Per approvare l’ingresso di determinati beni nel proprio Paese e, potenzialmente, concedere eventuali agevolazioni o riduzioni sui diritti doganali, le autorità doganali richiedono spesso prova del Paese o territorio in cui sono stati fabbricati o prodotti. Se spesso è sufficiente che il mittente indichi queste informazioni sulla fattura commerciale, alcuni Paesi richiedono invece certificati appositi a conferma dell’origine dei beni, emessi o sottoscritti dal dipartimento governativo di pertinenza, da una camera di commercio o dall’ambasciata del Paese di esportazione.

La maggior parte dei prodotti non necessita di licenza, la quale, però, potrebbe essere necessaria per esportare beni soggetti a restrizioni o per vendere all’estero determinati servizi. Oppure potrebbe essere obbligatorio seguire regolamenti speciali. I prodotti che con più probabilità dovranno essere accompagnati da un’apposita licenza sono:

• gli animali, le piante, i prodotti agroalimentari
• i beni che hanno come origine specie a rischio di estinzione
• i prodotti chimici e i rifiuti
• le medicine
• i beni controllati, gli articoli militari in genere, come le armi da fuoco e i cosiddetti prodotti a duplice uso, militare e civile
• i beni di valore culturale o storico
• i diamanti
• i beni soggetti a sanzioni o misure di difesa commerciale.

Per scoprire se vi occorre una licenza di esportazione, consultate gli elenchi di controllo per l’esportazione sul sito internet del governo del vostro Paese. Dovrete indicare il numero di licenza sulla fattura commerciale e preallertare il team di sdoganamento FedEx contattando il nostro servizio clienti.

La procura è un documento scritto che autorizza un soggetto a rappresentare o ad agire per conto di un altro. FedEx potrebbe richiedervi di sottoscrivere una procura a suo favore, allo scopo di poter espletare gli adempimenti doganali a vostro nome. Solitamente, l’atto viene richiesto in occasione della prima spedizione internazionale effettuata con FedEx. La procura è richiesta per legge in moltissimi Paesi e le autorità doganali ne richiedono spesso prova.

Molti Paesi richiedono un certificato di valutazione dei prodotti per garantire che le merci soddisfino determinati standard sanitari, ambientali e di sicurezza. Ad esempio, potrebbe essere necessario un certificato CE per esportare beni nell’Unione Europea. Il marchio CE non significa che il prodotto è stato realizzato nell՚UE ma solo che è conforme agli standard europei.

Altri Paesi, invece, adottano altre terminologie e altri standard. Verificateli con cura prima della spedizione. Il Regno Unito, ad esempio, prevede un certificato di valutazione della conformità, lo UK Conformity Assessed (UKCA), mentre la Cina una China Compulsory Certification (CCC).

Nel Regno Unito, come in molti altri Paesi, l’autorità incaricata della salvaguardia della salute pubblica, ambientale e animale prende il nome di Port Health. Questo organismo svolge diversi controlli sanitari al confine. Della documentazione aggiuntiva possa essere necessaria anche nel caso in cui i beni che spedite siano commestibili o vengano utilizzati all’interno di alimenti e bevande. Questo per garantire che le merci possano essere sdoganate da Port Health o dall’autorità corrispondente del Paese di destinazione della spedizione. Qualsiasi articolo che potrebbe costituire una minaccia per la salute dovrà essere accompagnato, con molta probabilità, da un apposito certificato. Ecco alcuni dei certificati spesso richiesti:

• certificato organico
• certificato fitosanitario
• certificato sanitario.

Alcuni prodotti, come alcuni dispositivi elettrici, potrebbero essere fermati per un controllo dalle autorità allo scopo di verificarne la sicurezza. Per favorire e agevolare il loro iter doganale, occorre dimostrare che gli articoli siano stati testati attraverso canali ufficiali e fornire il certificato necessario, ad esempio:

• certificati di conformità
• relazioni di prove elettriche/chimiche
• attestati di trasporto sicuro delle merci.

Le schede dati di sicurezza devono accompagnare le spedizioni di merci pericolose poiché indicano e categorizzano il potenziale pericolo o rischio per le persone o per l’ambiente. Offrono anche importanti indicazioni sul maneggiamento e sulla conservazione delle merci, oltre che istruzioni di intervento in caso di emergenza, ad esempio per il primo soccorso o in caso di incendio.

Se importate beni caratterizzati da proprietà intellettuali, ovvero marchi, immagini o caratteri, potrebbe essere necessario dimostrare che il fabbricante dei prodotti li ha realizzati in base a un apposito permesso. I certificati di autorizzazione si presentano spesso sotto forma di lettere, rilasciate dai titolari dei diritti di proprietà intellettuale. Se manca la dimostrazione, i beni potrebbero essere confiscati dalle dogane e incorrere in sanzioni.

In alcuni Paesi è obbligatorio fornire un elenco degli imballaggi, oltre alla consueta fattura commerciale. L’elenco degli imballaggi è un documento fornito dal mittente e contenente informazioni sui beni contenuti nella spedizione e su come sono imballati. L’elenco degli imballaggi riporta, ad esempio, il numero dei cartoni, il numero degli articoli all’interno di ognuno di essi nonché il peso e le dimensioni di ogni cartone. In questo modo, tutti i soggetti coinvolti nella procedura nelle diverse fasi della spedizione possono verificare liberamente che cosa si sta spedendo. Questo documento è inoltre fondamentale per le autorità doganali durante lo sdoganamento per dimostrare che le merci imballate corrispondano a quanto indicato sulla fattura commerciale e per concedere il via libera all’ingresso  delle merci in determinati Paesi.

Alcuni clienti optano per eleggere la bolla di carico a garanzia del pagamento delle merci. In questo caso, la bolla funge da documento di spedizione ufficiale per ottenere il pagamento, il trasferimento della titolarità dei beni e lo svincolo dei fondi bancari a favore del mittente quando le merci sono arrivate al destinatario.