Per gli imprenditori, il tempo è una delle risorse più preziose ma anche più difficili da gestire. Con il continuo accavallarsi di richieste a cui prestare attenzione, può sembrare che la giornata non abbia abbastanza ore.

Da un recente studio è infatti emerso che oltre la metà degli imprenditori e dei titolari d'impresa europei perde più del 40% del tempo in attività amministrative, mentre più di 1 su 10 afferma che l'amministrazione occupa oltre l'80% del proprio tempo.¹ Ciò dimostra quanto possa essere difficile dedicare tempo sufficiente ad altri aspetti essenziali della gestione e dello sviluppo di un'azienda.

Ciò dimostra inoltre quanto sia importante trovare sistemi per aumentare l'efficienza lavorativa, non solo per stare al passo con le attività, ma anche per ridurre lo stress e rendere più gestibile il lavoro. La produttività non consiste semplicemente nel fare di più, quanto piuttosto nel lavorare in modo più intelligente, eliminare le distrazioni e concentrarsi su ciò che conta davvero.

Cominciate la giornata con un programma, ma prima ancora che ve ne accorgiate, siete sommersi da email, riunioni e richieste dell'ultimo minuto. Il lavoro più importante viene rimandato a un secondo momento, che spesso non arriva mai. Se vi riconoscete in questa situazione, il sistema dei blocchi di tempo può esservi di aiuto. Strutturando la giornata in periodi di concentrazione dedicati, potete ridurre le distrazioni e realizzare maggiori progressi rispetto alle priorità.²

Un modo per farlo è adottare la tecnica del pomodoro, che bilancia i momenti di concentrazione profonda con pause regolari.³ Invece di lavorare per periodi lunghi e non strutturati, suddividete il tempo in sessioni di lavoro gestibili, così da mantenere il livello di produttività senza arrivare esausti a fine giornata.

Un altro approccio è il raggruppamento delle attività, che prevede di riunire compiti simili, come rispondere alle email o telefonare ai clienti, in un unico blocco. Questo metodo riduce al minimo il cambio di contesto e aiuta a mantenere l'efficienza durante la giornata.⁴

Il piano d'azione

Cominciate scrivendo tutto sulla lista di cose da fare. Quindi passate in rassegna ogni attività e chiedetevi due cose: è urgente? È importante? In base alle risposte, classificate ogni attività in una delle quattro categorie della Matrice di Eisenhower:

Urgente e importante – eseguire subito

Queste attività hanno scadenze immediate e ripercussioni se vengono ignorate. Affrontale per prime per evitare lo stress dell'ultimo minuto.

Importante ma non urgente – programmare

Queste attività fanno crescere la tua attività, ma non devono essere svolte subito. Riservate del tempo sul calendario per assicurarvi che non vengano trascurate.

Urgente ma non importante – delegare

Queste attività richiedono attenzione, ma non le vostre competenze. Assegnatele a qualcun altro o, se possibile, automatizzatele.

Né urgente né importante – eliminare

Queste attività richiedono tempo senza aggiungere vero valore. Tralasciatele, così da potervi concentrare su progetti più importanti.

Il piano d'azione

Individuate le attività ripetitive:

Individuate le attività amministrative che gestite più spesso, come l'elaborazione delle fatture, il monitoraggio delle spese o la gestione delle buste paga dei dipendenti. Queste sono ideali per l'automazione.

Partite in piccolo:

Per prima cosa scegliete una o due attività da automatizzare, come l'impostazione di fatture ricorrenti o l'uso di modelli per moduli standard. Testate l'impatto prima di espandere il metodo ad altre attività.

Trovate i tool giusti:

Cercate un software che si integri con i vostri sistemi esistenti. I tool di contabilità possono generare fatture e riconciliare i pagamenti, i tool di monitoraggio delle spese possono registrare automaticamente le ricevute e i sistemi di gestione delle buste paga possono calcolare i salari e presentare le tasse.

Controllate e regolate:

Rivedete regolarmente i processi automatizzati per assicurarvi che funzionino come previsto. Modificate le impostazioni, esplorate nuove funzionalità e continuate a migliorare l'efficienza.

Dire "no" non è sempre facile, soprattutto quando continuano ad arrivare nuove opportunità e richieste. Tuttavia, dire sempre di sì può aumentare la pressione e di conseguenza rendere più difficile concentrarsi sugli aspetti che contano davvero. Senza confini ben definiti, è facile farsi trascinare in troppe direzioni.

Ecco perché sapere quando dire "no" è importante tanto quanto sapere quando dire "sì", tanto per voi quanto per la vostra azienda.