoli necessitano di licenze o certificati aggiuntivi per attraversare i confini di altri Stati. Se sì, procurateveli per tempo e forniteli tempestivamente.
• Non date nulla per scontato. Ogni Paese ha le proprie normative e propri obblighi documentali per lo sdoganamento di determinate merci. Verificate le normative di ciascuno dei mercati di destinazione.