Ordini ingenti, spedizioni consolidate, consegne a centri di fulfillment, importazioni dirette dai fornitori: sono tante le ragioni per cui anche le imprese di piccole dimensioni potrebbero trovarsi a spedire merci pesanti o voluminose.

E, se non si è abituati a gestirle, può essere difficile capire da dove iniziare. Seguite queste sei domande per orientarvi al meglio.

Uno dei primi aspetti da prendere in considerazione è come organizzare la spedizione del prodotto. La scelta è fondamentalmente tra due opzioni:

• Uno spedizioniere: ovvero un intermediario che coinvolge diversi vettori per trasportare la vostra spedizione da un punto A a un punto B. Collaborando con diversi fornitori, gli spedizionieri offrono spesso maggiore flessibilità ma, esternalizzando l'intero processo, assicurando meno visibilità e controllo.

• Un trasportatore: gli integratori di trasporto possiedono e gestiscono flotte proprie e coordinano direttamente l'intero processo. Spesso assicurano tempi di transito più affidabili e costi inferiori, nonché maggiore controllo e visibilità sulla spedizione.

Se cercate soluzioni per la spedizione di merci pesanti o voluminose, vi imbatterete probabilmente in entrambe le tipologie di interlocutore. Per scegliere la soluzione più indicata per la vostra attività, riflettete sulle vostre priorità e sulla modalità di trasporto che prediligete.

Sono numerose le considerazioni da fare per scegliere un vettore. Senza tralasciare, ovviamente, gli aspetti riguardanti il costo, la flessibilità e la disponibilità. È innanzitutto importante comprendere se il vettore ha una presenza solida nelle regioni verso cui volete spedire e se è in grado di soddisfare le esigenze della vostra attività anche nei suoi successivi sviluppi.

Un altro aspetto di cui accertarsi è che sia in grado di gestire tutte le specificità della vostra spedizione. Dovete, ad esempio, spedire delle merci pericolose? Oppure prodotti che richiedono interventi di refrigerazione? O ancora i prodotti hanno dimensioni o peso al di fuori dello standard e pertanto necessitano di un trasporto speciale o di particolare assistenza in fase di caricamento? La spedizione necessita di un know-how doganale specifico?

Prima di scegliere il vettore, quindi, chiarite bene le vostre esigenze. In ogni caso, è importante che il vettore scelto abbia l'esperienza e le capacità, oltre che il network, necessari per farsi carico della movimentazione e della spedizione del vostro prodotto.

Il primo passo per contenere al massimo i costi è comprendere come avviene il calcolo delle tariffe di spedizione e quali fattori incidono sul prezzo.

L'importo totale si basa sul peso e sulle dimensioni del collo, incluso il suo peso dimensionale (DIM). Il peso dimensionale corrisponde al peso del collo in rapporto allo spazio che occupa. Un altro fattore da considerare è la destinazione della spedizione.

In ogni caso, esistono diversi modi per ridurre i costi della spedizione. Ad esempio, spesso le tariffe aumentano nei momenti di punta e nei periodi in cui la domanda è elevata, ma con qualche accortezza si può ovviare alla situazione. Una consiste nel programmare le spedizioni evitando i periodi più intensi, un'altra nel siglare con il vettore contratti in cui il prezzo al chilo viene tenuto fisso per un certo lasso di tempo. Quest'ultima soluzione può rivelarsi utile soprattutto se dovrete spedire regolarmente.

Altri modi per ridurre i costi riguardano gli imballaggi: i pallet devono essere imballati nel modo più efficiente possibile e va evitato qualunque peso non necessario. Potete inoltre scegliere tra servizi premium ed economy, in base all'urgenza della spedizione.

E non dimenticate le tariffe last-minute. Se riuscite a essere flessibili, e se il vettore ha capacità sufficienti, con le soluzioni last-minute potreste beneficiare di sconti significativi rispetto alle tariffe standard.

Questo è uno dei passaggi più delicati di tutto il processo. Ecco alcuni suggerimenti utili per garantire il successo della vostra spedizione:

• Utilizzate una quantità adeguata di materiali d'imballaggio e protezioni. Trovate il giusto equilibrio tra la messa in sicurezza delle merci e la necessità di non aggiungere peso indesiderato.

• Ricorrete il più possibile ai pallet. In questo modo la spedizione sarà più semplice ed efficiente da movimentare e si ridurranno le probabilità di danni.

• Preparate correttamente la documentazione. Ogni spedizione di merci pesanti o voluminose deve essere accompagnata da una serie di documenti, come la fattura commerciale, contenente una descrizione accurata dei beni e i codici armonizzati (HS), nonché una Lettera di Vettura Aerea (o polizza di carico nel caso delle spedizioni via mare). Verificate inoltre se la spedizione necessita di ulteriori licenze o permessi specifici per la destinazione prescelta (il vettore potrebbe assistervi nella predisposizione dei documenti principali).

• Etichettate chiaramente il collo. È un aspetto essenziale del processo se volete che i vostri beni arrivino in modo puntuale e sicuro. Le etichette devono essere affisse all’esterno dell’imballaggio e riportare chiaramente gli indirizzi sia del mittente che del destinatario. Assicuratevi inoltre di indicare sul collo qualsiasi altra istruzione o informazione necessaria, ad esempio prevedendo etichette per le merci pericolose, gli articoli fragili o i beni da mantenere in una determinata posizione.

Molte imprese desiderano tenere le proprie spedizioni sotto stretto controllo ma, a seconda del fornitore o della modalità di trasporto dei beni, non sempre è facile. Alcuni vettori offrono maggiore visibilità di altri, con aggiornamenti di monitoraggio 24 ore su 24. Se questo è un aspetto importante per voi, assicuratevi di scegliere un vettore in grado di soddisfare le vostre esigenze.

Se state spedendo merci pesanti o voluminose per la prima volta, con probabilità incontrerete diversi termini non immediatamente chiari. Abbiamo già illustrato alcuni di essi, e non ci metterete molto a comprendere anche gli altri. Per aiutarvi, ne riportiamo alcuni da cui partire:

• Full Truckload (FTL, o a carico completo): è il caso in cui la spedizione occupa tutto lo spazio di un rimorchio.

• Less Than Truckload (LTL, o a carico parziale): è il caso in cui i colli, di dimensioni inferiori, occupano solo in parte lo spazio di trasporto disponibile e vengono caricati insieme a quelli di altre imprese.

• Partial Truckload (PTL, o a carico ridotto): questo caso si situa tra l'FTL e l'LTL. Le merci vengono spedite insieme a quelle di altre aziende, ma seguono un itinerario diretto, con meno fermate. Per accedere a questa soluzione occorre soddisfare dei requisiti di dimensioni minime.

• Intermodale: una soluzione di movimentazione che prevede più modalità di trasporto.

• Expedited: termine che indica le spedizioni inviate in modo espresso e urgente.

• Tariffa spot: il prezzo di una spedizione di merci pesanti o voluminose applicato una tantum, basato sulle tariffe di mercato correnti e soggetto alle variazioni della domanda e dell'offerta. Spesso è definito anche come tariffa last-minute.

• Beneficial Cargo Owner (BCO, o titolare beneficiario del carico): il proprietario effettivo della spedizione, non il fornitore esterno coinvolto nella sua movimentazione. In altre parole, si tratta dell'importatore che si assume la titolarità del carico a destinazione.

• Bill of Lading (BOL, o polizza di carico): è il documento rilasciato dal vettore al mittente, attestante il tipo e la quantità delle merci trasportate e la loro destinazione. Funge anche da ricevuta di consegna delle merci.

• Airport-to-airport (ATA, da aeroporto ad aeroporto): servizio che trasporta le merci da un aeroporto di origine a uno di destinazione. Altri servizi disponibili sono (a seconda del vettore) quelli door-to-airport, airport-to-door e door-to-door.

• Peso dimensionale (DIM): la densità del collo, ovvero il suo peso in rapporto allo spazio che occupa.

• Incoterms: gli International Commercial Terms (termini commerciali internazionali) sono 11 norme che definiscono le responsabilità dei venditori e degli acquirenti nelle transazioni internazionali, ad esempio chi si fa carico dei diritti doganali.

Per maggiori informazioni su come FedEx può supportare la vostra attività, incluso l'accesso alla nostra piattaforma per richiedere le tariffe last-minute, vi invitiamo a consultare i nostri servizi di spedizione per le merci pesanti o voluminose.