3 modi per gestire al meglio i periodi di punta

Una buona comunicazione favorisce spedizioni snelle e senza problemi, ma preparatevi comunque agli imprevisti attivando fornitori di riserva e vettori di supporto, e prevedendo un monitoraggio efficace per i clienti.

La stagione di punta dello shopping è alle porte e, se da un lato offre a tante aziende grandi opportunità, dall'altro può presentare parecchie sfide, di svariate forme e dimensioni.

Che si tratti di gestire carichi di lavoro frenetici, soddisfare richieste dei consumatori particolarmente esigenti, o gestire con efficacia i collaboratori per non demotivarli, amministrare un'attività durante i periodi di punta può rivelarsi molto più difficile del solito.

E tuttavia questo è il periodo dell'anno in cui è più importante tenere alti i propri standard. Soddisfare le maggiori esigenze potrebbe essere persino la chiave per uscire vincitori da questa stagione così intensa.

Ma quindi come si può preservare la qualità e l'uniformità del proprio servizio senza perdere la testa? Date un'occhiata a queste idee per preparare la vostra azienda a gestire qualsiasi evenienza.

Un grande alleato è il forecasting. Potete adottare vari approcci in questo senso - dal monitoraggio dello storico delle vendite (oltre agli ordini inevasi) al monitoraggio degli eventi macroeconomici e delle tendenze di mercato - ma un fatto è certo: una buona precisione nel prevedere la domanda è utile per evitare scarsità (o eccessi) di inventario, per non correre il rischio di restare sguarniti nei momenti cruciali.¹

Esistono diversi metodi di forecasting ed è quindi importante valutare con attenzione quale soluzione sia più adatta alla vostra impresa in base ai dati e alle risorse di cui disponete. Ma, forse, la cosa più importante è semplicemente fare delle previsioni: alcuni studi, infatti, dimostrano che due terzi delle aziende non possiedono nessun sistema di forecasting formale.²

Con un'avvertenza: ossia che pianificare la domanda deve andare ben oltre le semplici previsioni di vendita. A seconda delle evidenze emerse dai numeri, dovrete valutare se incrementare le capacità dell'azienda per prepararla ad affrontare ciò che l'aspetta, ad esempio con spazio magazzino o riserve extra. Lavorate inoltre con i fornitori per soddisfare le vostre esigenze di inventario o di produzione: con ogni probabilità, anche loro saranno più sotto pressione del solito.

Un altro intervento utile è prevedere dei piani di emergenza, in modo che, se dovessero succedere imprevisti - come un crash del sito, problemi di approvvigionamento o malattie del personale - sapete già come comportarvi.

È inoltre importante sottolineare che la pianificazione non riguarda solo le strategie di lungo termine. Anche i piani a breve termine sono estremamente preziosi, tanto quanto le modalità di organizzazione dei tempi per lavorare alla massima efficacia durante i periodi frenetici. Secondo alcune ricerche, 10-12 minuti dedicati alla pianificazione della giornata possono far risparmiare fino a due ore di tempo che altrimenti andrebbe sprecato.³

Un imperativo è poter contare sul giusto numero di dipendenti, e anche se l'azienda funziona con efficienza nel resto dell'anno, potreste avere bisogno di risorse temporanee durante i periodi più intensi, come quelli di punta. Individuate le competenze che vi occorrono, pianificate la formazione e l'onboarding necessari e tenete conto del fatto che trovare le professionalità giuste in un momento in cui i lavoratori flessibili spesso scarseggiano potrebbe richiedere più tempo che in altri periodi dell'anno.⁴

Quanto ai dipendenti già presenti, potrebbe essere utile, per snellire i processi, offrirgli una formazione dedicata su ambiti chiave - come lo sdoganamento e l'imballaggio - ma anche addestrarli su mansioni aziendali che non conoscono e che potrebbero avere bisogno di supporto nei periodi più intensi.⁵ Anche in questo caso, la gestione del tempo è un aspetto molto importante. Se la situazione viene gestita in modo inadeguato, si rischia di incorrere in livelli di produttività più bassi (per non parlare di un aumento dello stress e dei costi).⁶ Nei momenti di picco, il time management è un ambito che è ancora più importante tenere sotto controllo.

Un altro aspetto da non sottovalutare è il possibile aggravio di pressione sui vostri collaboratori: cercate di valutare come agevolare il lavoro, pur rispettando i vostri programmi operativi. Possibili soluzioni per ridurre lo stress potrebbero essere il fatto di proporre orari flessibili o consentire di lavorare da casa.⁷

E, in questa equazione, non tralasciate nemmeno voi stessi. Secondo alcune ricerche, quasi il 70% degli imprenditori soffre di ansia in relazione al periodo del Black Friday, mentre il periodo natalizio causa ansie al 64% di loro.⁸ Può sembrare un prezzo inevitabile da pagare, ma è bene non sottovalutare il problema: il 46% dei titolari di impresa ritiene che lo stress e i problemi di salute mentale incidano sul successo della loro attività.⁹

La pianificazione e l'organizzazione sono fondamentali durante i periodi di punta e nelle settimane che li precedono. Un'idea intelligente è preparare l'inventario (incluse le spedizioni e altri imballaggi) in base alle previsioni di vendita, in modo da ottimizzare i livelli delle scorte e poter evadere gli ordini in modo efficiente, prendendo decisioni più consapevoli su cosa e quando riassortire.¹⁰

Nelle aziende più grandi, potrebbe essere utile anche allineare il reparto marketing e il reparto fulfillment. È inutile spingere sulle vendite se non si è in grado di soddisfarle: i piani di marketing andranno quindi sviluppati di pari passo con quelli logistici e di gestione dell'inventario.¹¹

Fate attenzione ai possibili supplementi dei vettori per i periodi di alta domanda e verificate i loro orari limite in corrispondenza delle date chiave della stagione. In questo modo vi metterete al riparo da carenze di scorte essenziali o dal rischio di deludere i clienti che hanno creduto in voi.¹²

Uno degli strumenti essenziali in questo senso è una comunicazione efficace, imprescindibile nei periodi di punta. Ma, malgrado l'efficienza con cui comunicate ai clienti entro quando effettuare gli ordini, o la collaborazione dei vostri team interni sulle varie strategie, o ancora la regolarità con cui vi confrontate con i fornitori, le cose possono andare storte, e spesso lo fanno.

Per tutelarsi, vale la pena dotarsi di fornitori di riserva nel caso in cui uno dei propri fornitori primari non riesca a soddisfare gli ordini.¹³ Per ciò che concerne i clienti, invece, è bene tenerli informati in ogni fase del processo, soprattutto se i loro ordini subiscono ritardi. Se succede, comunicateglielo il prima possibile e ricordate che fornire informazioni di monitoraggio e notifiche di consegna può migliorare la customer experience e alleviare le pressioni sul vostro Servizio Clienti.¹⁴