La fattura commerciale fornisce tutte le informazioni necessarie per lo sdoganamento ed è pertanto essenziale compilarla correttamente. Non dimenticate: le descrizioni delle merci devono essere accurate  e in lingua inglese, i valori indicati devono essere realistici e per ogni articolo vanno indicate le quantità e le specifiche. Indicando il codice armonizzato (HS) garantirete che la descrizione delle merci sia compresa in tutti i Paesi.

Teoricamente avremo tutte le informazioni necessarie fin da subito ma se ci vedremo costretti a richiedervi informazioni aggiuntive, prima le riceveremo, più facilmente potremo evitare ritardi in dogana. È opportuno fare presente questo aspetto anche ai vostri clienti: talvolta dobbiamo contattarli per richiedere informazioni e una pronta risposta è essenziale per consegnare le merci nei tempi previsti.

Anche se i vostri prodotti sono campioni, prototipi, omaggi o non sono comunque destinati alla vendita, le autorità doganali hanno necessità di conoscerne il valore. Se mancano queste informazioni o non viene dichiarato nessun valore sulla documentazione, possono verificarsi ritardi. Il valore da indicare può essere:

• il valore della transazione pagato dall'acquirente finale
• il valore commerciale delle merci se il valore della transazione è sconosciuto
• il costo di produzione dei beni se il valore commerciale non è disponibile.

Assicurate la conformità dei vostri prodotti per tempo. Verificate, tra le altre cose, se soddisfano gli standard previsti dal Paese di destinazione o che non sia vietata l'importazione degli articoli che state spedendo.

Talvolta sono applicati dazi sulle importazioni a loro carico al momento dell'arrivo delle merci oppure devono fornire ulteriori documenti o informazioni. È quindi essenziale che siano consapevoli di questi aspetti - e di eventuali spese a loro carico - con il giusto anticipo. Sulla fattura commerciale vanno specificati gli Incoterms, dato che hanno la funzione di indicare in modo sintetico gli accordi che intercorrono tra il mittente e il destinatario.

Questo per ridurre i rischi di intoppi o ritardi in dogana, ma non solo. Alcuni beni potrebbero beneficiare di procedure doganali speciali o addirittura di agevolazioni, come nel caso dei regali, dei resi, dei prodotti spediti in riparazione, dei campioni o dei prodotti di prova. Se non viene indicato il motivo della spedizione, il destinatario potrebbe ritrovarsi a pagare oneri doganali anche quando non è necessario.

Alcune spedizioni devono essere accompagnate da documenti speciali per avere il via libera all'uscita dal Paese/territorio di origine o all'ingresso nel Paese di destinazione: certificati di origine, licenze CITES per i beni derivanti da specie a rischio di estinzione o certificati Kimberely per i diamanti grezzi, solo per fare alcuni esempi. Talvolta, gli articoli oggetto della spedizione sono del tutto vietati o soggetti a restrizioni ed è quindi essenziale compiere le debite verifiche prima di spedirli.

È fondamentale che i dati riportati sulla fattura commerciale, sulla Lettera di Vettura Aerea e sugli altri documenti di spedizione coincidano. Se le dogane notano delle discrepanze, anche minime, potrebbero ritardare lo svincolo delle merci. Ad esempio, assicuratevi che i dati relativi agli articoli e i valori totali riportati sulla fattura commerciale e la Lettera di Vettura Aerea corrispondano.

Un imballaggio non idoneo o non adatto agli articoli che state spedendo può essere causa di ritardi o problemi in dogana, ad esempio se si rompe o se qualche elemento va perso o danneggiato. Lo stesso vale nel caso in cui la documentazione non sia allegata in modo corretto alla spedizione e si perdano documenti essenziali. Assicuratevi sempre di utilizzare gli imballaggi più indicati per i prodotti che state spedendo.

Per un processo di sdoganamento più agevole, trasmettete i vostri documenti doganali in formato elettronico. Questa soluzione - semplice, efficace e affidabile - vi aiuta a evitare ritardi doganali, assicurando una consegna puntuale delle vostre spedizioni internazionali e riducendo al contempo i documenti da stampare.

Se vi occorre ulteriore assistenza sui passaggi che abbiamo illustrato o maggiori informazioni su come preparare la vostra spedizione per lo sdoganamento, visitate il nostro Shipping Channel.