Il fulfillment è un aspetto fondamentale dell'e-commerce: se gestito in maniera efficiente genera implicazioni importanti su diverse metriche, dai costi operativi fino alla soddisfazione della clientela.

Il processo, però, abbraccia fattori estremamente variegati, in cui si possono facilmente insinuare delle inefficienze: dall'elaborazione degli ordini alla previsione della domanda, dalla disposizione del magazzino alla gestione dei resi.

Quindi, che siate solo agli inizi o stiate valutando l'opportunità di introdurre miglioramenti, leggete queste cinque idee per rendere le operazioni di fulfillment più efficienti.

Se volete ottenere efficienza, è fondamentale tenere sotto controllo l'inventario. Rappresenta il fondamento di tutta l'operazione, e va ben oltre la semplice comprensione di quali merci siano disponibili e quali siano in ingresso o in uscita. Vuol dire piuttosto sapere dove si trova ogni componente, che sia in una determinata fase della supply chain o già all'interno del magazzino.

Curare questo aspetto garantisce un migliore controllo dei livelli delle scorte e dei costi, ma consente anche di soddisfare le aspettative dei clienti. Se sbagliate, aumenta il rischio di errori e di mancate opportunità di vendita.

Sono molti gli aspetti da considerare per la gestione dell'inventario, ma un buon punto di partenza è comprendere quali sono i vostri livelli di rifornimento automatico periodico (PAR, o Periodic Automatic Replenishment), ovvero la quantità minima di scorte di cui dovreste dotarvi. Assicurandovi di non scendere al di sotto di questi livelli eviterete l'esaurimento delle merci, ma conterrete anche gli eccessi di magazzino¹.

Un metodo per stabilirli è sommare l'uso settimanale degli articoli alle scorte di sicurezza, dividendo il risultato per il numero delle consegne di rifornimento settimanali. Senza dimenticare altri elementi, come le date di scadenza (se applicabili) o i trend di vendita stagionali.

Un'altra analisi utile sulle scorte è l'analisi ABC. Stabilisce infatti il valore di ciascun prodotto per l'azienda - dove A corrisponde al valore maggiore e C al valore minore - allo scopo di definire le priorità e adattare in modo più efficace le strategie, dall'allocazione delle risorse alla determinazione dei prezzi, fino al controllo dell'inventario².

A questo punto, per collegare il tutto e aumentare l'efficienza, è certamente importante adottare un sistema software di gestione dell'inventario valido. Ma come trovare quello giusto? I requisiti variano da un'impresa all'altra, ma alcuni aspetti imprescindibili sono la scalabilità, la facilità di integrazione con altri sistemi e la possibilità di fornire aggiornamenti delle scorte in tempo reale³.

L'automatizzazione dei processi di fulfillment aumenta la velocità e riduce al minimo le imprecisioni causate dall'errore umano. Ma non solo: è un ottimo modo per crescere di scala, dato che l'automatizzazione consente di gestire molti più elementi rispetto ai processi manuali. Inoltre, riduce spesso i costi, semplificando di molto la gestione dell'inventario.

Dato che, in media, il 23% degli ordini e-commerce viene inviato con qualche errore⁴, vale la pena riflettere su quale fase del processo può essere automatizzata. Può trattarsi dell'inizio, ossia della fase di elaborazione degli ordini, dove i software possono integrarsi con lo store online per verificare ed elaborare automaticamente gli ordini non appena vengono effettuati, aggiornandone lo stato e avvisando i clienti⁵. Se ricevete un elevato numero di ordini, il processo potrebbe velocizzarsi notevolmente.

Analogamente, l'automazione dei processi di spedizione nelle fasi successive può migliorare la precisione e farvi risparmiare enormi quantità di tempo. Alcune fonti sostengono infatti che, con il giusto software, si può ridurre fino all'80% del tempo impiegato dal vostro team automatizzando attività come la generazione delle etichette o la verifica degli indirizzi⁶.

I resi sono un aspetto inevitabile dell'e-commerce, e si attestano a tassi medi tra il 20 e il 30%⁷. Ciò significa che far rientrare le merci e renderle disponibili per la rivendita e la rispedizione è una parte cruciale di un'operazione di fulfilment efficiente.

Più lineari e snelli saranno i resi, meglio sarà per i vostri clienti e la vostra attività. Un ottimo punto di partenza è una politica chiara, così come rendere l'intero processo il più semplice possibile. Alcune soluzioni molto efficaci consistono nel fornire etichette di reso e fatture commerciali (se necessarie) pronte all'uso, ma anche offrire ai clienti più opzioni di consegna dei resi, ad esempio presso punti vendita o locker.

Dal punto di vista delle operazioni, i software possono favorire l'efficienza del processo, ma non va tralasciata la gestione delle merci al rientro in magazzino. In questa fase, alcune opzioni per migliorare l'efficienza consistono nel dedicare una zona particolare alla ricezione dei resi, nell'investire in tecnologie come gli scanner RFID o i software di gestione del magazzino, o nel prestare molta attenzione al controllo qualità, per non rimettere in vendita articoli non idonei⁸.

I dati forniscono evidenze estremamente utili per favorire l'efficienza delle vostre operazioni di fulfillment. Se usati correttamente, possono aiutarvi a individuare possibili aree di miglioramento, migliorare il controllo delle scorte e ridurre il tasso dei resi.

Vi sono diversi ambiti in cui l'analisi dei dati può dimostrarsi particolarmente fruttuosa. Definite innanzitutto quali key performance indicators (o KPI) andrete a monitorare. Può trattarsi, tra gli altri, dei tempi di elaborazione degli ordini, della precisione, del costo di ogni ordine o del numero delle consegne puntuali⁹. Comprendendo meglio le prestazioni in questi ambiti potrete individuare le aree in cui apportare miglioramenti.

Potreste inoltre monitorare alcuni KPI utili nelle vostre operazioni di reso. Per favorire l'efficienza, individuando i problemi e riducendo il numero complessivo dei resi, risultano spesso utili metriche come i tempi di elaborazione, i motivi dei resi o i prodotti con i tassi di reso più elevati¹⁰.

Anche i dati storici e in tempo reale sulle vendite si rivelano utili per prevedere in modo più efficace la domanda, contribuendo a evitare l'esaurimento di articoli essenziali o le inefficienze legate a stock eccessivi¹¹.

Un altro modo per migliorare l'efficienza è analizzare nel dettaglio la fase di picking degli ordini, per puntare a migliorarla e velocizzarla. Più velocemente si raccolgono gli ordini, più se ne possono evadere e più velocemente arrivano al reparto imballaggio: in questo modo sarà possibile preparare per la spedizione un numero maggiore di ordini e in minor tempo.¹²

Studiate la disposizione del vostro magazzino. Si tratta di un aspetto essenziale per l'efficienza del picking, che va studiato in modo da prioritizzare l'efficienza dei movimenti e la logicità delle scorte, ad esempio disponendo gli articoli di volumi elevati più vicini all'area di imballaggio.¹³

Potreste inoltre studiare varie strategie di picking, per valutare se potete migliorare la vostra. Ne esistono diverse: picking a singolo ordine, batch picking (ossia la selezione di più ordini alla volta) o picking a zone, in cui gli operatori lavorano in zone di magazzino assegnate e passano gli ordini ai colleghi affinché li completino dove occorre.¹⁴

La strategia migliore varia a seconda dell'attività: il successo sta nel adottare quella giusta per le vostre esigenze.